Thanh lý tài sản cố định là một quy trình nghiệp vụ quan trọng nhưng thường gây lúng túng cho kế toán về mặt hồ sơ pháp lý. Một sai sót nhỏ trong Quyết định thanh lý TSCĐ có thể dẫn đến việc cơ quan thuế loại trừ các khoản chi phí liên quan hoặc gây rủi ro khi thanh tra. Bài viết này ACC Hà Nội sẽ cung cấp cho bạn mẫu quyết định thanh lý TSCĐ chuẩn nhất cùng quy trình thực hiện tinh gọn, đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

1. Quyết định thanh lý tài sản cố định là gì?

Quyết định thanh lý tài sản cố định là văn bản pháp lý xác nhận việc doanh nghiệp loại bỏ tài sản không còn sử dụng được. Tài sản cố định bao gồm máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, hoặc bất động sản không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, văn bản này cần được lập bởi người có thẩm quyền, thường là giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Quyết định này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quản lý tài sản.

• Việc thanh lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp loại bỏ những tài sản hư hỏng, lạc hậu hoặc không còn giá trị sử dụng, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí bảo trì. Quyết định thanh lý là bước đầu tiên trong quy trình thanh lý, tạo cơ sở pháp lý cho các bước tiếp theo như thẩm định giá trị hoặc bán tài sản.
• Quyết định thanh lý cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, đặc biệt là Luật Kế toán 2015, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Văn bản này không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận việc loại bỏ tài sản mà còn là căn cứ để điều chỉnh sổ sách kế toán, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.
• Một mẫu quyết định thanh lý TSCĐ được soạn thảo đúng chuẩn sẽ bao gồm các thông tin như danh mục tài sản, lý do thanh lý, phương thức thanh lý, và chữ ký của người có thẩm quyền. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

2. Khi nào doanh nghiệp cần ban hành quyết định thanh lý TSCĐ?

Doanh nghiệp cần ban hành quyết định thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) khi tài sản không còn đáp ứng điều kiện tiếp tục sử dụng hoặc không còn mang lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kế toán, hạch toán giảm tài sản và xử lý nghĩa vụ thuế liên quan theo đúng quy định pháp luật.

Thông thường, quyết định thanh lý TSCĐ được ban hành trong các trường hợp sau:

• Tài sản bị hư hỏng nặng, xuống cấp hoặc không thể sửa chữa để tiếp tục sử dụng
• Tài sản đã hết thời gian sử dụng theo khung khấu hao hoặc đã khấu hao hết giá trị
• Máy móc, thiết bị lạc hậu, không còn phù hợp với công nghệ hoặc mô hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, thu hẹp quy mô hoặc chuyển đổi ngành nghề dẫn đến tài sản không còn nhu cầu sử dụng
• Tài sản bị mất, hư hại do thiên tai, cháy nổ hoặc các sự kiện bất khả kháng khác
• Thanh lý để bán, nhượng lại hoặc loại bỏ tài sản không còn hiệu quả sử dụng nhằm tối ưu chi phí quản lý

Theo Luật Kế toán 2015 và các quy định hướng dẫn hiện hành về quản lý, sử dụng tài sản cố định, việc thanh lý phải được lập thành quyết định bằng văn bản và có đầy đủ hồ sơ kèm theo như biên bản kiểm kê, đánh giá hiện trạng tài sản, biên bản họp hoặc đề xuất thanh lý.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng thời điểm ban hành quyết định thanh lý có ảnh hưởng trực tiếp đến việc trích khấu hao tài sản cố định. Theo hướng dẫn kế toán và quy định cập nhật về quản lý tài sản, việc trích khấu hao phải dừng từ thời điểm tài sản chính thức được phê duyệt thanh lý. Nếu doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận khấu hao sau thời điểm này có thể dẫn đến:

• Sai lệch chi phí kế toán và báo cáo tài chính
• Ghi nhận chi phí khấu hao không hợp lệ khi quyết toán thuế
• Phát sinh rủi ro bị cơ quan thuế truy thu hoặc loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế

Ngoài ra, đối với các tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn còn treo trên sổ sách kế toán, doanh nghiệp nên thực hiện thanh lý hoặc xử lý giảm tài sản để phản ánh đúng tình hình tài sản hiện có. Điều này giúp hệ thống sổ sách kế toán minh bạch hơn và thuận lợi khi kiểm toán, quyết toán thuế hoặc đối chiếu tài sản nội bộ.

