Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp người nộp thuế kiểm soát chính xác số thuế đã bị khấu trừ, hỗ trợ quyết toán thuế nhanh chóng và tránh các sai sót không đáng có. Thủ tục này ngày càng được nhiều cá nhân quan tâm vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi tài chính của họ. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu rõ hơn về cách thực hiện.

1. Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Người nộp thuế có thể kiểm tra thông tin chứng từ khấu trừ thuế TNCN được tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập lập và giao khi thực hiện khấu trừ thuế. Theo Điều 22 và khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế và phải thể hiện các thông tin như tên, mã số thuế của đơn vị chi trả; thông tin cá nhân nhận thu nhập; khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập và số thuế đã khấu trừ.

Đối với chứng từ điện tử, người nộp thuế có thể sử dụng các phương thức điện tử được cơ quan thuế cung cấp để kiểm tra thông tin. Khi thực hiện tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân nên đối chiếu số chứng từ, đơn vị chi trả, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ với thông tin thực tế để kịp thời phát hiện sai lệch.

2. Quy trình tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cá nhân

Người nộp thuế chuẩn bị tài khoản giao dịch thuế điện tử và các thông tin liên quan đến khoản thu nhập bị khấu trừ. Cá nhân cũng nên có thông tin về đơn vị chi trả, thời gian phát sinh thu nhập và số thuế đã bị khấu trừ để thuận tiện đối chiếu.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử

Người nộp thuế đăng nhập hệ thống hoặc ứng dụng thuế điện tử dành cho cá nhân do cơ quan thuế cung cấp. Trên eTax Mobile, chức năng tra cứu chứng từ hiện được thực hiện tại mục Nộp thuế → Tra cứu chứng từ, sau đó nhập các điều kiện tìm kiếm như mã tham chiếu và khoảng thời gian cần tra cứu.

Bước 3: Kiểm tra thông tin chứng từ khấu trừ

Sau khi nhập điều kiện tra cứu, người dùng kiểm tra kết quả được hệ thống hiển thị và đối chiếu với chứng từ do đơn vị chi trả cung cấp. Các thông tin cần kiểm tra gồm đơn vị chi trả, khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập và số thuế đã khấu trừ theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 4: Lưu trữ và xử lý khi có sai lệch

Nếu thông tin tra cứu không khớp với chứng từ hoặc số liệu thực tế, người nộp thuế cần liên hệ với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập để kiểm tra và xử lý. Trường hợp chứng từ điện tử đã lập có sai sót, việc xử lý được thực hiện theo Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC tùy theo nội dung sai sót trên chứng từ.

Xem thêm: Quy định về mức giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân

3. Các lưu ý quan trọng khi thực hiện tra cứu

Người nộp thuế nên kiểm tra chứng từ sau khi phát sinh việc khấu trừ thuế để đối chiếu với thông tin do đơn vị chi trả cung cấp. Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người nộp thuế tại thời điểm khấu trừ thuế, trừ các trường hợp được quy định riêng.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, chứng từ được lập cho từng lần khấu trừ hoặc có thể lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trường hợp chưa tìm thấy chứng từ trên hệ thống, người nộp thuế nên kiểm tra lại thông tin tra cứu và liên hệ đơn vị chi trả để xác nhận việc lập, giao chứng từ. Cá nhân cũng nên lưu giữ chứng từ điện tử hoặc bản thể hiện chứng từ để thuận tiện đối chiếu khi thực hiện quyết toán thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân Grab

4. Lợi ích khi thực hiện tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng cách

Thực hiện tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp cá nhân kiểm soát thông tin về thu nhập và số thuế đã được khấu trừ tại nguồn. Đây là cơ sở để người nộp thuế đối chiếu số liệu khi quyết toán, đặc biệt trong trường hợp có thu nhập từ nhiều đơn vị chi trả.

Việc kiểm tra sớm cũng giúp phát hiện sai thông tin về khoản thu nhập hoặc số thuế đã khấu trừ để liên hệ với đơn vị chi trả xử lý. Nội dung chứng từ được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó có thông tin về khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ.

Ngoài ra, Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn việc đăng ký, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử, trong đó tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC trước khi sử dụng.

5. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để lấy lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị mất?

Người nộp thuế nên liên hệ với tổ chức, cá nhân đã chi trả thu nhập và khấu trừ thuế để được cung cấp lại thông tin hoặc chứng từ phù hợp. Trường hợp chứng từ được lập dưới dạng điện tử, cá nhân có thể sử dụng dữ liệu chứng từ điện tử do đơn vị chi trả cung cấp để lưu trữ và phục vụ việc quyết toán thuế.

Có thể tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua ứng dụng di động không?

Người nộp thuế có thể sử dụng eTax Mobile để thực hiện các chức năng tra cứu chứng từ được hệ thống cung cấp. Theo hướng dẫn sử dụng eTax Mobile, người dùng vào Nộp thuế → Tra cứu chứng từ, nhập mã tham chiếu hoặc khoảng thời gian cần tra cứu và thực hiện tìm kiếm.

Thời hạn tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bao lâu?

Pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn riêng mà cá nhân chỉ được tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một khoảng thời gian nhất định. Người nộp thuế nên lưu giữ chứng từ và dữ liệu liên quan để phục vụ đối chiếu, quyết toán thuế và giải trình khi cần thiết.

Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mỗi cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.