Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong giao dịch. Thủ tục này ngày càng quan trọng khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết cách thực hiện.

1. Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Để thực hiện tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người dùng có thể sử dụng hệ thống thông tin hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp hoặc phương thức tra cứu phù hợp. Theo Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Thông tin tra cứu được sử dụng để đối chiếu với hóa đơn điện tử và hồ sơ giao dịch thực tế.

Bước 1: Truy cập trang web chính thức của cơ quan thuế

Người dùng truy cập hệ thống thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và lựa chọn chức năng tra cứu phù hợp. Cần kiểm tra đúng địa chỉ website trước khi nhập thông tin để tránh truy cập các trang giả mạo. Tùy phương thức tra cứu, hệ thống có thể yêu cầu thông tin xác thực hoặc dữ liệu liên quan đến hóa đơn.

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Người dùng nhập các thông tin được hệ thống yêu cầu, chẳng hạn thông tin người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn hoặc mã của cơ quan thuế. Các thông tin này cần được nhập chính xác và đối chiếu với hóa đơn điện tử đã nhận. Sau khi gửi yêu cầu, hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu tương ứng nếu đáp ứng điều kiện tra cứu.

Bước 3: Kiểm tra kết quả và lưu trữ thông tin

Sau khi có kết quả, người dùng đối chiếu thông tin trên hệ thống với hóa đơn điện tử thực tế, bao gồm người bán, thời điểm lập, giá trị và các nội dung liên quan. Nếu phát hiện thông tin không trùng khớp hoặc không tìm thấy hóa đơn, cần kiểm tra lại dữ liệu nhập và liên hệ người bán để xác minh. Doanh nghiệp nên lưu giữ hóa đơn điện tử cùng hồ sơ giao dịch theo quy định.

2. Lợi ích khi thực hiện tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Việc tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để đối chiếu thông tin hóa đơn trước khi hạch toán và kê khai thuế. Hoạt động này có thể hỗ trợ phát hiện các trường hợp thông tin trên hóa đơn không phù hợp với giao dịch thực tế, hạn chế rủi ro tiếp nhận và sử dụng hóa đơn có dấu hiệu bất thường.

Đối với người mua, tra cứu giúp kiểm tra thông tin của hóa đơn đã nhận và thuận tiện hơn trong việc lưu trữ, đối chiếu chứng từ. Tuy nhiên, việc hóa đơn có dữ liệu trên hệ thống không đồng nghĩa mọi điều kiện về chi phí được trừ hoặc khấu trừ thuế đều mặc nhiên được đáp ứng. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra tính thực tế, hợp pháp của giao dịch và các điều kiện thuế có liên quan.

Xem thêm: Các báo cáo thuế phải nộp doanh nghiệp cần biết

3. Những điều cần lưu ý khi tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Khi thực hiện tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người dùng cần nhập chính xác thông tin theo yêu cầu của hệ thống và sử dụng kênh tra cứu chính thức. Trường hợp không tìm thấy hóa đơn, cần kiểm tra lại thông tin, thời điểm lập và tình trạng truyền dữ liệu trước khi xác minh với người bán.

Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu kết quả tra cứu với hóa đơn điện tử, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ giao dịch thực tế. Kết quả tra cứu không thay thế hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan trong hồ sơ kế toán. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên liên hệ người bán để xác minh và thực hiện xử lý hóa đơn theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Xem thêm: Các trường hợp không phải kê khai tính nộp thuế GTGT theo quy định

4. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể tra cứu ở đâu?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể được tra cứu thông qua hệ thống thông tin hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp. Người dùng thực hiện theo chức năng tra cứu và các thông tin xác thực mà hệ thống yêu cầu. Khi tra cứu, nên đối chiếu kết quả với hóa đơn điện tử đã nhận và hồ sơ giao dịch để bảo đảm thông tin thống nhất.

Kết quả tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế có giá trị pháp lý không?

Kết quả tra cứu là thông tin điện tử giúp kiểm tra và đối chiếu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế, nhưng không phải căn cứ duy nhất để đánh giá toàn bộ tính hợp pháp của giao dịch. Khi sử dụng hóa đơn phục vụ kê khai thuế, doanh nghiệp còn phải xem xét nội dung hóa đơn, giao dịch thực tế, chứng từ thanh toán và các điều kiện thuế liên quan.

Có mất phí khi thực hiện tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế không?

Việc tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống do cơ quan thuế cung cấp được thực hiện theo cơ chế của hệ thống và không mặc định phát sinh một khoản phí tra cứu riêng. Người dùng cần truy cập đúng hệ thống chính thức để thực hiện tra cứu. Trường hợp sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ thương mại của bên thứ ba, chi phí nếu phát sinh là khoản phí của dịch vụ đó.

Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế là bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay để được tư vấn tận tình.