Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng chênh lệch giữa số lượng nhân sự thực tế và số người đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), dẫn đến yêu cầu giải trình từ cơ quan chức năng. Việc soạn thảo một bản công văn giải trình không tham gia BHXH thiếu chặt chẽ không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại mà còn vô tình đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ bị truy thu và xử phạt nặng. Bài viết dưới đây của ACC Hà Nội sẽ cung cấp cho bạn bộ mẫu giải trình chuẩn xác nhất.

1. Công văn giải trình là gì?

ông văn giải trình là một loại văn bản hành chính được sử dụng để trình bày, giải thích, làm rõ một vấn đề, sự việc nào đó theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của các bên liên quan.

Mục đích của công văn giải trình là cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ và chính xác để cơ quan/bên liên quan hiểu rõ bản chất của vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp..

2. Đối tượng nào phải tham gia BHXH bắt buộc?

Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, bao gồm cả hợp đồng thử việc nếu thời hạn từ 01 tháng.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương cũng thuộc diện bắt buộc. Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng từ 12 tháng trở lên cũng phải tham gia.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các trường hợp cụ thể, nhấn mạnh rằng BHXH bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi lao động trong các rủi ro như ốm đau, thai sản, hưu trí và thất nghiệp.

Xem thêm tại đây: Hướng dẫn cách ghi số công văn đi theo quy định pháp luật

3. Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH

Dưới đây là mẫu công văn giải trình không tham gia bhxh chuẩn pháp lý, có thể điều chỉnh theo từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp. Mẫu này dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Quy trình làm công văn xin nộp lại báo cáo tài chính

4. Tại sao doanh nghiệp phải làm công văn giải trình không tham gia BHXH?

Doanh nghiệp phải thực hiện công văn giải trình không tham gia BHXH khi cơ quan BHXH phát hiện sự chênh lệch dữ liệu, chẳng hạn qua hệ thống liên thông với Tổng cục Thuế. Việc này giúp chứng minh rằng các lao động không đóng BHXH không thuộc diện bắt buộc, tránh bị truy thu và xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Nếu không giải trình kịp thời, doanh nghiệp có thể bị thanh tra đột xuất, dẫn đến gián đoạn hoạt động kinh doanh.

5. Người lao động không tham gia BHXH bị phạt bao nhiêu tiền?

Theo quy định hiện hành, người lao động không bị phạt tiền vì không tham gia BHXH. Tuy nhiên, người lao động có thể bị phạt tiền nếu có hành vi thỏa thuận với người sử dụng lao động để không tham gia BHXH bắt buộc.

Cụ thể, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Thỏa thuận với người sử dụng lao động không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
• Tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp không đúng đối tượng hoặc tham gia không đúng mức quy định.

Ngoài ra, theo Điều 36 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các doanh nghiệp không tham gia BHXH cho người lao động hoặc không thực hiện nghĩa vụ BHXH đúng quy định sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 12 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với hành vi không đóng BHXH cho người lao động, hoặc đóng không đầy đủ, không đúng mức quy định.
• Phạt tiền từ 25 triệu đồng đến 75 triệu đồng đối với hành vi không đóng BHXH cho từ 10 người lao động trở lên hoặc các hành vi vi phạm khác có tính chất nghiêm trọng.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả số tiền BHXH đã thiếu và lãi suất chậm đóng theo quy định của pháp luật. Như vậy, cần nhấn mạnh rằng, việc bị phạt không phải do không tham gia BHXH mà là do hành vi thỏa thuận với người sử dụng lao động để trốn tránh nghĩa vụ tham gia BHXH.

6. Các trường hợp phổ biến lao động không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc

Dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Lao động ký hợp đồng dưới 01 tháng hoặc hợp đồng thử việc ngắn hạn.
• Người lao động đã nghỉ hưu, nhận lương hưu hàng tháng.
• Học sinh, sinh viên tham gia thực tập không hưởng lương hoặc dưới mức lương tối thiểu vùng.
• Lao động đã tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị khác và không làm việc chính tại doanh nghiệp hiện tại.
• Chủ hộ kinh doanh cá thể không ký hợp đồng lao động với người khác.

Những trường hợp này cần được chứng minh bằng tài liệu cụ thể khi giải trình.

