Cách kê khai thuế TNCN theo quý là một thủ tục quan trọng mà mọi tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro về việc bị xử phạt vi phạm hành chính. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, cùng ACC Hà Nội phân tích những điểm mới theo quy định.

1. Cách kê khai thuế TNCN theo quý

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quý được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là hình thức kê khai thay cho kê khai theo tháng nhằm giảm tải thủ tục hành chính cho người nộp thuế, nhưng vẫn đảm bảo việc thu ngân sách được kịp thời. Để thực hiện đúng, người nộp thuế cần xác định đối tượng áp dụng, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình nộp hồ sơ theo các bước cụ thể.

Trước hết, cần hiểu rõ tiêu chí để được lựa chọn kê khai theo quý. Căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả thu nhập được khai thuế TNCN theo quý nếu đáp ứng điều kiện về tổng doanh thu và số thuế phát sinh của năm trước liền kề.

Cụ thể, nếu tổng số thuế TNCN phải nộp trong năm trước từ 50 triệu đồng trở xuống, hoặc doanh thu kinh doanh của năm trước dưới 50 tỷ đồng, thì được lựa chọn khai theo quý. Việc lựa chọn này phải được thông báo với cơ quan thuế trước khi bắt đầu năm khai thuế, và sau khi đã chọn thì phải giữ ổn định trong cả năm.

Quy trình thực hiện kê khai được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và chuẩn bị hồ sơ khai thuế

Người nộp thuế cần rà soát các điều kiện theo quy định để xác định mình thuộc diện được khai thuế theo quý. Hồ sơ khai thuế TNCN theo quý bao gồm: Tờ khai thuế TNCN theo mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 87/2026/TT-BTC; Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện khấu trừ thuế theo mẫu 05-1/BK-TNCN; Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện miễn giảm thuế (nếu có) theo mẫu 05-2/BK-TNCN. Ngoài ra, nếu người nộp thuế là tổ chức kinh tế, cần chuẩn bị thêm các tài liệu liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp trong kỳ.

Bước 2: Lập tờ khai và tính số thuế phải nộp

Tại bước này, người nộp thuế tiến hành lập Tờ khai 05/KK-TNCN dựa trên số liệu thực tế phát sinh trong quý. Số thuế TNCN phải nộp được xác định bằng tổng số thuế đã khấu trừ của từng cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ. Cần lưu ý rằng, việc xác định số thuế phải nộp phải tuân thủ đúng biểu thuế lũy tiến từng phần và các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định. Người nộp thuế cần kiểm tra kỹ các chỉ tiêu trên tờ khai để tránh sai sót dẫn đến việc bị ấn định thuế hoặc xử phạt.

Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế

Hồ sơ khai thuế theo quý phải được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ khai thuế. Ví dụ, hồ sơ khai thuế quý 1 phải nộp chậm nhất là ngày 30/4. Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ theo một trong ba hình thức: nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, nộp qua đường bưu điện, hoặc nộp qua cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế. Đối với hình thức điện tử, người nộp thuế cần có chữ ký số và thực hiện theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 4: Nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước

Sau khi hoàn tất việc khai thuế, người nộp thuế phải thực hiện nộp số tiền thuế đã kê khai vào ngân sách nhà nước. Thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Nếu nộp chậm, người nộp thuế sẽ phải chịu tiền chậm nộp theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025. Việc nộp tiền có thể thực hiện qua ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản hoặc qua cổng thanh toán điện tử của cơ quan thuế.

2. Đối tượng và điều kiện áp dụng kê khai thuế TNCN theo quý

Không phải mọi tổ chức, cá nhân trả thu nhập đều có thể lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý. Việc xác định đúng đối tượng là yếu tố tiên quyết để tránh bị xử phạt về hành vi khai sai hoặc khai không đúng hình thức. Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối tượng được áp dụng khai thuế theo quý bao gồm các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công đáp ứng một trong hai điều kiện sau.

Điều kiện thứ nhất là tổng số thuế TNCN phải nộp trong năm trước liền kề từ 50 triệu đồng trở xuống. Điều kiện thứ hai là tổng doanh thu kinh doanh của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.

Trong đó, doanh thu kinh doanh được xác định theo hướng dẫn tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, bao gồm toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Đối với tổ chức mới thành lập hoặc mới bắt đầu hoạt động, việc xác định điều kiện sẽ dựa trên ước tính của năm đầu tiên hoạt động.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng, nếu người nộp thuế thuộc diện khai thuế theo tháng nhưng có nhu cầu chuyển sang khai theo quý, phải gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 31/1 của năm bắt đầu áp dụng. Việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một lần trong năm và phải đảm bảo ổn định trong cả năm tính thuế. Các trường hợp vi phạm quy định về lựa chọn kỳ khai thuế sẽ bị xử lý theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025.

