Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nước ngoài hiện diện tại Việt Nam, mở rộng hoạt động xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường mà không cần thành lập công ty con. Thủ tục này được quy định rõ ràng, mang lại nhiều thuận lợi cho nhà đầu tư quốc tế. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết để thực hiện đúng quy định.

1. Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tuân thủ Luật Đầu tư 2020, Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ đối tác mà không được ký kết hợp đồng thương mại hay thu lợi nhuận trực tiếp. Doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị kế hoạch hoạt động rõ ràng, chứng minh năng lực tài chính và tuân thủ điều kiện về trụ sở tại Việt Nam.

Thủ tục cấp giấy phép do cơ quan quản lý nhà nước về thương mại thực hiện trong thời hạn quy định. Việc tuân thủ đúng các bước giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động hợp pháp ngay từ đầu.

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nước ngoài phải hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký, có thời gian hoạt động tối thiểu theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Trụ sở văn phòng phải nằm tại địa điểm hợp pháp tại Việt Nam và không được sử dụng chung với tổ chức kinh tế trong nước.

Người đứng đầu văn phòng cần có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Phạm vi hoạt động phải phù hợp với ngành nghề mà doanh nghiệp nước ngoài đang kinh doanh tại nước ngoài.

Các điều kiện này đảm bảo văn phòng hoạt động minh bạch và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Xem thêm: Những khó khăn khi thành lập doanh nghiệp thường gặp

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ thành lập bao gồm đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của doanh nghiệp nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều lệ hoặc văn bản tương đương quy định về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài. Giấy tờ chứng minh trụ sở tại Việt Nam như hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ sở hữu. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng. Danh sách các hoạt động dự kiến thực hiện tại Việt Nam. Các tài liệu này phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.

Xem thêm: Đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp trên báo nào?

4. Quy trình thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp nước ngoài thu thập và hoàn thiện toàn bộ giấy tờ theo danh sách quy định, đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ thông tin về hoạt động dự kiến.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Công Thương hoặc cơ quan quản lý nhà nước về thương mại tại địa phương nơi đặt trụ sở.

Bước 3: Thẩm định và cấp giấy phép

Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ trong thời hạn theo Luật Đầu tư 2020 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy phép thành lập văn phòng đại diện được cấp.

Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ sau cấp phép

Văn phòng phải đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng và báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Giấy phép được cấp với thời hạn tối đa 05 năm theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP và có thể gia hạn trước khi hết hạn nếu doanh nghiệp nước ngoài vẫn đáp ứng điều kiện hoạt động.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng thương mại không?

Văn phòng chỉ được thực hiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ, không được ký kết hợp đồng thương mại hay thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời theo Luật Đầu tư 2020.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm những khoản nào?

Chi phí chủ yếu gồm lệ phí cấp giấy phép, chi phí dịch thuật công chứng tài liệu, thuê trụ sở và các khoản phát sinh liên quan đến thủ tục hành chính theo quy định hiện hành.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt cho doanh nghiệp nước ngoài khi tiếp cận thị trường Việt Nam. Để thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.