Trong thực tế, quyết định thanh lý TSCĐ còn là căn cứ pháp lý quan trọng để:

• Hạch toán giảm nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản
• Xuất hóa đơn bán thanh lý tài sản nếu có phát sinh chuyển nhượng
• Ghi nhận doanh thu, chi phí liên quan đến thanh lý
• Giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán về biến động tài sản cố định của doanh nghiệp

Vì vậy, doanh nghiệp cần ban hành quyết định thanh lý đúng thời điểm, đúng quy trình và lưu trữ đầy đủ hồ sơ để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong công tác kế toán và quản lý tài sản.

Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập hội đồng ATVSLĐ mới nhất

3. Mẫu quyết định thanh lý TSCĐ

Mẫu quyết định thanh lý TSCĐ mới nhất được lập với các nội dung sau, tuân thủ Luật Kế toán 2015 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Cổ phiếu có phải là tài sản không? Giải đáp

4. Nội dung mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định mới nhất

Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định cần được soạn thảo theo đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý. Mẫu quyết định bắt đầu với quốc hiệu, tiêu ngữ, và thông tin công ty như tên, địa chỉ, mã số thuế.

• Phần căn cứ pháp lý thông viên dẫn Luật Kế toán 2015, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, và Thông tư 20/2026/TT-BTC, cùng các quy định nội bộ của doanh nghiệp. Phần này cần nêu rõ lý do thanh lý, ví dụ như tài sản hư hỏng hoặc không còn phù hợp với hoạt động kinh doanh.
• Danh mục tài sản thanh lý cần được liệt kê chi tiết, bao gồm loại tài sản, số hiệu, nhãn hiệu, năm sản xuất, nước sản xuất, và số lượng. Thông tin này giúp xác định rõ tài sản cần thanh lý, đảm bảo không có sai sót trong quá trình xử lý. Giá trị còn lại và số khấu hao còn cần được ghi rõ để kế toán điều chỉnh.
• Quyết định cần chỉ định ban thanh lý tài sản cố định, bao gồm các thành viên như kế toán trưởng, đại diện phòng quản lý tài sản, và người có chuyên môn. Ban này chịu trách nhiệm thực hiện các bước thanh lý, từ thẩm định giá trị đến ký hợp đồng bán tài sản.
• Phần cuối của mẫu quyết định cần có chữ ký và đóng dấu của giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Điều này xác nhận tính hợp pháp của văn bản, đồng thời giao nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan thực hiện theo đúng quy định.

5. Quy trình thanh lý tài sản cố định theo pháp luật Việt Nam

Thanh lý tài sản cố định là một quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các bước theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Bước 1: Lập đề nghị thanh lý tài sản cố định

Bộ phận quản lý tài sản lập đơn đề nghị, nêu rõ danh mục tài sản cần thanh lý, lý do thanh lý, và phương thức xử lý. Đề nghị này được gửi lên lãnh đạo doanh nghiệp để xem xét và phê duyệt.

Bước 2: Ra quyết định thanh lý tài sản cố định

Sau khi đề nghị được phê duyệt, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ban hành quyết định thanh lý. Quyết định này cần tuân thủ mẫu chuẩn, viện dẫn các quy định như Luật Kế toán 2015, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý

Hội đồng thanh lý được thành lập, bao gồm các thành viên như kế toán trưởng, đại diện quản lý tài sản, và cán bộ có chuyên môn. Hội đồng này chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tài sản, và đề xuất phương thức thanh lý phù hợp.

Bước 4: Thực hiện thanh lý tài sản

Hội đồng thanh lý tiến hành các phương thức như bán đấu giá, bán trực tiếp, hoặc tiêu hủy tài sản. Các bước này cần được ghi nhận bằng biên bản họp hội đồng, biên bản kiểm kê, và biên bản đánh giá lại tài sản.

