Các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh luôn là mối quan tâm hàng đầu của cả người lao động lẫn doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập thực nhận và chi phí nhân sự. Việc xác định chính xác các khoản phụ cấp nào phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về vấn đề này, cùng ACC Hà Nội đi sâu vào phân tích các quy định mới nhất.

1. Tổng hợp các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và được hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, không phải toàn bộ các khoản phụ cấp mà người lao động nhận được từ doanh nghiệp đều phải đóng BHXH. Việc phân biệt rõ ràng giữa các khoản phụ cấp tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và các khoản phụ cấp không tính vào đây là vô cùng quan trọng. Căn cứ pháp lý quan trọng nhất là khoản 2, Điều 5 của Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Theo đó, các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất không thường xuyên, không gắn với quá trình làm việc và không xác định được mức cụ thể với từng người lao động. Cụ thể, các khoản phụ cấp sau đây sẽ không phải đóng BHXH:

• Phụ cấp, trợ cấp, các khoản khác không mang tính chất lương: Đây là các khoản hỗ trợ mang tính chất xã hội, không liên quan trực tiếp đến năng suất lao động hay hiệu quả công việc. Ví dụ như: trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thất nghiệp (do Quỹ BHXH chi trả), trợ cấp một lần khi nghỉ hưu, trợ cấp do người sử dụng lao động chi trả cho người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…
• Phụ cấp chức vụ… chỉ được loại trừ khỏi căn cứ đóng BHXH nếu chúng được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể và không được tính gộp vào lương cơ bản.
• Khoản tiền thưởng: Theo quy định, tiền thưởng (bao gồm cả thưởng theo định kỳ, thưởng đột xuất, thưởng sáng kiến…) không phải là căn cứ để tính đóng BHXH. Đây là một điểm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần nắm rõ để tối ưu chi phí.
• Các khoản hỗ trợ khác: Tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ đi lại, tiền hỗ trợ điện thoại, tiền hỗ trợ nhà ở, tiền giữ chân nhân tài… nếu được ghi rõ là khoản hỗ trợ, không mang tính chất lương và không được tính gộp vào lương thì cũng không phải đóng BHXH.

Việc nắm vững danh mục các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh này giúp doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương và hợp đồng lao động một cách hợp lý, vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động, vừa tối ưu hóa chi phí vận hành.

2. Căn cứ pháp lý xác định các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Để xác định chính xác các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh, cần dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã có những điều chỉnh quan trọng so với luật cũ. Điều 31 của Luật này quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, trong đó nêu rõ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động.

Tuy nhiên, để hiểu rõ và áp dụng đúng, Nghị định số 158/2025/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn chi tiết và quan trọng nhất. Điều 5 của Nghị định này đã liệt kê cụ thể các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Các quy định này được xây dựng dựa trên nguyên tắc: chỉ những khoản tiền mang tính chất lương, gắn với quá trình làm việc, năng suất và hiệu quả công việc mới phải đóng BHXH.  

Việc cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất là vô cùng cần thiết, bởi các quy định có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp và người lao động cần thường xuyên theo dõi để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Xem thêm: Có phải nộp thuế TNCN mua bán chung cư chưa có sổ đỏ? Chi tiết

3. Phân biệt phụ cấp phải đóng và không phải đóng BHXH

Việc phân biệt rõ ràng giữa các khoản phụ cấp phải đóng và các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tính toán đúng chi phí và người lao động hiểu đúng quyền lợi của mình. Sự khác biệt này được thể hiện rõ qua bảng so sánh dưới đây:

Việc hiểu rõ bảng phân biệt này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trong quá trình kê khai và đóng BHXH, đồng thời giúp người lao động nắm rõ được các khoản thu nhập nào của mình sẽ bị trừ để đóng BHXH.

Xem thêm: Quà tặng cho nhân viên có tính thuế TNCN không? Tìm hiểu thêm

4. Hướng dẫn xác định và áp dụng các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH trong doanh nghiệp

Để áp dụng đúng các quy định về các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình rõ ràng và có hệ thống. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo sự minh bạch, tin tưởng cho người lao động. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Bước 1: Rà soát và phân loại toàn bộ các khoản phụ cấp, trợ cấp hiện có. Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn bộ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản bổ sung khác mà mình đang chi trả cho người lao động. Sau đó, phân loại chúng thành hai nhóm: nhóm các khoản phụ cấp mang tính chất lương (phải đóng BHXH) và nhóm các khoản phụ cấp, trợ cấp không mang tính chất lương (không phải đóng BHXH).  
• Bước 2: Xây dựng và cập nhật hợp đồng lao động, thang bảng lương. Sau khi phân loại, doanh nghiệp cần thể hiện rõ ràng các khoản phụ cấp này trong hợp đồng lao động và thang bảng lương. Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH cần được tách bạch, ghi rõ tên gọi và mức hưởng.  
• Bước 3: Lập hồ sơ tham gia BHXH và kê khai đúng căn cứ đóng. Khi lập hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động, doanh nghiệp cần kê khai chính xác mức lương và các khoản phụ cấp phải đóng BHXH theo đúng quy định. Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH sẽ không được đưa vào mục tiền lương làm căn cứ đóng.  
• Bước 4: Thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới. Pháp luật về BHXH có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Việc này giúp doanh nghiệp luôn hoạt động đúng pháp luật và tránh được các rủi ro không đáng có.

5. Câu hỏi thường gặp

Tiền ăn giữa ca có phải đóng BHXH không?

Theo quy định tại Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, tiền ăn giữa ca là một trong những khoản hỗ trợ không mang tính chất lương, do đó không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, để được loại trừ, khoản tiền này cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể như một khoản hỗ trợ, không được gộp vào lương hoặc các khoản phụ cấp khác. Doanh nghiệp cần lưu ý điều này để tránh bị cơ quan BHXH yêu cầu truy đóng.

Khoản tiền thưởng định kỳ hàng quý có phải đóng BHXH không?

Không. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, tiền thưởng (bao gồm cả thưởng định kỳ, thưởng đột xuất, thưởng sáng kiến) không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Đây là một trong những các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Việc chi trả tiền thưởng không làm tăng chi phí BHXH cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Phụ cấp trách nhiệm có phải đóng BHXH không?

Phụ cấp trách nhiệm thường được xem là một khoản phụ cấp gắn liền với chức danh công việc và mang tính chất lương. Do đó, theo quy định, phụ cấp trách nhiệm thuộc nhóm các khoản phụ cấp phải đóng BHXH. Tuy nhiên, cần xem xét cụ thể từng trường hợp và quy định trong hợp đồng lao động.

Nếu phụ cấp trách nhiệm được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng lao động như một phần của tiền lương thì phải đóng BHXH. Ngược lại, nếu nó được xác định là một khoản hỗ trợ không thường xuyên, không gắn với chức danh thì có thể được xem xét loại trừ.

Các khoản phụ cấp không phải đóng bhxh đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo thu nhập thực tế cho người lao động. Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý chi tiết, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được tư vấn và giải đáp kịp thời, chính xác nhất.