Xem thêm: Theo quy định kê khai thuế TNCN theo tháng hay quý?

3. Hồ sơ khai thuế TNCN theo quý gồm những gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ khai thuế là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý. Theo hướng dẫn tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ khai thuế TNCN theo quý bao gồm các loại giấy tờ cụ thể. Người nộp thuế cần lưu ý rằng, việc thiếu bất kỳ một loại giấy tờ nào trong hồ sơ đều có thể bị coi là chưa hoàn thành nghĩa vụ khai thuế và bị xử phạt.

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu số 05/KK-TNCN: Đây là mẫu tờ khai chính thức, được ban hành kèm theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, dùng để kê khai tổng hợp số thuế phải nộp trong quý.
• Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện khấu trừ thuế theo mẫu số 05-1/BK-TNCN: Bảng kê này liệt kê chi tiết từng cá nhân đã bị khấu trừ thuế trong kỳ, bao gồm các thông tin như họ tên, mã số thuế, thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ.
• Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện miễn giảm thuế theo mẫu số 05-2/BK-TNCN: Áp dụng trong trường hợp có cá nhân thuộc diện được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật về thuế TNCN.
• Bảng kê chi tiết cá nhân là người nước ngoài, cá nhân cư trú tại Việt Nam (nếu có): Mẫu số 05-3/BK-TNCN, dùng để kê khai riêng đối với các đối tượng này nếu phát sinh.

Ngoài các mẫu biểu nêu trên, trong một số trường hợp cụ thể, cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế cung cấp thêm các tài liệu chứng minh khác như hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế, hoặc các giấy tờ liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, các yêu cầu này phải phù hợp với quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 và không được trái với các văn bản hướng dẫn thi hành.

Xem thêm: Làm Freelancer có phải đóng thuế TNCN không?

4. Thời hạn nộp hồ sơ và nộp tiền thuế TNCN theo quý

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp tiền thuế là một trong những nội dung quan trọng mà người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý. Việc vi phạm thời hạn sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời phát sinh tiền chậm nộp. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo quý được xác định cụ thể như sau.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với kỳ tính thuế theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ khai thuế. Cụ thể, đối với quý 1, thời hạn nộp là ngày 30/4; quý 2 là ngày 31/7; quý 3 là ngày 31/10; và quý 4 là ngày 31/1 của năm tiếp theo. Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định, thì thời hạn được tính là ngày làm việc tiếp theo.

Về thời hạn nộp tiền thuế, theo quy định tại khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2025, thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Nếu người nộp thuế nộp tiền chậm hơn so với thời hạn quy định, thì phải nộp tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp. Mức tính tiền chậm nộp này được áp dụng thống nhất theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thay thế cho mức 0,05%/ngày trước đây.

5. Câu hỏi thường gặp

Trường hợp nào bắt buộc phải khai thuế TNCN theo tháng mà không được chọn khai theo quý?

Theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập không đáp ứng điều kiện về doanh thu hoặc số thuế phải nộp của năm trước (trên 50 triệu đồng tiền thuế hoặc trên 50 tỷ đồng doanh thu) thì bắt buộc phải khai thuế theo tháng.

Ngoài ra, các trường hợp thuộc diện khai thuế theo tháng nhưng không thông báo lựa chọn chuyển sang khai theo quý trước ngày 31/1 cũng sẽ phải tiếp tục khai theo tháng trong cả năm đó. Việc xác định đúng kỳ khai thuế giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt về hành vi khai sai thời điểm.

Nếu nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo quý qua mạng nhưng gặp lỗi hệ thống thì xử lý như thế nào?

Trong trường hợp gặp sự cố về hệ thống khi nộp hồ sơ qua mạng, người nộp thuế cần liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tổng đài hỗ trợ của Tổng cục Thuế để được hướng dẫn xử lý.

Theo quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, nếu lỗi hệ thống xuất phát từ phía cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ sẽ được gia hạn thêm tương ứng với thời gian xảy ra sự cố. Người nộp thuế nên lưu giữ các bằng chứng về sự cố (màn hình thông báo lỗi, biên bản xác nhận) để làm căn cứ đối chiếu nếu cần thiết.

Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN có phải kê khai theo quý không?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN không thuộc đối tượng phải kê khai thuế theo quý. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện khai quyết toán thuế theo năm, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Việc kê khai theo quý chỉ áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế trước khi chi trả. Do đó, cá nhân không phát sinh nghĩa vụ khai thuế theo quý mà chỉ cần thực hiện quyết toán năm nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc đề nghị hoàn thuế.

6. Kết luận

Cách kê khai thuế TNCN theo quý đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn, hồ sơ cũng như quy trình thực hiện. Việc nắm vững các quy định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí tuân thủ. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về quy trình kê khai hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm tư vấn và đồng hành giải quyết nhanh chóng, hiệu quả nhất.