Thừa lệnh là khái niệm then chốt giúp duy trì hoạt động liên tục của cơ quan nhà nước khi người có thẩm quyền vắng mặt. Việc nắm rõ quy định về thừa lệnh hỗ trợ các tổ chức thực hiện đúng thẩm quyền ký văn bản, tránh sai sót pháp lý. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Thừa lệnh là gì? Tìm hiểu chi tiết

Thừa lệnh là việc người được ủy quyền ký thay văn bản thay mặt người có thẩm quyền theo quy định. Theo Hiến pháp 2013, tổ chức bộ máy nhà nước được xây dựng trên nguyên tắc phân công, phân cấp rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả điều hành. Khi người đứng đầu cơ quan vắng mặt, việc ký thừa lệnh giúp công việc không bị gián đoạn.

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, chủ tịch ủy ban nhân dân các cấp có quyền ủy quyền cho cấp phó ký thay trong một số trường hợp cụ thể. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trong đó phần ký thừa lệnh phải ghi đúng cụm từ “THỪA LỆNH” kèm chức vụ và họ tên người ký.

2. Đặc điểm pháp lý của thừa lệnh

Thừa lệnh mang tính chất tạm thời và chỉ áp dụng khi người có thẩm quyền chính thức vắng mặt vì lý do chính đáng. Đặc điểm nổi bật là người ký thừa lệnh không được vượt quá phạm vi ủy quyền đã được giao. Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc quyết định nội bộ của cơ quan.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu phần ký thừa lệnh phải đặt đúng vị trí, font chữ và cỡ chữ quy định để đảm bảo tính thống nhất của văn bản hành chính. Ngoài ra, thừa lệnh chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc thuộc thẩm quyền của người ủy quyền, không được mở rộng sang các lĩnh vực khác.

3. Phạm vi áp dụng thừa lệnh tại cơ quan nhà nước

Thừa lệnh thường được áp dụng tại các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp trung ương đến địa phương khi người đứng đầu đi công tác, nghỉ phép hoặc vắng mặt đột xuất. Theo Hiến pháp 2013, nguyên tắc tổ chức quyền lực nhà nước đòi hỏi hoạt động điều hành phải liên tục.

Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 quy định rõ trường hợp chủ tịch ủy ban nhân dân ủy quyền cho phó chủ tịch ký thay. Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể cách ghi nhận nội dung ủy quyền trong văn bản để đảm bảo tính pháp lý. Phạm vi áp dụng còn bao gồm cả các đơn vị sự nghiệp công lập khi thực hiện chức năng quản lý nhà nước.

Xem thêm tại đây: Ký thay và thừa lệnh khác nhau như thế nào? Cách ghi KT., TL. đúng quy định

4. Lưu ý khi thực hiện thừa lệnh trong thực tiễn

Khi thực hiện thừa lệnh, cơ quan cần kiểm tra kỹ quyết định ủy quyền và phạm vi công việc được giao. Văn bản ký thừa lệnh phải ghi rõ ngày tháng, chức vụ và họ tên người ký đúng quy cách. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phần “THỪA LỆNH” phải được trình bày ngay dưới dòng chữ ký của người có thẩm quyền.

Cán bộ thực hiện cần lưu trữ bản sao quyết định ủy quyền kèm văn bản gốc để phục vụ công tác kiểm tra sau này. Việc tuân thủ các lưu ý này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo văn bản được công nhận hợp lệ. Đồng thời, cơ quan nên định kỳ rà soát các trường hợp ủy quyền để cập nhật kịp thời khi có thay đổi nhân sự.

5. Câu hỏi thường gặp

Thừa lệnh có thể áp dụng cho văn bản nào?

Thừa lệnh được áp dụng cho các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền khi người này vắng mặt. Phạm vi áp dụng được quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 và phải tuân thủ thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Người ký thừa lệnh có được ủy quyền tiếp không?

Người ký thừa lệnh chỉ được thực hiện trong phạm vi được ủy quyền và không được ủy quyền tiếp cho người khác trừ khi có quy định riêng.

Thừa lệnh có cần quyết định bằng văn bản không?

Việc ủy quyền thực hiện thừa lệnh nên được thể hiện bằng văn bản hoặc quyết định nội bộ để làm căn cứ pháp lý.

Thừa lệnh đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động hành chính liên tục. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.