Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là thủ tục thiết yếu giúp tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập tuân thủ đúng quy định pháp luật khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, đồng thời hỗ trợ cá nhân hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế. Việc thực hiện đúng giúp tránh rủi ro xử phạt, đảm bảo quyền lợi hoàn thuế và tạo sự minh bạch trong quản lý thuế. Trong bối cảnh hiện nay, việc nắm rõ quy trình mua và sử dụng càng trở nên cấp thiết, cùng ACC Hà Nội.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và vì sao cần mua?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho người bị khấu trừ thuế, ghi nhận số thuế đã khấu trừ trong kỳ. Đây là căn cứ quan trọng để cá nhân chứng minh số thuế đã nộp khi quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế hoặc xin hoàn thuế nộp thừa. Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc chuyển sang hình thức điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Doanh nghiệp không còn mua chứng từ giấy tại cơ quan thuế như trước mà phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy thác.

Việc “mua” thực chất là lựa chọn gói dịch vụ phần mềm, đăng ký mẫu và số lượng chứng từ điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp lập, ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và cấp cho người lao động một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời giảm thiểu sai sót so với hình thức giấy trước đây.

Nội dung bắt buộc trên chứng từ theo điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu (03/TNCN),
• Ký hiệu và số thứ tự chứng từ;
• Thông tin tổ chức chi trả (tên, địa chỉ, mã số thuế);
• Thông tin cá nhân nhận thu nhập (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân);
• Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản bảo hiểm bắt buộc, từ thiện; số thuế đã khấu trừ; ngày lập và chữ ký số của người trả thu nhập.

Việc tuân thủ đầy đủ nội dung này đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý khi sử dụng trong hồ sơ quyết toán theo điểm 9.2 Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

2. Hướng dẫn mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để thực hiện mua và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng quy định hiện hành, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình từ lựa chọn nhà cung cấp đến đăng ký với cơ quan thuế. Dưới đây là các bước chi tiết dựa trên Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phần mềm uy tín.

Doanh nghiệp cần tìm các đơn vị được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp phần mềm hóa đơn và chứng từ điện tử, chẳng hạn các nhà cung cấp phổ biến hiện nay. Khi lựa chọn, cần kiểm tra khả năng đáp ứng mẫu số 03/TNCN, hỗ trợ ký số, truyền dữ liệu trực tiếp đến cổng thông tin thuế và xử lý sai sót. Việc chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp (số lượng chứng từ dự kiến sử dụng trong năm) giúp tối ưu chi phí và tránh gián đoạn hoạt động.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký dịch vụ.

Hồ sơ thường gồm bản scan Giấy phép đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020, bản scan CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền, cùng thông tin liên hệ và nhu cầu sử dụng. Một số nhà cung cấp yêu cầu thêm đơn đề nghị theo mẫu riêng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính hợp lệ của giấy tờ để quá trình ký hợp đồng diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Ký hợp đồng và kích hoạt phần mềm.

Sau khi cung cấp hồ sơ, nhà cung cấp sẽ tiến hành ký hợp đồng, hướng dẫn cài đặt phần mềm hoặc truy cập hệ thống trực tuyến. Doanh nghiệp cần thiết lập mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 03/TNCN), tạo ký hiệu chứng từ theo quy định (thường gồm các ký tự thể hiện năm và hình thức điện tử), rồi chuyển trạng thái mẫu sang “Sử dụng”. Bước này đảm bảo chứng từ được lập đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Bước 4: Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nộp thông báo đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua hệ thống nhà cung cấp. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và cấp chứng từ. Trường hợp sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp, dữ liệu sẽ được truyền tự động, giúp tiết kiệm thời gian so với hình thức cũ.

Bước 5: Lập, cấp và quản lý chứng từ trong quá trình sử dụng.

Khi khấu trừ thuế, tổ chức phải lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ký số và giao cho cá nhân bị khấu trừ. Đối với lao động hợp đồng từ 03 tháng trở lên, chỉ cấp một chứng từ trong năm nếu cá nhân không ủy quyền quyết toán. Với lao động thời vụ hoặc dưới 03 tháng, có thể cấp theo từng lần hoặc gộp cuối năm theo yêu cầu.

Toàn bộ quy trình trên phải tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn khai quyết toán và trách nhiệm của tổ chức khấu trừ. Việc thực hiện đúng giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ.

Xem thêm: Có bắt buộc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không?

3. Lưu ý quan trọng khi mua và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi thực hiện mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả. Trước hết, phải ngừng hoàn toàn việc sử dụng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử theo quy định cũ kể từ ngày 01/6/2025 theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Mọi chứng từ đã lập trước thời điểm này vẫn có giá trị nhưng dữ liệu mới phải theo chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thứ hai, trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập thì không cần cấp chứng từ, theo Công văn 1992/CT-CS ngày 24/6/2025 của Cục Thuế. Nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu ngành thuế để xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ.

Thứ ba, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có hỗ trợ tra cứu chứng từ trực tuyến và tích hợp với phần mềm kế toán để giảm thiểu sai sót khi lập. Việc theo dõi số lượng chứng từ đã sử dụng và báo cáo định kỳ (nếu được yêu cầu) cũng rất cần thiết. Cuối cùng, luôn cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế để điều chỉnh kịp thời quy trình nội bộ.

Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài được tính như thế nào?

4. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ nhà cung cấp bên ngoài không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Một số đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô nhỏ có thể đăng ký miễn phí qua hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ của tổ chức cung cấp phần mềm để thuận tiện lập, ký số và truyền dữ liệu. Việc chọn nhà cung cấp uy tín giúp đảm bảo tuân thủ định dạng chuẩn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Thời điểm nào doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức phải lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và giao cho người bị khấu trừ. Chứng từ điện tử phải được ký số ngay khi lập để có giá trị pháp lý. Việc chậm trễ có thể dẫn đến rủi ro khi cá nhân yêu cầu chứng từ để quyết toán.

Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế có được cấp chứng từ khấu trừ không?

Không. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thì tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân. Quy định này được nêu tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và được tiếp tục hướng dẫn tại Công văn 1992/CT-CS ngày 24/6/2025 của Cục Thuế. Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trường hợp cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, chứng từ khấu trừ thuế có thể được sử dụng để chứng minh số thuế TNCN đã bị khấu trừ trong năm. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt, chẳng hạn tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể căn cứ dữ liệu của ngành thuế để xử lý mà không bắt buộc cá nhân phải có chứng từ khấu trừ.

Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ người lao động bảo vệ quyền lợi thuế của mình. Để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký và sử dụng chứng từ điện tử một cách nhanh chóng, chính xác, liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.