Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, văn bản đi chính là “tiếng nói” pháp lý gửi đến đối tác và cơ quan chức năng. Tuy nhiên, nếu không biết cách ghi số công văn đi chuẩn xác, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng loạn số liệu, thất lạc thông tin hoặc nghiêm trọng hơn là văn bản bị bác bỏ vì sai thể thức. Vậy làm thế nào để lập một cuốn sổ quản lý chuyên nghiệp đúng theo tinh thần Nghị định 30? Hãy cùng chuyên gia hành chính tại ACC Hà Nội chuẩn hóa nghiệp vụ của bạn ngay trong bài viết này!

1. Số công văn là gì?

Số công văn là số thứ tự của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Mỗi văn bản đi (văn bản được gửi đi) sẽ được cấp một số duy nhất và số này được đăng ký tại bộ phận Văn thư của cơ quan.

• Sử dụng chữ số Ả Rập (1, 2, 3…).
• Đánh số liên tục từ 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Sang năm mới, việc đánh số sẽ bắt đầu lại từ 01.
• Các số nhỏ hơn 10 phải được ghi thêm số 0 phía trước (ví dụ: 01, 02, 03… 09) để đảm bảo tính thống nhất về mặt hình thức.

2. Công văn đi là gì?

Khoản 5 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư định nghĩa “Văn bản đi” như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.”Điều này có nghĩa là bất kỳ văn bản nào được tạo ra và phát hành bởi một cơ quan, tổ chức đều được coi là văn bản đi, không phân biệt nội dung, hình thức hay mục đích sử dụng. Công văn đi bao gồm nhiều loại văn bản khác nhau, có thể kể đến như:

• Văn bản quy phạm pháp luật: (Ví dụ: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư…) do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Văn bản hành chính: (Ví dụ: Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Giấy mời, Biên bản…) được sử dụng trong hoạt động quản lý hành chính hàng ngày.
• Văn bản chuyên ngành: (Ví dụ: Hướng dẫn chuyên môn, Quy trình kỹ thuật…) liên quan đến lĩnh vực hoạt động cụ thể của cơ quan, tổ chức.
• Các loại văn bản khác: (Ví dụ: Bản sao văn bản, Văn bản nội bộ, Văn bản mật…)

Cần phân biệt số công văn với các loại số khác như:

• Số đến: Số thứ tự văn bản được tiếp nhận vào cơ quan, tổ chức.
• Số lưu trữ: Số được gán cho văn bản khi được đưa vào lưu trữ.

Xem thêm tại đây: Công văn có phải là văn bản pháp luật không? Giải thích dễ hiểu

3. Cách ghi cách ghi số công văn đi đúng vị trí theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Luật Lưu trữ 2024, việc ghi số công văn đi được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính thống nhất và thuận tiện trong công tác quản lý văn bản hành chính. Cụ thể, cách ghi số công văn đi đúng vị trí theo Nghị định này như sau:

3.1. Vị trí ghi số công văn đi

Số công văn đi được ghi ở phần trên cùng của văn bản, thường ở phía bên phải hoặc giữa (tùy theo quy định của từng cơ quan, tổ chức), và phải được ghi trước các thông tin khác như ngày tháng, tiêu đề, nội dung văn bản, theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

3.2. Cấu trúc của số công văn đi

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số công văn đi bao gồm các yếu tố sau:

• Ký hiệu cơ quan, tổ chức phát hành công văn (ví dụ: UBND, Sở Tài nguyên và Môi trường, v.v.).
• Năm ban hành công văn (ghi theo năm dương lịch, ví dụ: 2024).
• Số thứ tự công văn trong năm (số thứ tự bắt đầu từ 001 và tăng dần cho mỗi công văn phát hành trong năm).
• Loại công văn (ví dụ: QĐ – Quyết định, CV – Công văn, TB – Thông báo, v.v.).

3.3. Cách thức ghi chi tiết số công văn đi

• Số công văn đi nên được ghi rõ ràng và dễ đọc, không có viết tắt khó hiểu.
• Năm ban hành công văn phải được ghi đầy đủ 4 chữ số (ví dụ: 2024 thay vì chỉ ghi 24).
• Số thứ tự công văn không có dấu chấm, chỉ có dấu gạch chéo (/) để phân cách các phần.

3.4. Ví dụ về cách ghi số công văn đi

• UBND/2024/1234/CV – Công văn số 1234 của UBND vào năm 2024.
• Sở GD&ĐT/2024/567/TB – Thông báo số 567 của Sở Giáo dục và Đào tạo năm 2024.

