Chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp và người nước ngoài quan tâm khi tuyển dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc xác định đúng bản chất khoản chi này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh các rủi ro về truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính. Việc nắm rõ các quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phí làm thủ tục cư trú là vô cùng cần thiết, cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN hay không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công bao gồm các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động. Khoản chi phí làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài nếu do doanh nghiệp chi trả thay được xem là một khoản lợi ích vật chất.  

Căn cứ theo quy định, nếu khoản chi phí này phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được ghi rõ trong hợp đồng lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động mà không có cơ sở pháp lý rõ ràng, khoản chi này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế.

Điều này có nghĩa là chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN khi nó được xem là khoản tiền công, tiền lương hoặc lợi ích khác mà người lao động được hưởng ngoài thỏa thuận ban đầu.

Để xác định chính xác, cần xem xét các quy định về thu nhập chịu thuế và các khoản miễn trừ. Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định rõ các khoản phúc lợi không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện cụ thể. Do đó, doanh nghiệp cần có văn bản, chứng từ hợp lệ để chứng minh khoản chi này là chi phí hợp lý cho hoạt động kinh doanh, không phải là thu nhập của cá nhân người lao động.

2. Các trường hợp chi phí làm thẻ tạm trú được miễn thuế TNCN

Không phải mọi trường hợp chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN đều giống nhau. Pháp luật hiện hành quy định một số trường hợp ngoại lệ, nơi khoản chi này không bị tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân. Cụ thể, các khoản chi sau đây thường được xem xét miễn trừ:

• Khoản chi phí làm thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động như một điều kiện làm việc bắt buộc.
• Chi phí này phục vụ cho việc tuân thủ pháp luật về quản lý cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, không mang tính chất phúc lợi cá nhân.
• Khoản chi được hạch toán rõ ràng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, có hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật về kế toán.

Theo quy định thẻ tạm trú là một trong những giấy tờ quan trọng để người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam. Việc doanh nghiệp chi trả chi phí này nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về cư trú, do đó nếu được chứng minh là chi phí hợp lý, khoản chi này sẽ không bị tính thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả một cách tùy tiện, không có căn cứ pháp lý, thì chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN và phải chịu thuế theo quy định.

Xem thêm: Làm Freelancer có phải đóng thuế TNCN không?

3. Điều kiện để chi phí làm thẻ tạm trú không bị tính thuế TNCN

Để khoản chi phí làm thẻ tạm trú không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Việc xác định chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN hay không phụ thuộc rất lớn vào việc doanh nghiệp có chứng minh được tính chất hợp lý của khoản chi này hay không. Các điều kiện cụ thể bao gồm:

• Khoản chi phí phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, thể hiện rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đảm bảo tư cách pháp lý cư trú cho người lao động.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, bao gồm biên lai nộp phí, lệ phí làm thẻ tạm trú theo quy định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Khoản chi này phải được hạch toán đúng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, không được hạch toán vào quỹ phúc lợi hoặc các quỹ khác có tính chất phân phối thu nhập cho người lao động.

Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện trên, cơ quan thuế có quyền yêu cầu doanh nghiệp tính khoản chi này vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Khi đó, chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN và doanh nghiệp phải khấu trừ, nộp thay cho người lao động theo quy định. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hồ sơ pháp lý chặt chẽ ngay từ khi tuyển dụng lao động nước ngoài.

Xem thêm: Cách lập giấy nộp tiền thuế TNCN hiện nay

4. Hướng dẫn xử lý chi phí làm thẻ tạm trú trong kê khai thuế TNCN

Khi xác định chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình kê khai và quyết toán thuế để tránh vi phạm. Việc xử lý đúng đắn khoản chi này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Xác định bản chất khoản chi phí

Doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng lao động và các thỏa thuận liên quan để xác định khoản chi phí làm thẻ tạm trú có thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp hay không. Nếu khoản chi này được quy định là trách nhiệm của doanh nghiệp nhằm đảm bảo điều kiện làm việc, thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Ngược lại, nếu không có căn cứ pháp lý, doanh nghiệp phải xác định chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN và thực hiện khấu trừ.

Bước 2: Thu thập và lưu trữ chứng từ

Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hóa đơn, biên lai nộp lệ phí làm thẻ tạm trú do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp. Các chứng từ này phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho công tác quyết toán thuế cuối năm. Việc thiếu chứng từ hợp lệ sẽ khiến khoản chi này bị loại khỏi chi phí hợp lý và bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

Bước 3: Hạch toán và kê khai thuế

Khi hạch toán, doanh nghiệp cần phân loại chính xác khoản chi này vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong kỳ kê khai thuế TNCN, nếu khoản chi được xác định là thu nhập của người lao động, doanh nghiệp phải cộng vào thu nhập chịu thuế và khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Nếu không, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hồ sơ để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

5. Câu hỏi thường gặp

Chi phí làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài có bắt buộc phải ghi trong hợp đồng lao động không?

Việc ghi rõ khoản chi phí làm thẻ tạm trú trong hợp đồng lao động là rất quan trọng để xác định chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN hay không. Nếu hợp đồng lao động quy định rõ doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả khoản này như một điều kiện làm việc, thì khoản chi sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

Ngược lại, nếu không có thỏa thuận, khoản chi này có thể bị xem là thu nhập của người lao động và phải chịu thuế TNCN theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.

Nếu doanh nghiệp chi trả chi phí làm thẻ tạm trú nhưng không có hóa đơn chứng từ thì xử lý thế nào?

Trong trường hợp doanh nghiệp chi trả chi phí làm thẻ tạm trú nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Đồng thời, chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN và doanh nghiệp phải cộng khoản chi này vào thu nhập chịu thuế của người lao động để khấu trừ và nộp thay. Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được cấp lại chứng từ hoặc có văn bản xác nhận để đảm bảo tính hợp pháp.

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với chi phí làm thẻ tạm trú là khi nào?

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi phí làm thẻ tạm trú là thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả hoặc thời điểm người lao động nhận được khoản lợi ích từ việc doanh nghiệp chi trả thay.

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, nếu chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế tại thời điểm chi trả và kê khai vào kỳ tính thuế tương ứng. Việc xác định đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh bị phạt về chậm nộp thuế và các chế tài liên quan.

Chi phí làm thẻ tạm trú có tính thuế TNCN là vấn đề pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần nắm rõ. Việc xác định đúng bản chất khoản chi, chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ và thực hiện kê khai thuế chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và tuân thủ tốt các quy định của pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về vấn đề này, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được tư vấn và giải đáp kịp thời.