Trong các giao dịch kinh tế, hồ sơ thầu hay thủ tục ngân hàng, chúng ta thường xuyên bắt gặp yêu cầu cung cấp bản “sao y công ty”. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thẩm quyền của mình đến đâu: Sao y công ty là gì? Công ty có được quyền sao y bằng đại học của nhân viên không? Bản sao y đóng dấu công ty có giá trị thay thế bản gốc hay không?. Hãy cùng chuyên gia pháp lý tại ACC Hà Nội chuẩn hóa kiến thức về sao y doanh nghiệp ngay dưới đây!

1. Sao y công ty là gì?

Quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, “sao y là sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, từ văn bản giấy sang văn bản điện tử”.

Theo đó, sao y là một bản sao chứng thực từ một bản gốc hoặc bản chính của một văn bản, giấy tờ một cách đầy đủ và chính xác. Bản sao y và bản gốc có giá trị pháp lý tương đương. Trong một số trường hợp, bản sao y được sử dụng thay thế cho bản gốc.

Để đảm bảo sao y các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, báo cáo tài chính, hợp đồng kinh doanh, quyết định bổ nhiệm,… đầy đủ và chính xác. Công ty thực hiện sao y bằng cách sao chép và chứng thực các tài liệu, chứng cứ, giấy tờ liên quan đến công ty.

2. Hình thức sao y công ty

Sao y không đơn thuần chỉ là sao chép nội dung, hình thức từ văn bản giấy sang văn bản giấy. Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có quy định 03 hình thức sao y gồm:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. Hình thức này khá phổ biến vì công ty dễ dàng thực hiện bằng cách chuẩn bị giấy tờ, tài liệu gốc, công ty thực hiện sao y tài liệu, giấy tờ của mình chỉ sử dụng trong nội bộ.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. Đối với các văn bản điện tử công ty cần sao y như hợp đồng điện tử, báo cáo thuế sẽ được in ra từ bản gốc và công ty thực hiện sao y. Tài liệu này sử dụng trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty với các doanh nghiệp.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. Ngược lại với hình thức thứ hai, hình thức này mang lại lợi ích là giảm mức độ chiếm diện tích của tài liệu giấy và dễ dàng quản lý tài liệu công ty trên hệ thống điện tử. Ngoài ra có thể lưu trữ lâu dài mà không lo ngại về sự hao mòn của tài liệu giấy.

Xem thêm: Vốn điều lệ công ty là gì? Mới nhất

3. Quy định về thẩm quyền sao y

Quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, có thể chia các trường hợp sử dụng con dấu như sau:

3.1 Trường hợp dùng trong doanh nghiệp, tổ chức

Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép. Nếu Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền, con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không có giá trị pháp lý như bản chính.

3.2 Trường hợp dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước

Con dấu được sử dụng trong việc xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau; xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.

Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền gồm: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu.

Xem thêm: Công ty là gì? Mới nhất

4. Giá trị pháp lý của bản sao y đóng dấu công ty

Bản sao y đóng dấu công ty có giá trị pháp lý nội bộ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Luật Lưu trữ 2024.

Nó không thay thế hoàn toàn bản chính trong các giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba, trừ khi được chứng thực thêm. Trong hồ sơ thầu, bản sao y công ty chỉ chấp nhận cho tài liệu nội bộ như hợp đồng lao động hoặc hợp đồng tương tự; các giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh yêu cầu bản sao chứng thực nhà nước hoặc bản điện tử có mã định danh.

5. Công ty tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ được không?

Công ty tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ là không được phép. Việc sao y bản chính giấy tờ là một hành vi có giá trị pháp lý và chỉ được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Nhằm mục đích:

• Bảo vệ tính xác thực của văn bản: Việc tự ý sao y bản chính có thể dẫn đến tình trạng làm giả, gian lận giấy tờ, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan.
• Quy định của pháp luật: Pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng về việc sao y bản chính và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc này.

Những trường hợp công ty được sao y bản chính giấy tờ của mình:

• Sao y bản chính các giấy tờ do công ty tự ban hành: Công ty có thể tự sao y bản chính những giấy tờ do mình lập ra (như hợp đồng, biên bản…) và có ghi đầy đủ thông tin trong sổ gốc của công ty. Tuy nhiên, bản sao y này chỉ có giá trị nội bộ và không có giá trị pháp lý như bản chính đã được công chứng.
• Sao y bản chính các giấy tờ liên quan đến hoạt động của công ty: Trong một số trường hợp, công ty có thể yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền sao y bản chính các giấy tờ liên quan đến hoạt động của công ty để phục vụ cho công việc.

