Ký hợp đồng lao động đóng vai trò then chốt trong việc xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động, giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả hai bên theo quy định pháp luật. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc. Việc thực hiện đúng quy trình còn góp phần xây dựng môi trường lao động chuyên nghiệp và ổn định. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của việc ký hợp đồng lao động

Việc ký hợp đồng lao động giúp hai bên thống nhất rõ ràng về công việc, mức lương, thời gian làm việc và các chế độ phúc lợi. Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Việc ký kết đúng quy định còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động. Ngoài ra, hợp đồng còn góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm và gắn kết giữa các bên trong quan hệ lao động.

2. Các loại hợp đồng lao động theo quy định

Bộ luật Lao động 2019 quy định hai loại hợp đồng lao động chính là hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động xác định thời hạn. Hợp đồng không xác định thời hạn không quy định thời điểm chấm dứt hiệu lực, phù hợp với công việc có tính chất lâu dài. Hợp đồng xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng, thường áp dụng cho công việc có thời hạn nhất định hoặc công việc tạm thời.

Ngoài ra, pháp luật còn cho phép giao kết hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng trong một số trường hợp đặc thù. Mỗi loại hợp đồng đều có điều kiện ký kết và quyền lợi khác nhau mà các bên cần nắm rõ trước khi thực hiện.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê mướn lao động theo quy định

3. Quy trình ký hợp đồng lao động chi tiết

Bước 1: Thỏa thuận nội dung hợp đồng

Hai bên tiến hành đàm phán và thống nhất các điều khoản cơ bản như công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động và các chế độ bảo hiểm. Nội dung thỏa thuận phải phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động 2019 và không được trái với pháp luật. Quá trình này thường diễn ra qua các buổi gặp gỡ hoặc trao đổi văn bản để đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình.

Bước 2: Soạn thảo hợp đồng lao động

Người sử dụng lao động chuẩn bị bản dự thảo hợp đồng dựa trên nội dung đã thỏa thuận. Bản dự thảo cần ghi rõ họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người lao động, cùng thông tin của người sử dụng lao động. Các điều khoản về lương thưởng, thời hạn hợp đồng và điều kiện chấm dứt cũng được thể hiện rõ ràng. Bản soạn thảo sau đó được gửi cho người lao động xem xét trước khi ký.

Bước 3: Kiểm tra và ký kết hợp đồng

Cả hai bên cùng kiểm tra lại toàn bộ nội dung hợp đồng để đảm bảo không có sai sót hoặc điều khoản mâu thuẫn. Sau khi thống nhất, hợp đồng được ký thành hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản. Việc ký hợp đồng lao động phải được thực hiện trực tiếp hoặc qua hình thức điện tử theo quy định. Sau khi ký, người sử dụng lao động có trách nhiệm giao bản hợp đồng cho người lao động trong thời hạn quy định.

Bước 4: Lưu trữ và thực hiện hợp đồng

Hợp đồng sau khi ký kết được lưu trữ tại doanh nghiệp và sao lưu theo quy định. Các bên bắt đầu thực hiện quyền và nghĩa vụ theo nội dung đã thỏa thuận. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội về việc ký hợp đồng để thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp duy trì quan hệ lao động ổn định và tránh các rủi ro pháp lý sau này.

Xem thêm: Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động được quy định như thế nào?

4. Những lưu ý khi ký hợp đồng lao động

Trước khi ký hợp đồng lao động, người lao động cần đọc kỹ toàn bộ nội dung, đặc biệt là các điều khoản về lương, thưởng, thời hạn thử việc và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Người sử dụng lao động không được yêu cầu người lao động ký hợp đồng với nội dung trái pháp luật hoặc hạn chế quyền lợi hợp pháp.

 Ngoài ra, hợp đồng cần được ký trước khi người lao động bắt đầu làm việc để đảm bảo tính hợp pháp. Các bên cũng nên giữ lại biên bản thỏa thuận hoặc email trao đổi liên quan làm chứng cứ nếu cần. Việc tuân thủ các lưu ý này giúp giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ quyền lợi lâu dài.

5. Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng lao động có bắt buộc phải công chứng không?

Trả lời: Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng hay chứng thực. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt như lao động nước ngoài hoặc hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất có thể cần thêm thủ tục khác theo quy định riêng.

Thời hạn thử việc có được ghi trong hợp đồng lao động không?

Trả lời: Thời hạn thử việc có thể được thỏa thuận riêng hoặc ghi trong hợp đồng lao động. Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc tối đa 180 ngày tùy theo tính chất công việc.

Có được ký hợp đồng lao động bằng hình thức điện tử không?

Trả lời: Bộ luật Lao động 2019 cho phép ký hợp đồng lao động dưới dạng văn bản điện tử nếu đáp ứng điều kiện về chữ ký số và giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Hình thức này ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ký hợp đồng lao động đúng quy trình không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp. Nếu bạn đang cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn cụ thể về thủ tục này, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được hướng dẫn tận tình và hiệu quả.