Việc kê khai thuế ban đầu trở thành thủ tục bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp mới thành lập. Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Bài viết này ACC Hà Nội sẽ cung cấp chi tiết về thủ tục kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Hà Nội, giúp doanh nghiệp mới thành lập thực hiện đầy đủ và chính xác nghĩa vụ thuế của mình.

1. Kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Hà Nội nghĩa là gì?

Kê khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam. Thủ tục này được thực hiện nhằm mục đích:

• Thông báo cho cơ quan thuế về việc doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh.
• Thiết lập hồ sơ thuế cho doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin về tình trạng tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho cơ quan thuế.

>>> Mời bạn đọc tham khảo về Dịch vụ kê khai thuế Thành phố Hà Nội để tối ưu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

2. Tại sao doanh nghiệp tại Hà Nội phải kê khai thuế ban đầu?

Doanh nghiệp tại Hà Nội bắt buộc phải kê khai thuế ban đầu vì những lý do sau:

2.1. Tuân thủ quy định của pháp luật

Theo Điều 10 của Luật Quản lý thuế năm 2020, tất cả các doanh nghiệp mới thành lập đều có nghĩa vụ thực hiện kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế địa phương.

Việc không kê khai thuế ban đầu có thể khiến doanh nghiệp vi phạm quy định hành chính và phải chịu các mức phạt theo pháp luật hiện hành. Những hình thức xử phạt có thể bao gồm cảnh cáo, phạt tiền, hoặc các biện pháp hành chính khác. Do đó, việc tuân thủ kê khai thuế ban đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi lâu dài khi hoạt động.

2.2. Thiết lập hồ sơ thuế cho doanh nghiệp

Kê khai thuế ban đầu đóng vai trò thiết yếu trong việc tạo lập hồ sơ thuế của doanh nghiệp tại cơ quan thuế. Hồ sơ thuế này bao gồm các thông tin quan trọng như mã số thuế của doanh nghiệp, loại hình và lĩnh vực kinh doanh, các loại thuế mà doanh nghiệp cần nộp, thời hạn nộp thuế và các quy định liên quan. Ngoài ra, một hồ sơ thuế rõ ràng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các giao dịch tài chính, kế toán, và cả khi kiểm toán, minh bạch hóa các khoản thu chi.

2.3. Cung cấp thông tin về tình trạng tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho cơ quan thuế

Việc kê khai thuế ban đầu còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác về tình trạng tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn khởi đầu. Những thông tin này bao gồm vốn điều lệ, tài sản cố định, loại hình kinh doanh, cùng các dự báo thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trong thời gian đầu. Đây là dữ liệu quan trọng giúp cơ quan thuế có cơ sở để đánh giá tiềm năng đóng thuế của doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh các chính sách thuế và hỗ trợ quản lý thuế phù hợp.

2.4. Góp phần đảm bảo công bằng trong hoạt động kinh doanh:

Kê khai thuế ban đầu giúp đảm bảo tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện nghĩa vụ thuế của mình một cách công bằng. Việc này góp phần tạo môi trường kinh doanh lành mạnh và cạnh tranh bình đẳng cho các doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế bền vững, đồng thời đảm bảo rằng mọi doanh nghiệp đều có cơ hội phát triển mà không chịu bất kỳ sự chèn ép hay bất lợi nào từ những đơn vị không thực hiện nghĩa vụ thuế.

>>> Dữ liệu thống kê chi tiết về Mã chương, mã tiểu mục nộp thuế mới nhất. Tham khảo ngay!

3. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu tại Hà Nội gồm những gì?

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh (theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019).

Cụ thể, tùy thuộc vào loại hình đăng ký kinh doanh mà hồ sơ đăng ký thuế lần đầu (thường được gọi là hồ sơ khai thuế ban đầu) được quy định như sau:

3.1. Tờ khai đăng ký thuế môn bài

Tờ khai thuế môn bài là tài liệu bắt buộc giúp cơ quan thuế xác định mức thuế môn bài mà doanh nghiệp cần đóng. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp cần lập tờ khai theo mẫu Mẫu số 01-ĐK-TCT, Mẫu số 02-ĐK-TCT hoặc Mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Nội dung khai báo bao gồm các thông tin chi tiết về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh:

• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và các thông tin liên lạc. Đây là những thông tin giúp cơ quan thuế xác định và liên hệ chính xác với đơn vị.
• Thông tin hoạt động kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh, địa điểm cụ thể của hoạt động kinh doanh và các thông tin chi tiết khác. Điều này giúp đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh được cấp phép đúng với phạm vi ngành nghề đã đăng ký.
• Mức thuế môn bài: Theo quy định pháp luật, mức thuế môn bài sẽ dựa trên quy mô vốn điều lệ và loại hình doanh nghiệp, với mục tiêu phân loại mức thuế phù hợp cho từng loại hình kinh doanh.

3.2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng)

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là minh chứng pháp lý xác nhận doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động. Đây là một tài liệu quan trọng trong hồ sơ kê khai thuế vì nó giúp cơ quan thuế xác thực tính hợp pháp và chính thống của doanh nghiệp trước khi đăng ký mã số thuế và cấp phép kê khai thuế.

