Nhân viên văn thư trường học đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm hoạt động hành chính của nhà trường diễn ra trôi chảy, từ tiếp nhận, phát hành văn bản đến lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Vai trò này không chỉ hỗ trợ hiệu trưởng điều hành mà còn góp phần duy trì tính minh bạch, kỷ luật và tuân thủ pháp luật trong môi trường giáo dục. Bài viết sẽ phân tích chi tiết các nhiệm vụ, quy trình và căn cứ pháp lý liên quan, cùng ACC Hà Nội đồng hành cung cấp thông tin hữu ích cho đội ngũ đang đảm nhiệm vị trí này.

1. Công việc của nhân viên văn thư trường học

Công việc của nhân viên văn thư trường học bao gồm nhiều mảng chuyên môn liên quan trực tiếp đến quản lý văn bản và hồ sơ, đòi hỏi sự chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Những nhiệm vụ này được xác định rõ trong hệ thống pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ, đồng thời gắn liền với đặc thù của cơ sở giáo dục phổ thông.

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, công tác văn thư gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản đến và đi, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu. Tại trường học, nhân viên văn thư thường thuộc tổ văn phòng theo quy định tại Thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học. Tổ văn phòng có nhiệm vụ giúp hiệu trưởng thực hiện công tác văn thư, quản lý tài chính, tài sản, thống kê và bảo vệ, đồng thời quản lý, lưu trữ hồ sơ của trường.

Nhiệm vụ cụ thể thường bao gồm tiếp nhận và đăng ký văn bản đến, trình lãnh đạo xử lý, chuyển giao cho các bộ phận liên quan. Đối với văn bản đi, nhân viên kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định trước khi phát hành, theo dõi việc chuyển phát và lưu bản. Việc quản lý con dấu của nhà trường cũng thuộc trách nhiệm này, bảo đảm sử dụng đúng thẩm quyền và ghi sổ theo dõi đầy đủ. Ngoài ra, nhân viên còn sắp xếp, bảo quản bản lưu văn bản để phục vụ tra cứu, lập hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp lưu theo thời hạn.

Thông tư số 19/2023/TT-BGDĐT và Thông tư số 20/2023/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định vị trí việc làm và định mức số lượng người làm việc trong các cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông công lập. Vị trí văn thư thường được bố trí chung với kế toán, thủ quỹ tùy theo quy mô trường. Trường tiểu học thông thường bố trí tối đa 02 người cho các nhiệm vụ văn thư, thủ quỹ, kế toán; trường trung học cơ sở và trung học phổ thông cũng tương tự, có thể tăng lên 03 người đối với trường có quy mô lớn hoặc trường chuyên biệt. Những quy định này tạo cơ sở để xác định khối lượng công việc và trách nhiệm của vị trí.

2. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi tại trường học

Quy trình quản lý văn bản là phần cốt lõi trong công việc hàng ngày, được thực hiện theo trình tự chặt chẽ để tránh thất lạc hoặc chậm trễ. Mỗi bước đều có ý nghĩa bảo đảm tính pháp lý và hiệu quả quản lý.

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. Nhân viên nhận văn bản từ bưu điện, hệ thống điện tử hoặc trực tiếp từ các cơ quan, tổ chức gửi đến. Kiểm tra tính toàn vẹn của phong bì, dấu niêm phong nếu có, rồi cập nhật thông tin vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử. Ghi rõ số đến, ngày đến, nơi gửi, trích yếu và người nhận.

Bước 2: Phân loại và trình lãnh đạo. Văn bản được phân loại theo mức độ mật, khẩn và nội dung. Nhân viên trình hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền để xin ý kiến chỉ đạo xử lý, sau đó chuyển giao cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan kèm theo phiếu trình. Việc chuyển giao phải có ký nhận để theo dõi trách nhiệm.

Bước 3: Theo dõi xử lý và lưu trữ tạm. Nhân viên theo dõi tiến độ giải quyết, nhắc nhở nếu quá hạn. Sau khi xử lý xong, văn bản được trả lại để lưu theo quy định.

Đối với văn bản đi, quy trình bắt đầu từ khi nhận bản dự thảo đã được lãnh đạo ký. Nhân viên kiểm tra thể thức theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đóng dấu, ghi số hiệu, ngày ban hành. Sau đó thực hiện phát hành qua đường bưu điện hoặc hệ thống điện tử, cập nhật sổ theo dõi và lưu bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Toàn bộ quá trình phải tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy chế công tác văn thư do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, chẳng hạn Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 (đã được thay thế bởi văn bản mới hơn trong một số trường hợp).

3. Công tác lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu theo quy định pháp luật

Lập hồ sơ và lưu trữ là nhiệm vụ dài hạn, bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu trường học qua thời gian. Nhân viên phải thực hiện theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn chi tiết.

Hồ sơ công việc được lập ngay từ khi công việc bắt đầu, bao gồm các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết. Cuối năm hoặc khi công việc kết thúc, hồ sơ được chỉnh lý, xác định giá trị và nộp vào lưu trữ của nhà trường. Thời hạn giao nộp hồ sơ hành chính, sổ sách văn thư thường là một năm kể từ ngày công việc kết thúc theo các quy chế hiện hành.

Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, thay thế Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT. Tài liệu được phân thành nhiều nhóm, trong đó nhóm về giáo dục phổ thông bao gồm sổ đăng bộ (lưu trữ vĩnh viễn), học bạ (trả cho học sinh khi ra trường hoặc chuyển trường), hồ sơ thành lập trường (vĩnh viễn), kế hoạch nhiệm vụ năm học (thường 20 năm) và nhiều loại khác với thời hạn từ 5 năm, 10 năm đến vĩnh viễn tùy giá trị. Nhân viên căn cứ bảng thời hạn tại Phụ lục của Thông tư để phân loại và bảo quản đúng mức.

Công tác bảo quản đòi hỏi không gian khô ráo, an toàn, chống ẩm mốc, cháy nổ. Đối với tài liệu điện tử, phải bảo đảm hệ thống quản lý đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật. Khi hết thời hạn, việc tiêu hủy phải tuân thủ quy trình kiểm tra, lập biên bản và có sự tham gia của hội đồng theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.

>> Đọc thêm: Điều kiện thuyên chuyển công tác giáo viên là gì?

4. Tiêu chuẩn, chế độ và định mức đối với nhân viên văn thư trường học

Để đảm nhiệm vị trí, nhân viên cần đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ và nghiệp vụ. Theo các quy định của Bộ Nội vụ về chức danh nghề nghiệp văn thư (như Thông tư 14/2014/TT-BNV và các văn bản sửa đổi, bổ sung), người làm công tác văn thư viên cần có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ hoặc chuyên ngành khác kèm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ, chứng chỉ quản lý nhà nước và ngoại ngữ theo khung năng lực quy định.

Về chế độ làm việc, áp dụng Bộ luật Lao động 2019 với thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Định mức số lượng người làm việc được quy định rõ tại Thông tư 19/2023/TT-BGDĐT và 20/2023/TT-BGDĐT như đã nêu, tùy cấp học và quy mô. Lương xếp theo ngạch viên chức hành chính hoặc chuyên môn dùng chung, hệ số khởi điểm thường từ mức tương ứng ngạch trung cấp hoặc cao hơn tùy trình độ và thâm niên.

Trong một số trường hợp, giáo viên có thể kiêm nhiệm công tác văn thư và được giảm định mức tiết dạy theo quy định tại các thông tư về chế độ làm việc của giáo viên. Việc này giúp nhà trường linh hoạt khi chưa bố trí được biên chế chuyên trách.

5. Câu hỏi thường gặp

Nhân viên văn thư trường học có phải là viên chức không?

Theo Luật Viên chức 2025, viên chức là người làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc. Trường học công lập thuộc đơn vị sự nghiệp công lập, do đó nhân viên văn thư thường là viên chức hoặc người lao động hợp đồng tùy hình thức tuyển dụng. Họ được hưởng các chế độ theo quy định về viên chức hoặc lao động tương ứng, bao gồm bảo hiểm xã hội, nâng bậc lương theo thâm niên và đánh giá hàng năm.

Thời hạn lưu trữ sổ đăng bộ và học bạ học sinh là bao lâu?

Theo Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT, sổ đăng bộ thuộc nhóm tài liệu giáo dục phổ thông được lưu trữ vĩnh viễn vì có giá trị lịch sử và pháp lý lâu dài. Học bạ được trả cho học sinh khi ra trường hoặc chuyển trường, không lưu trữ lâu dài tại nhà trường trừ trường hợp đặc biệt. Việc này bảo đảm quyền lợi của học sinh đồng thời giảm tải cho kho lưu trữ của trường.

Giáo viên kiêm nhiệm văn thư được giảm bao nhiêu tiết dạy?

Theo các quy định tại Thông tư về chế độ làm việc của giáo viên (như Thông tư 28/2009/TT-BGDĐT và các văn bản liên quan còn hiệu lực), giáo viên kiêm nhiệm công tác văn thư có thể được hiệu trưởng quyết định giảm định mức tiết dạy từ 2 đến 3 tiết mỗi tuần tùy khối lượng công việc thực tế. Việc giảm tiết phải được ghi rõ trong quyết định phân công và phù hợp với điều kiện của nhà trường.

Nhân viên văn thư trường học giữ vị trí quan trọng trong việc duy trì trật tự hành chính và bảo toàn giá trị tài liệu của nhà trường theo đúng hệ thống pháp luật hiện hành. Việc nắm vững nhiệm vụ, quy trình và thời hạn lưu trữ giúp nâng cao hiệu quả công việc, góp phần xây dựng môi trường giáo dục chuyên nghiệp và minh bạch. Để được tư vấn chi tiết hơn về các vấn đề pháp lý liên quan đến vị trí này, liên hệ ACC Hà Nội để nhận hỗ trợ chuyên sâu và cập nhật thông tin mới nhất.