6. Hướng dẫn cách đóng dấu sao y bản chính chuẩn Nghị định 30

Để bản sao y công ty hợp lệ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, kế toán hoặc bộ phận văn thư cần thực hiện quy trình sau:

• Kiểm tra bản chính: Đối chiếu kỹ lưỡng bản sao với bản gốc để đảm bảo tính toàn vẹn.
• Đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”: Dấu này thường nằm ở góc trên bên trái hoặc phía dưới văn bản.
• Chữ ký người có thẩm quyền: Người đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu bộ phận văn thư ký tên.
• Đóng dấu tròn công ty: Dấu tròn phải đóng đè lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu giáp lai: Nếu văn bản có từ 02 tờ trở lên, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai ở giữa các trang.

Theo xu hướng 2026, doanh nghiệp có thể thực hiện sao y điện tử bằng chữ ký số trên bản quét từ bản gốc, có giá trị tương đương bản giấy và kiểm tra qua mã QR trên hệ thống quốc gia.

7. Một số tài liệu sao y của công ty hiện nay

Một số giấy tờ, tài liệu cần được công ty sao y nhằm đảm bảo tính hợp pháp khi thực hiện các giao dịch hay thủ tục hành chính như sau:

• Điều lệ công ty: Văn bản ghi rõ quy định, nguyên tắc hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty.
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật: Quyết định chính thức của công ty về việc bổ nhiệm người đại diện pháp luật của công ty.
• Báo cáo tài chính: Tài liệu tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, được chứng thực để đảm bảo tính chính xác khi nộp cho các cơ quan chức năng hoặc đối tác.
• Biên bản họp đại hội đồng cổ đông/hội đồng quản trị: Biên bản các cuộc họp quan trọng của công ty, nhất là các quyết định liên quan đến thay đổi cơ cấu, tăng vốn, hoặc các thay đổi lớn khác trong công ty.
• Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế: Các hợp đồng liên quan đến nhân sự hoặc hợp đồng kinh doanh với đối tác, khách hàng.
• Giấy ủy quyền: Các giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền cho người khác thực hiện công việc thay mặt công ty.

8. Sự khác biệt giữa sao y giấy tờ công ty và sao y giấy tờ cá nhân

9. Câu hỏi thường gặp

Công ty có được sao y Chứng minh nhân dân/CCCD của nhân viên không?

Không. Doanh nghiệp không có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ cá nhân do cơ quan nhà nước cấp. Việc đóng dấu sao y lên CCCD của nhân viên chỉ có giá trị lưu trữ hồ sơ nội bộ, không có giá trị pháp lý khi làm việc với bên thứ ba hoặc cơ quan chức năng.

Dấu “Sao y bản chính” của công ty có thời hạn bao lâu?

Pháp luật không quy định cụ thể thời hạn của bản sao y. Tuy nhiên, trong thực tế giao dịch, các đơn vị tiếp nhận (ngân hàng, chủ đầu tư) thường yêu cầu bản sao y được thực hiện trong vòng 03 hoặc 06 tháng để đảm bảo tính cập nhật của thông tin.

Thời gian sao y các giấy tờ công ty thường là bao nhiêu?

Thời gian sao y giấy tờ công ty từ 1 – 3 ngày làm việc, tùy vào khối lượng giấy tờ và tính chất phức tạp của tài liệu. Trong trường hợp khẩn cấp, một số văn phòng công chứng có thể thực hiện trong ngày hoặc thậm chí trong vài giờ, nhưng có thể kèm theo phí dịch vụ cao hơn.

Làm sao để đảm bảo tính bảo mật khi sao y các giấy tờ quan trọng của công ty?

Lựa chọn cơ quan công chứng có uy tín, Sử dụng dịch vụ từ các đơn vị pháp lý chuyên nghiệp thực hiện các biện pháp bảo mật trong quá trình sao y. Nên có người giám sát quá trình sao y để đảm bảo tài liệu được xử lý đúng cách và không bị lộ ra ngoài. Nếu tài liệu được chuyển qua email hoặc các nền tảng số để sao y, cần mã hóa tài liệu và sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu.

Chung quy, sao y công ty khá đơn giản về mặt kỹ thuật nhưng việc tìm hiểu Sao y công ty là gì? là một việc quan trọng, không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Qua bài biết, ACC Hà Nội giúp bạn đọc hiểu rõ về định nghĩa và thẩm quyền sao y công từ đó có thể duy trì các tiêu chuẩn bảo mật cao sẽ hỗ trợ công ty trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ tài sản trí tuệ, và duy trì sự tin cậy trong các giao dịch kinh doanh và hoạt động hàng ngày.