Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi tên, việc thông báo và cập nhật thông tin mới đến cơ quan Bảo hiểm xã hội là một trong những thủ tục quan trọng không thể bỏ qua. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết hơn về Thủ tục thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội. 

1. Thay đổi tên công ty là gì? 

Thay đổi tên công ty là quá trình điều chỉnh, sửa đổi tên gọi của một công ty đã đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước. Đây là một thủ tục pháp lý cho phép công ty thay đổi tên gọi của mình để phản ánh sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh, hình ảnh thương hiệu, hoặc bất kỳ lý do nào khác mà công ty mong muốn.

Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) và cập nhật thông tin mới trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép kinh doanh).

>>> Mời bạn tham khảo thêm về: Thủ tục thay đổi tên công ty 

2. Thủ tục thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội 

Khi doanh nghiệp thay đổi tên, điều quan trọng là phải thực hiện cập nhật thông tin này đến cơ quan bảo hiểm xã hội để bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Thủ tục này được quy định rõ tại Điều 23 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, cùng với Khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 như sau: 

2.1 Chuẩn bị hồ sơ 

Để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội thì cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đã được đề cập bên dưới. Có 2 phương thức nộp hồ sơ: 

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty tham gia.
• Nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến (nếu cơ quan BHXH có cung cấp dịch vụ này tại địa phương).

2.2 Hồ sơ nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội

Sau khi chuẩn bị đủ các mẫu tờ khai, doanh nghiệp cần nộp một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đã đăng ký tham gia bảo hiểm. Hồ sơ này bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, để cơ quan bảo hiểm xã hội cập nhật tên công ty mới vào hồ sơ bảo hiểm.

Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng thông tin của công ty được điều chỉnh và cập nhật chính xác trong hệ thống bảo hiểm xã hội.

2.3 Quy định về mẫu tờ khai

Theo Khoản 3 Điều 4 Quyết định 490/QĐ-BHXH, mẫu TK3-TS đã được sửa đổi để phù hợp với quy trình mới. Do đó, khi thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo sử dụng mẫu tờ khai mới này, có thể lấy từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc từ các kênh trực tuyến của BHXH.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội 

Để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) cho doanh nghiệp và người lao động, các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các mẫu tờ khai và các giấy tờ liên quan. Cụ thể như sau:

3.1 Đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS):

• Mẫu này được sử dụng để điều chỉnh thông tin bảo hiểm của người lao động khi có sự thay đổi liên quan đến doanh nghiệp, trong trường hợp này là khi thay đổi tên công ty.
• Người lao động cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và thông tin thay đổi (ví dụ: tên công ty mới) trong mẫu tờ khai này.

Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có):

• Nếu người lao động có quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (ví dụ: tham gia BHYT theo diện hộ gia đình hoặc diện khác), cần bổ sung các giấy tờ chứng minh theo Phụ lục 03 của Quyết định 595/QĐ-BHXH. Các giấy tờ này có thể bao gồm thẻ BHYT hoặc các tài liệu chứng minh quyền lợi BHYT đặc biệt.

3.2 Đối với doanh nghiệp

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS):

• Doanh nghiệp cần điền thông tin về sự thay đổi tên công ty (thông tin cần điều chỉnh) vào mẫu tờ khai này và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Mẫu TK3-TS là mẫu dùng để điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội cho đơn vị sử dụng lao động, bao gồm các thông tin như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và thông tin khác.

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS):

• Đây là danh sách chi tiết của tất cả người lao động trong công ty, bao gồm thông tin về chế độ bảo hiểm mà họ tham gia (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN).
• Mẫu D02-TS phải được điền đầy đủ thông tin của các lao động, bao gồm số sổ BHXH của người lao động, mã số thuế, chế độ bảo hiểm, mức đóng và các thông tin liên quan.

>>> Mời bạn tham khảo thêm về: Thủ tục đăng kí bổ sung ngành nghề kinh doanh qua mạng mới nhất

4. Mẫu tờ khai thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội 

Dưới đây là mẫu tờ khai thay đổi tên công ty gửi Bảo hiểm xã hội, theo yêu cầu của Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Mẫu công văn này được áp dụng khi doanh nghiệp thay đổi tên và cần điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên.