3.3. Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ doanh nghiệp)

Trong trường hợp người thực hiện nộp hồ sơ không phải là chủ sở hữu doanh nghiệp, bắt buộc phải có Giấy ủy quyền. Mẫu giấy ủy quyền phải tuân thủ theo Phụ lục 02 của Thông tư 200/2022/BTC và bao gồm các nội dung quan trọng như sau:

• Thông tin người được ủy quyền: Họ tên, chức vụ, địa chỉ liên hệ của người được ủy quyền, đảm bảo xác định đúng đối tượng thực hiện kê khai.
• Phạm vi ủy quyền: Cụ thể hóa các nhiệm vụ mà người được ủy quyền được phép thực hiện trong quy trình đăng ký thuế.
• Thời hạn ủy quyền: Quy định rõ thời gian hiệu lực của việc ủy quyền để tránh các tranh chấp phát sinh về quyền hạn sau này.

3.4. Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật

Tùy theo ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần nộp thêm một số giấy tờ khác như: 

• Bảng kê các công ty con, công ty thành viên (Mẫu số BK01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
• Bảng kê các đơn vị phụ thuộc (Mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) – nếu có;
• Bảng kê địa điểm kinh doanh (Mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) – nếu có;
• Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài (Mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) –  nếu có;
• Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí (Mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) – nếu có;
• Bảng kê góp vốn của tổ chức, cá nhân (Mẫu số 06-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC);
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Các giấy tờ này sẽ được yêu cầu trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực kinh doanh có điều kiện, nhằm bảo đảm hoạt động kinh doanh của đơn vị đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định pháp luật.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu đầy đủ, chính xác theo quy định.
• Hồ sơ kê khai thuế ban đầu cần được lập thành 02 bản, 01 bản nộp cho cơ quan thuế và 01 bản lưu giữ tại doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu trực tiếp hoặc qua bưu điện.
• Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định sau:

Khi chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định cụ thể để tránh những sai sót có thể dẫn đến xử phạt hành chính:

• Hồ sơ phải được lập thành hai bản: Một bản nộp cho cơ quan thuế và một bản lưu giữ tại doanh nghiệp để dễ dàng tra cứu khi cần.
• Phương thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện. Đồng thời, tiến độ xử lý hồ sơ có thể được theo dõi trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về thuế.
• Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu: Doanh nghiệp cần hoàn thành kê khai thuế trong vòng 15 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc tuân thủ thời gian quy định sẽ giúp tránh các rủi ro pháp lý không mong muốn.
• Địa điểm nộp hồ sơ: Hồ sơ kê khai thuế ban đầu cần được nộp tại Phòng Quản lý thuế thuộc Sở Tài chính thành phố Hà Nội.

4. Thủ tục kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Hà Nội

4.1. Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Khi chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện đầy đủ và chính xác. Đầu tiên, doanh nghiệp phải lập Tờ khai đăng ký thuế môn bài theo mẫu quy định và kèm theo bản sao công chứng của các giấy tờ cần thiết, như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại khoản 2, Điều 6 của Luật Quản lý thuế, hồ sơ khai thuế ban đầu phải lập thành 02 bản, trong đó:

• 01 bản nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• 01 bản lưu giữ tại doanh nghiệp để phục vụ công tác kiểm tra và quản lý sau này.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro phát sinh, chẳng hạn như hồ sơ bị trả lại do thiếu thông tin hoặc không đáp ứng quy định về công chứng giấy tờ.

4.2. Nộp hồ sơ

Khi hồ sơ đã sẵn sàng, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu đúng hạn tại Phòng Quản lý thuế của Sở Tài chính thành phố Hà Nội. Theo quy định tại Điều 25 của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ kê khai thuế môn bài trong vòng 15 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Có ba hình thức nộp hồ sơ để doanh nghiệp lựa chọn:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý thuế: Cách này giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra ngay tình trạng hồ sơ với cán bộ thuế và xử lý nhanh nếu có thiếu sót.
• Nộp qua bưu điện: Phương án này phù hợp với các doanh nghiệp không ở gần cơ quan thuế hoặc không thể đến trực tiếp, tuy nhiên cần đảm bảo hồ sơ đã được công chứng đầy đủ.
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế tại địa chỉ (https://gdt.gov.vn/): Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong việc nộp hồ sơ mọi lúc mọi nơi, nhưng cần đảm bảo đã tạo tài khoản và có mã số thuế hợp lệ.

>>> Bạn có thể xem thêm thông tin về Thông tin về sở Thuế Hà Nội 

4.3. Quy trình xử lý

Sau khi hồ sơ được nộp, cơ quan thuế sẽ tiến hành quy trình xử lý hồ sơ kê khai thuế của doanh nghiệp theo ba bước chính:

• Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
  Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp và tiến hành ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý. Việc này thường mất ít thời gian và là bước đầu tiên trong quy trình xử lý.
• Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
  Cán bộ thuế sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các tài liệu, đảm bảo tất cả giấy tờ trong hồ sơ được kê khai chính xác và đầy đủ. Các yêu cầu pháp lý tại đây bao gồm việc hồ sơ có được công chứng đầy đủ, các mục trong tờ khai có được điền chính xác, v.v.
• Bước 3: Hoàn tất xử lý hồ sơ
  • Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan thuế sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế môn bài cho doanh nghiệp, cập nhật thông tin của doanh nghiệp vào hệ thống quản lý thuế, và thông báo ngày nộp thuế môn bài cho doanh nghiệp.
  • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan thuế sẽ thông báo để doanh nghiệp biết và yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện điều chỉnh để tránh chậm trễ trong quy trình.