Xem thêm: Hướng dẫn làm công văn xin gia hạn nộp báo cáo tài chính

4. Cách cấp số và thời gian ban hành công văn, văn bản

4.1. Cấp số công văn, văn bản

Cấp số công văn đi: Mỗi công văn đi đều phải được cấp một số duy nhất để phân biệt với các công văn khác, theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Số này thường được ghi ở phần đầu văn bản, phía trên cùng hoặc giữa, có cấu trúc cụ thể theo từng cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

• UBND/2024/001/QĐ: Quyết định số 001 của UBND năm 2024.
• Sở TNMT/2024/015/TB: Thông báo số 015 của Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2024.

4.2. Thời gian ban hành công văn, văn bản

Thời gian ban hành là thông tin quan trọng trong công văn, văn bản, cho phép người đọc xác định chính xác thời điểm văn bản được phát hành. Thời gian này cần phải được ghi đúng, đầy đủ và rõ ràng.

• Ngày, tháng, năm ban hành: Ghi rõ ngày, tháng và năm theo định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 25/12/2024).
• Vị trí ghi thời gian: Thời gian ban hành công văn, văn bản thường được ghi ở phần cuối văn bản, sau phần nội dung và tiêu đề công văn.

Ví dụ:

• Ngày ban hành: “Ngày 25 tháng 12 năm 2024”.
• Công văn số: UBND/2024/001/QĐ.
• Thời gian ban hành: “Ngày 25 tháng 12 năm 2024.”

5. Những lưu ý “vàng” để tránh sai sót khi vào sổ công văn

Dựa trên thực tiễn quản trị hành chính hiện đại và căn cứ pháp lý tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư cùng Luật Lưu trữ 2024, việc ghi sổ công văn đi cần tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Tính nhất quán: Số văn bản phải là duy nhất. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng “số phụ” (Ví dụ: 15a, 15b) trong sổ công văn đi chuyên nghiệp vì điều này làm giảm tính minh bạch pháp lý của doanh nghiệp.
• Số hóa: Theo xu hướng chuyển đổi số, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng văn bản điện tử. Việc ghi sổ công văn đi giờ đây thường gắn liền với việc ký số (Token/SmartCA). Bạn cần lưu ý: Khi văn bản đã ký số, ngày ghi sổ phải trùng khớp hoàn toàn với timestamp (dấu thời gian) trên chữ ký số.

Một mẫu sổ công văn đi chuẩn hiện nay bắt buộc phải bao gồm các trường thông tin sau:

• Số thứ tự: Số tăng dần từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
• Ngày, tháng văn bản: Ngày ký chính thức của người có thẩm quyền.
• Ký hiệu văn bản: Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan.
• Trích yếu nội dung: Tóm tắt ngắn gọn nhưng đầy đủ mục đích của văn bản.
• Người ký: Họ tên và chức vụ người đặt bút ký.
• Nơi nhận: Cơ quan, cá nhân nhận văn bản.
• Đơn vị soạn thảo: Phòng ban chịu trách nhiệm nội dung.
• Ghi chú: Lưu vị trí bản gốc, số lượng bản phát hành.

6. Câu hỏi thường gặp

Có được dùng chung một quyển sổ cho cả công văn đến và công văn đi không?

Không nên. Để đảm bảo tính khoa học và dễ tra cứu, bạn bắt buộc phải lập hai sổ riêng biệt: “Sổ đăng ký văn bản đi” và “Sổ đăng ký văn bản đến”. Việc dùng chung sẽ gây nhầm lẫn hệ thống số thứ tự và khó khăn khi kiểm tra luồng văn bản.

Nếu sang năm mới mà sổ cũ vẫn còn nhiều trang trống thì có được dùng tiếp không?

Theo quy định, mỗi năm tài chính/hành chính (từ 01/01) bạn phải bắt đầu một số thứ tự mới từ số 01. Do đó, bạn nên khóa sổ cũ và lập sổ mới để đảm bảo tính hệ thống theo năm.

Cách ghi số công văn đi khi có nhiều loại công văn?

Khi có nhiều loại công văn, số công văn đi sẽ kèm theo ký hiệu chỉ loại công văn, chẳng hạn: QĐ (quyết định), CV (công văn), TB (thông báo), v.v.

Năm ban hành trong số công văn đi được ghi như thế nào?

Năm ban hành được ghi dưới dạng 4 chữ số, ví dụ: 2024 cho năm 2024, giúp xác định thời gian phát hành công văn.

Có cần ghi số công văn đi trong các văn bản chính thức không?

Có, tất cả các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức đều phải ghi số công văn đi để đảm bảo tính pháp lý và quản lý hiệu quả.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc ghi số công văn đi? Bạn muốn tìm hiểu Hướng dẫn cách ghi số công văn đi theo đúng chuẩn mực? ACC Hà Nội sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này. Bài viết này được biên soạn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành về văn thư lưu trữ, cung cấp những thông tin cần thiết và dễ hiểu nhất về cách ghi số công văn đi, giúp bạn tránh những sai sót không đáng có.