7. Một số lưu ý khi làm công văn giải trình BHXH

Khi làm công văn giải trình BHXH, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp của văn bản, tránh những rắc rối phát sinh sau này. Dưới đây là những lưu ý chi tiết:

7.1. Tính chính xác và trung thực của thông tin

• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi gửi công văn, hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin được nêu trong văn bản, bao gồm thông tin về doanh nghiệp, người lao động, thời gian, số liệu, lý do giải trình,… Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và khớp với hồ sơ, chứng từ liên quan.
• Không khai báo sai sự thật: Tuyệt đối không được khai báo sai sự thật hoặc cung cấp thông tin gian dối trong công văn giải trình. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Nêu rõ ràng và chi tiết: Trình bày sự việc một cách rõ ràng, chi tiết, logic và dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, khó hiểu hoặc gây hiểu nhầm.

7.2. Căn cứ pháp lý rõ ràng

• Dẫn chiếu đúng quy định: Khi giải trình về một vấn đề liên quan đến BHXH, cần dẫn chiếu đến các điều khoản cụ thể của Luật BHXH, các văn bản hướng dẫn thi hành (Nghị định, Thông tư) và các văn bản pháp luật liên quan khác. Việc dẫn chiếu đúng quy định sẽ giúp cho việc giải trình có căn cứ và thuyết phục hơn.
• Áp dụng đúng quy định: Đảm bảo việc giải trình tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Nếu có bất kỳ sự không chắc chắn nào về quy định, nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia về BHXH.

7.3. Nội dung giải trình đầy đủ và logic

• Nêu rõ lý do giải trình: Giải thích rõ ràng và chi tiết lý do tại sao cần phải giải trình. Ví dụ: giải trình về việc chậm nộp hồ sơ, giải trình về sai sót trong báo cáo, giải trình về việc không tham gia BHXH cho người lao động (trong trường hợp được pháp luật cho phép).
• Trình bày diễn biến sự việc: Mô tả diễn biến sự việc một cách logic và theo trình tự thời gian. Nêu rõ các mốc thời gian, sự kiện quan trọng liên quan đến vấn đề cần giải trình.
• Phân tích nguyên nhân: Phân tích rõ các nguyên nhân dẫn đến sự việc, bao gồm cả nguyên nhân khách quan và chủ quan (nếu có).
• Đề xuất biện pháp khắc phục (nếu có): Nếu có sai sót hoặc vi phạm, cần đề xuất các biện pháp khắc phục cụ thể và cam kết thực hiện.

7.4. Hồ sơ, chứng từ kèm theo

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ liên quan để chứng minh cho nội dung giải trình. Ví dụ: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp tiền BHXH, giấy tờ chứng minh lý do khách quan (nếu có),…
• Sao y công chứng (nếu cần): Một số trường hợp, cần phải sao y công chứng các giấy tờ kèm theo công văn giải trình.

7.5. Hình thức và thể thức văn bản

• Theo đúng mẫu quy định (nếu có): Nếu có mẫu công văn giải trình do cơ quan BHXH ban hành, cần tuân thủ theo mẫu đó.
• Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Công văn cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, dễ đọc và dễ hiểu. Sử dụng font chữ, cỡ chữ và định dạng thống nhất.
• Ngôn ngữ trang trọng, lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã hoặc không phù hợp.
• Đầy đủ thông tin: Đảm bảo công văn có đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, ngày tháng, tên công văn, thông tin người gửi, người nhận, nội dung giải trình, chữ ký và đóng dấu (nếu có).

7.6. Thời hạn nộp công văn

Cần tuân thủ thời hạn nộp công văn giải trình theo yêu cầu của cơ quan BHXH hoặc theo quy định của pháp luật. Việc nộp trễ có thể bị xử phạt.

8. Câu hỏi thường gặp về giải trình BHXH

Thời hạn nộp công văn giải trình là bao lâu kể từ khi nhận thông báo?

Thông thường là từ 5 – 7 ngày làm việc. Quá thời hạn này, cơ quan BHXH có quyền tiến hành thanh tra trực tiếp tại đơn vị.

Có được nộp công văn giải trình qua mạng không?

Hiện nay năm 2026, hầu hết các cơ quan BHXH tỉnh/thành phố đều ưu tiên nhận giải trình qua cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử.

Nhân viên thử việc có phải giải trình không?

Có, nếu họ có tên trong danh sách bảng lương nhưng không có tên trong danh sách đóng bảo hiểm. Bạn cần đính kèm Hợp đồng thử việc để chứng minh.

ACC Hà Nội tin rằng bài viết về công văn giải trình không tham gia BHXH này sẽ hữu ích cho quý vị. Việc hiểu rõ quy định và sử dụng mẫu công văn chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách minh bạch và đúng pháp luật. ACC Hà Nội luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến BHXH và pháp lý.