Quy định về thu hồi con dấu là một nội dung pháp lý quan trọng, đảm bảo việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức diễn ra minh bạch, đúng quy định. Để hiểu rõ hơn và được hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy cùng ACC Hà Nội tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Quy định về thu hồi con dấu

Theo Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP, việc thu hồi con dấu được thực hiện trong các trường hợp như cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản, sáp nhập, hoặc khi con dấu bị hư hỏng, mất mát. Quy định này nhằm đảm bảo con dấu cũ không bị sử dụng sai mục đích, gây ảnh hưởng đến tính pháp lý của các văn bản. Cơ quan, tổ chức phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp phép. Điều này giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng con dấu sau khi tổ chức không còn tồn tại hoặc thay đổi.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức không tự nguyện giao nộp con dấu theo quy định, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có quyền ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu, theo khoản 2, Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Quyết định này sẽ được thông báo công khai để đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn việc lạm dụng con dấu. Quy trình này thường được thực hiện bởi Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) tại Công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

Đặc biệt, Công văn 2425/BCA-C06 năm 2025 của Bộ Công an đã bổ sung hướng dẫn chi tiết về việc thu hồi con dấu trong bối cảnh sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính. Theo đó, các cơ quan, tổ chức sau khi có quyết định sáp nhập có hiệu lực phải thực hiện ngay thủ tục nộp lại con dấu cũ và đăng ký mẫu con dấu mới, đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động hành chính.

2. Quy trình thu hồi con dấu theo pháp luật hiện hành

Quy trình thu hồi con dấu được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả. Dưới đây là các bước cụ thể mà cơ quan, tổ chức cần thực hiện, dựa trên Nghị định 56/2023/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ giao nộp con dấu
Trước khi tiến hành giao nộp, cơ quan, tổ chức cần rà soát số lượng, tình trạng con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đang sử dụng. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm văn bản đề nghị giao nộp con dấu (nêu rõ lý do), quyết định của cơ quan có thẩm quyền về giải thể, sáp nhập, hoặc thay đổi tổ chức, cùng với Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và con dấu cũ. Các giấy tờ này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bị trả lại hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan công an có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) thuộc Công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan, tổ chức đã đăng ký mẫu con dấu. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng địa phương. Cơ quan công an sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy biên nhận.

Bước 3: Nhận kết quả và hủy con dấu
Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an sẽ tiến hành thu hồi và hủy con dấu theo quy định tại khoản 2, Điều 20, Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Kết quả sẽ được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bao gồm giấy chứng nhận thu hồi con dấu. Trong trường hợp con dấu bị mất, cơ quan, tổ chức cần thông báo ngay để cơ quan công an hủy giá trị sử dụng con dấu.

>> Đọc thêm: Danh sách chi nhánh ngân hàng ACB Bắc Từ Liêm

3. Các trường hợp phải thu hồi con dấu

Khi cơ quan, tổ chức giải thể hoặc phá sản, theo khoản 1, Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP, con dấu phải được giao nộp cho cơ quan công an để đảm bảo không còn giá trị sử dụng. Điều này nhằm ngăn chặn việc sử dụng con dấu sai mục đích sau khi tổ chức không còn tồn tại. Quy trình này thường đi kèm với các thủ tục giải thể doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, hoặc thay đổi tổ chức, Công văn 2425/BCA-C06 năm 2025 yêu cầu cơ quan, tổ chức phải nộp lại con dấu cũ ngay sau khi quyết định sáp nhập có hiệu lực. Đồng thời, đơn vị mới được thành lập cần đăng ký mẫu con dấu mới để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động hành chính.

Nếu con dấu bị hư hỏng, mòn, hoặc mất, cơ quan, tổ chức phải thực hiện thủ tục giao nộp hoặc thông báo để cơ quan công an hủy giá trị sử dụng, theo khoản 4, Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Trường hợp mất con dấu, doanh nghiệp cần thông báo ngay với cơ quan công an và cơ quan đăng ký kinh doanh để tránh rủi ro pháp lý.

>> Đọc thêm: Gyu Kaku Vincom Bắc Từ Liêm có gì ?

4. Câu hỏi thường gặp về quy định thu hồi con dấu

Mục này giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến quy định về thu hồi con dấu, giúp độc giả hiểu rõ hơn về quy trình và các vấn đề liên quan.

Doanh nghiệp không nộp lại con dấu có bị xử phạt không?

Theo khoản 8, Điều 6,Nghị định 56/2023/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không giao nộp con dấu theo quy định, cơ quan công an có thể ra thông báo thu hồi và xử lý vi phạm theo pháp luật. Mức xử phạt có thể được áp dụng theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý con dấu, với mức phạt lên đến 20 triệu đồng. Doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh rủi ro pháp lý.

Thời hạn nộp lại con dấu là bao lâu?

Theo khoản 2, Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP, thời hạn giao nộp con dấu được ghi rõ trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền về giải thể, sáp nhập, hoặc thay đổi tổ chức. Thông thường, thời hạn này không quá 30 ngày kể từ khi quyết định có hiệu lực. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ văn bản quyết định để đảm bảo thực hiện đúng thời hạn.

Con dấu bị mất thì phải làm gì?

Trong trường hợp mất con dấu, doanh nghiệp cần thông báo ngay với cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, theo khoản 4, Điều 18, Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới nếu cần. Điều này giúp tránh việc con dấu bị sử dụng sai mục đích.

Cơ quan nào có thẩm quyền thu hồi con dấu?

Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) thuộc Công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền thu hồi con dấu, theo Điều 12, Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Một số trường hợp đặc biệt liên quan đến cơ quan nhà nước cấp cao có thể do Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an) thực hiện.

Quy định về thu hồi con dấu là một phần không thể thiếu trong việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam. Để được hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục hoặc giải đáp các thắc mắc liên quan, hãy liên hệ ACC Hà Nội để nhận tư vấn chuyên nghiệp và nhanh chóng.

>> Đọc thêm: Danh sách địa chỉ khu vui chơi trẻ em ở Bắc Từ Liêm