4.4. Theo dõi kết quả

• Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế (https://gdt.gov.vn/).

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của cơ quan thuế để biết kết quả xử lý hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.
• Việc không kê khai thuế ban đầu hoặc kê khai không đầy đủ, chính xác có thể dẫn đến các vi phạm hành chính và doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

5. Sau khi kê khai thuế ban đầu tại Hà Nội, bạn cần làm gì?

Sau khi kê khai thuế ban đầu tại Hà Nội, bạn cần thực hiện những bước sau:

Bước 1: Nộp thuế môn bài

Sau khi doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thuế môn bài, bước tiếp theo là nộp thuế môn bài theo kỳ hạn quy định. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, mức thuế môn bài cụ thể sẽ phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, quy mô và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Mức thuế này có thể dao động từ 300.000 đồng đến 3 triệu đồng tùy theo loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể nộp thuế môn bài trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước, qua ngân hàng hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế.

Bước 2:  Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (e-invoice)

Sau khi kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có doanh thu từ 100 tỷ đồng trở lên trong một năm hoặc có một số ngành nghề kinh doanh theo quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế.

>>> Có thể bạn cũng quan tâm Dịch vụ hoá đơn điện tử tại Hà Nội.

Bước 3:  Đăng ký nộp thuế điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế để thực hiện việc kê khai, nộp thuế qua mạng.

Doanh nghiệp có thể đăng ký nộp thuế điện tử trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về thuế hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế.

Bước 4: Cập nhật thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin về doanh nghiệp khi có thay đổi như: thay đổi địa chỉ trụ sở chính, thay đổi người đại diện theo pháp luật…

Việc cập nhật thông tin doanh nghiệp cần được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày thay đổi thông tin.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ kê khai thuế ban đầu và các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật.

Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 02 năm kể từ ngày nộp hồ sơ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế khác theo quy định của pháp luật, bao gồm: Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng…
• Kế toán đầy đủ, đúng quy định và bảo quản sổ sách kế toán theo quy định.
• Thường xuyên cập nhật thông tin về luật thuế và các văn bản pháp luật liên quan.

Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước mà ACC Hà Nội đã nêu trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế và tránh được những rủi ro về mặt pháp lý.

6. Doanh nghiệp không kê khai thuế ban đầu có bị xử lý không?

Việc doanh nghiệp kê khai thuế ban đầu đầy đủ và đúng hạn là vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo thực hiện nghĩa vụ thuế, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh và thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế. do vậy, việc doanh nghiệp không kê khai thuế ban đầu sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Cụ thể, căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi vi phạm về thời hạn đăng ký thuế lần đầu (hay thời hạn khai thuế lần đầu) bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

“(i) Phạt cảnh cáo đối với hành vi đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

(ii) Phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng đối với hành vi đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại đoạn (i) bên trên.

(iii) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

(iv) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.”

Ngoài ra, doanh nghiệp vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp hành chính khác như:

• Tạm đình chỉ hoạt động kinh doanh.
• Tước quyền kê khai thuế.
• Công bố thông tin về hành vi vi phạm trên các phương tiện thông tin đại chúng.

7. Các câu hỏi liên quan

Các loại thuế nào cần kê khai định kỳ cho doanh nghiệp mới?

Doanh nghiệp mới cần kê khai định kỳ các loại thuế sau:

• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Kê khai theo tháng hoặc quý, tùy quy mô doanh nghiệp.
• Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Kê khai tạm tính hàng quý, quyết toán theo năm.
• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Kê khai và nộp theo tháng hoặc quý đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Thuế Môn bài: Kê khai và nộp hàng năm, vào đầu năm tài chính.
• Các loại thuế khác: Tùy theo ngành nghề kinh doanh, có thể có các loại thuế đặc thù cần kê khai.

Thời hạn nộp tờ khai thuế ban đầu là bao lâu sau khi thành lập công ty?

Thời hạn nộp tờ khai thuế ban đầu cho công ty mới thành lập thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, tờ khai thuế môn bài cần được nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.

Những sai sót thường gặp khi kê khai thuế ban đầu là gì?

• Nhầm lẫn thông tin doanh nghiệp
• Chọn sai kỳ kê khai
• Thiếu hoặc sai sót trong tài liệu
• Sai mã số thuế

 ACC Hà Nội đã trình bày chi tiết về thủ tục kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Hà Nội, bao gồm hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp, địa điểm nộp và các lưu ý quan trọng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp mới thành lập trong việc thực hiện đầy đủ và chính xác nghĩa vụ thuế của mình.