TỜ KHAI
ĐƠN VỊ THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: ………………………………………………………………

[01]. Tên đơn vị: ……………………………….………………………………..…………………….

[02]. Mã số đơn vị: ……………………………….……………………………………………………

[03]. Mã số thuế: ……………………………….………………………………..…………………….

[04]. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: ……………………………….…………………………………..

[05]. Địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ:……………………………….………………………………..

[06]. Loại hình đơn vị: ……………………………….………………………………………………

[07]. Số điện thoại ………………………………. [07]. Địa chỉ email ……………………………

[08]. Quyết định thành lập/Giấy phép đăng ký kinh doanh: ……………………………………

[09.1]. Số:………………………………. ; [09.2]. Nơi cấp: ………………………………………..

[10]. Phương thức đóng khác: [10.1]. 03 tháng một lần. □    [10.2]. 06 tháng một lần □

[11]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: ……………………………….…………………………………

[12]. Hồ sơ kèm theo (nếu có): ……………………………….………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………..

5. Những lưu ý khi đổi tên công ty 

Khi đặt tên doanh nghiệp, có một số lưu ý quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tên gọi hợp pháp và tránh các tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi đổi tên cho công ty:

Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó: Tên tiếng Việt và tên tiếng Anh của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của bất kỳ doanh nghiệp nào đã đăng ký trước đó trên phạm vi cả nước. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn trong giao dịch và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Tên viết tắt không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp khác: Ngoài tên đầy đủ, tên viết tắt của doanh nghiệp cũng không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Quy định này giúp đảm bảo tính độc đáo và tránh gây sự nhầm lẫn trong các giao dịch, hợp đồng hoặc văn bản pháp lý.

Doanh nghiệp có Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư không bắt buộc phải đổi tên: Các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) nếu tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký đổi tên. Tuy nhiên, để tránh vi phạm, doanh nghiệp vẫn cần thận trọng và tham khảo ý kiến của cơ quan đăng ký.

Tên doanh nghiệp không được trùng với nhãn hiệu nổi tiếng: Tên doanh nghiệp không nên trùng với nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ trước thời điểm doanh nghiệp đặt tên. Việc này không chỉ tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý liên quan đến việc xâm phạm nhãn hiệu của người khác.

6. Công bố thông tin sau khi thay đổi tên công ty 

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp, việc công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là một bước quan trọng và bắt buộc theo quy định của pháp luật. Đây là một phần trong quy trình thay đổi thông tin doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho hoạt động của doanh nghiệp.

Căn cứ theo Điều 45, Nghị định 122/2021/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm sau:

• Không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn quy định.

Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc thực hiện thay đổi thông tin khác trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, họ phải công khai thông tin về sự thay đổi đó trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ khi thay đổi tên công ty. 

>>> Mời bạn tham khảo thêm: Sau khi thay đổi tên công ty cần làm gì? 

7. Những câu hỏi thường gặp 

Doanh nghiệp có phải công khai thông tin thay đổi tên công ty với BHXH không?

Trả lời: Không. Công ty không cần phải công khai thông tin thay đổi tên trên hệ thống BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thông báo về sự thay đổi này với cơ quan BHXH và cập nhật thông tin kịp thời để tránh việc thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trong hồ sơ của người lao động.

Có cần thay đổi thông tin bảo hiểm cho từng người lao động khi công ty thay đổi tên không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin về tên công ty mới trong hồ sơ bảo hiểm của từng người lao động. Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) phải được điền đầy đủ và nộp kèm danh sách lao động tham gia bảo hiểm.

Lệ phí thay đổi thông tin tên công ty gửi BHXH là bao nhiêu?

Trả lời: Thực tế, việc thay đổi tên công ty gửi BHXH không yêu cầu lệ phí riêng biệt ngoài lệ phí đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nộp các phí liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và các thủ tục hành chính khác nếu có.

Thủ tục thay đổi tên công ty gửi bảo hiểm xã hội là một quy trình pháp lý cần thiết để duy trì tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các bước theo quy định của pháp luật để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo thông tin của doanh nghiệp cũng như quyền lợi bảo hiểm của người lao động luôn được bảo vệ. Nếu còn thắc mắc hay cần hỗ trợ đừng ngần ngại liên hệ ngay cho ACC Hà Nội để được tư vấn và giải đáp.