Quy định về mua hóa đơn của cơ quan thuế quy định rõ ràng điều kiện, thủ tục và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi thực hiện giao dịch mua hóa đơn từ cơ quan thuế. Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh và tránh các sai phạm về thuế. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết các quy định hiện hành.

1. Quy định về mua hóa đơn của cơ quan thuế hiện nay

Pháp luật về hóa đơn, chứng từ quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn theo đúng thời điểm và hình thức áp dụng cho từng trường hợp. Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được áp dụng hình thức hóa đơn khác.

Đối với trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, việc cấp hóa đơn được thực hiện cho các đối tượng và trường hợp cụ thể theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chẳng hạn, tổ chức không kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch chịu thuế hoặc tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trong một số trường hợp đặc thù có thể thuộc diện được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Do đó, người nộp thuế không tự lựa chọn mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế thay cho hình thức hóa đơn điện tử. Cần xác định đúng đối tượng, loại giao dịch và hình thức hóa đơn được áp dụng trước khi thực hiện thủ tục.

2. Điều kiện mua hóa đơn theo quy định hiện hành

Đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn được xác định theo từng trường hợp cụ thể. Đối với hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, người đề nghị phải thuộc một trong các trường hợp được quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc có mã số thuế hoặc có nhu cầu xuất hóa đơn không đồng nghĩa với việc đương nhiên được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Người đề nghị cần có giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực tế và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để lập hóa đơn như thông tin người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch. Nội dung đề nghị cấp hóa đơn phải phù hợp với giao dịch thực tế phát sinh.

Trường hợp thuộc diện phải khai, nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn thì người đề nghị phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Sau khi đáp ứng điều kiện và hoàn tất thủ tục, cơ quan thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử theo quy định.

Xem thêm: Các đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

3. Hồ sơ và thủ tục mua hóa đơn

Hồ sơ và thủ tục được xác định căn cứ vào đối tượng, loại hóa đơn và trường hợp cấp hóa đơn. Đối với trường hợp đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, người nộp thuế thực hiện theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 1: Xác định đối tượng và loại hóa đơn

Trước tiên, người nộp thuế cần xác định mình có thuộc trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh hay không. Đồng thời, cần xác định loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh và phương pháp tính thuế.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

Người nộp thuế chuẩn bị thông tin về người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch và các nội dung cần thiết khác theo quy định. Hồ sơ phải bảo đảm thông tin thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế.

Bước 3: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Người thuộc diện được cấp hóa đơn thực hiện thủ tục theo phương thức được quy định. Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra thông tin và xử lý việc cấp hóa đơn theo trường hợp cụ thể.

Bước 4: Nhận và quản lý hóa đơn

Sau khi hoàn tất thủ tục và các nghĩa vụ liên quan, người nộp thuế nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn phải được sử dụng đúng mục đích, phản ánh đúng giao dịch và được lưu trữ theo quy định.

Xem thêm: Chi phí mua hóa đơn của cơ quan thuế là bao nhiêu?

4. Quyền và nghĩa vụ của người mua hóa đơn

Người thuộc trường hợp được cấp hóa đơn có quyền được cơ quan thuế hướng dẫn về loại hóa đơn, thủ tục và việc sử dụng hóa đơn theo quy định. Đồng thời, người đề nghị có nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác, sử dụng hóa đơn đúng mục đích và chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch được thể hiện trên hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải thực hiện việc lập, ký, gửi dữ liệu và xử lý hóa đơn có sai sót theo cơ chế áp dụng cho từng trường hợp. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.

Việc lập hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc không thực hiện đúng quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến xử lý theo pháp luật về thuế và hóa đơn, chứng từ.

5. Câu hỏi thường gặp

Quy định về mua hóa đơn của cơ quan thuế có áp dụng cho cá nhân kinh doanh không?

Có thể áp dụng đối với cá nhân kinh doanh nếu thuộc trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Tuy nhiên, không phải mọi cá nhân kinh doanh đều được cấp hóa đơn theo hình thức này mà phải căn cứ vào trường hợp cụ thể theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Thời hạn xử lý hồ sơ mua hóa đơn là bao lâu?

Thời hạn xử lý được xác định theo thủ tục và trường hợp cấp hóa đơn cụ thể. Người nộp thuế cần thực hiện đúng hồ sơ, thông tin theo hướng dẫn để cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra và xử lý.

Có thể mua hóa đơn giấy khi đã đăng ký hóa đơn điện tử không?

Không thể tự lựa chọn mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế thay cho hóa đơn điện tử chỉ vì có nhu cầu sử dụng. Trường hợp phát sinh giao dịch thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện theo hình thức hóa đơn điện tử tương ứng; hóa đơn do cơ quan thuế đặt in không còn là hình thức để doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn sử dụng theo nhu cầu thông thường.

Quy định về mua hóa đơn của cơ quan thuế là nền tảng pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả. Liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục mua hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.