Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đóng vai trò then chốt trong việc kết thúc quan hệ lao động một cách hợp pháp, giúp doanh nghiệp và người lao động tránh các tranh chấp không đáng có. Tài liệu này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi các bên liên quan. Trong bối cảnh lao động ngày càng phức tạp, việc nắm rõ mẫu và thủ tục trở nên thiết yếu. Cùng ACC Hà Nội khám phá chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Các trường hợp áp dụng thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Trong quan hệ lao động, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động được sử dụng khi một bên muốn kết thúc hợp đồng trước thời hạn hoặc theo thỏa thuận. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng do người sử dụng lao động vi phạm nghĩa vụ, như không trả đủ lương hoặc tạo môi trường làm việc không an toàn.
• Người sử dụng lao động chấm dứt do người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật lao động nghiêm trọng, hoặc do thay đổi cơ cấu tổ chức.
• Chấm dứt theo thỏa thuận giữa hai bên, thường xảy ra khi cả hai đồng ý về thời điểm và điều kiện kết thúc.
• Các trường hợp đặc biệt như người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, ốm đau kéo dài không thể làm việc, hoặc doanh nghiệp giải thể.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP bổ sung chi tiết về điều kiện lao động, nhấn mạnh rằng thông báo chấm dứt hợp đồng lao động phải được gửi trước thời hạn quy định, thường từ 30 đến 45 ngày tùy loại hợp đồng, trừ trường hợp khẩn cấp. Việc áp dụng đúng giúp tránh kiện tụng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp sau này.

2. Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động mới nhất

Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động mới nhất được cập nhật phù hợp với Bộ luật Lao động 2019, đảm bảo tính pháp lý và dễ sử dụng cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân. Biểu mẫu này bao gồm các thông tin cơ bản như lý do chấm dứt, thời hạn thông báo và cam kết thanh toán quyền lợi. Sử dụng mẫu chuẩn giúp quá trình diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu sai sót.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Công văn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh

3. Thủ tục thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động

Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp pháp, dựa trên quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1: Xác định lý do và thời hạn thông báo

Xác định rõ lý do chấm dứt theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, chẳng hạn như thỏa thuận hoặc đơn phương. Thời hạn thông báo phải tuân thủ quy định, ví dụ 45 ngày cho hợp đồng không xác định thời hạn, và gửi bằng văn bản đến bên kia. Việc này giúp cả hai bên chuẩn bị, tránh tranh chấp về quyền lợi như trợ cấp thôi việc. Nếu lý do liên quan đến kỷ luật, cần có biên bản xác nhận từ công đoàn theo Luật Công đoàn 2024.

Bước 2: Soạn thảo và gửi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Sử dụng mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn, ghi rõ thông tin cá nhân, số hợp đồng, lý do và ngày hiệu lực. Gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện có xác nhận, đồng thời thông báo cho công đoàn cơ sở nếu áp dụng. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thông báo phải được lưu trữ để làm cơ sở giải quyết khiếu nại sau này.

Bước 3: Thanh toán quyền lợi và bàn giao công việc

Sau khi nhận thông báo, người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp thôi việc (ít nhất 1/2 tháng lương cho mỗi năm làm việc theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019) và các khoản khác trong vòng 14 ngày. Người lao động bàn giao tài sản, hồ sơ công việc cho bộ phận nhân sự. Nếu có tranh chấp, hòa giải tại chỗ theo Luật Công đoàn 2024 trước khi đưa ra tòa.

Bước 4: Nộp hồ sơ chấm dứt cho cơ quan quản lý lao động

Nếu chấm dứt hàng loạt hoặc liên quan đến tranh chấp tập thể, nộp hồ sơ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký. Hồ sơ bao gồm thông báo chấm dứt và biên bản thanh toán. Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5-7 ngày làm việc, theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, để xác nhận tính hợp pháp.

Xem thêm: Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đúng thể thức

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Khi áp dụng thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, cần chú ý đến các yếu tố pháp lý để tránh rủi ro. Đầu tiên, đảm bảo lý do chấm dứt không mang tính phân biệt đối xử, như dựa trên giới tính hoặc dân tộc, vi phạm nguyên tắc bình đẳng tại Bộ luật Lao động 2019. Thứ hai, nếu người lao động là thành viên công đoàn, phải tham khảo ý kiến tổ chức này theo Luật Công đoàn 2024 trước khi quyết định.

Ngoài ra, trong trường hợp chấm dứt do thay đổi công nghệ hoặc cơ cấu, doanh nghiệp phải ưu tiên đào tạo lại hoặc hỗ trợ tìm việc mới theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đối với lao động nữ mang thai hoặc nuôi con nhỏ, cấm chấm dứt trừ trường hợp đặc biệt, nhằm bảo vệ quyền lợi nhóm yếu thế.

Cuối cùng, lưu giữ đầy đủ tài liệu liên quan ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra hoặc kiện tụng. Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính (từ 5-20 triệu đồng theo quy định) mà còn xây dựng uy tín trong quản lý nhân sự. Nếu gặp khó khăn, tham khảo ý kiến chuyên gia để tùy chỉnh phù hợp với tình huống cụ thể.

Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động là bước quan trọng để kết thúc quan hệ lao động một cách chuyên nghiệp và hợp pháp. Việc nắm vững quy định giúp bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo mẫu hoặc tư vấn thủ tục, hãy liên hệ ACC Hà Nội để nhận dịch vụ chuyên sâu từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.