Bước 5: Hạch toán và báo cáo kết quả thanh lý

Sau khi thanh lý, kế toán ghi giảm tài sản cố định trong sổ sách, đồng thời ghi nhận thu nhập hoặc chi phí từ việc thanh lý theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Biên bản thanh lý và hợp đồng mua bán (nếu có) cần được lưu trữ để phục vụ kiểm tra.

6. Lợi ích của việc sử dụng mẫu quyết định thanh lý chuẩn

Sử dụng mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định chuẩn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

• Mẫu quyết định chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải soạn thảo từ đầu. Với cấu trúc rõ ràng, doanh nghiệp chỉ cần điền thông tin cần thiết, đảm bảo hoàn thành thủ tục nhanh chóng và chính xác.
• Việc sử dụng mẫu chuẩn đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành, đặc biệt là các quy định trong Luật Kế toán 2015, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đặc biệt khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán kiểm tra.
• Mẫu quyết định giúp tăng tính minh bạch trong quản lý tài sản, cung cấp thông tin chi tiết về tài sản thanh lý, lý do, và phương thức xử lý. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi và báo cáo tài chính một cách chính xác.
• Lưu trữ mẫu quyết định thanh lý theo chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin trong tương lai. Hệ thống hồ sơ rõ ràng cũng tạo điều kiện thuận lợi khi cần cung cấp tài liệu cho các cơ quan quản lý.

7. Các lưu ý về thuế và kế toán khi thanh lý TSCĐ

Khi thực hiện thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ đúng quy trình nội bộ mà còn phải đảm bảo việc hạch toán kế toán và kê khai thuế đúng quy định pháp luật. Nếu xử lý sai hoặc thiếu hồ sơ chứng minh, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế.

Hiện nay, việc hạch toán và xử lý thanh lý TSCĐ được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý quan trọng như Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan về quản lý tài sản, thuế và kế toán doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:

• Phải ban hành đầy đủ hồ sơ thanh lý tài sản: Hồ sơ thanh lý thường bao gồm: quyết định thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê tài sản, biên bản đánh giá hiện trạng, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán tài sản (nếu có), hóa đơn bán thanh lý và chứng từ thu tiền. Đây là căn cứ quan trọng để ghi giảm tài sản và giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
• Dừng trích khấu hao đúng thời điểm: Doanh nghiệp phải dừng trích khấu hao tài sản cố định kể từ tháng có quyết định thanh lý được phê duyệt. Nếu tiếp tục ghi nhận khấu hao sau thời điểm này, phần chi phí đó có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Hạch toán phần giá trị còn lại của tài sản: Trường hợp tài sản chưa khấu hao hết, phần giá trị còn lại chưa phân bổ phải được ghi nhận vào chi phí khác theo tài khoản 811 theo chế độ kế toán hiện hành. Việc hạch toán cần đúng bản chất để đảm bảo số liệu báo cáo tài chính chính xác.
• Ghi nhận khoản thu từ thanh lý tài sản: Nếu doanh nghiệp có bán tài sản thanh lý hoặc thu hồi phế liệu, khoản tiền thu được phải ghi nhận vào thu nhập khác và xuất hóa đơn theo quy định. Đồng thời cần kê khai đầy đủ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động này nếu thuộc diện chịu thuế.
• Theo dõi khoản lãi hoặc lỗ từ thanh lý TSCĐ: Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản và khoản tiền thu hồi sau thanh lý sẽ được xác định là lãi hoặc lỗ từ thanh lý tài sản. Khoản lỗ hợp lệ có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ và hồ sơ theo quy định pháp luật thuế.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm toán: Doanh nghiệp cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ thanh lý tài sản để phục vụ việc giải trình với cơ quan thuế, kiểm toán hoặc cơ quan quản lý nhà nước. Thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ có thể khiến khoản chi phí liên quan bị loại khỏi chi phí được trừ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về các chế tài xử phạt liên quan đến việc quản lý và thanh lý tài sản cố định. Trường hợp không thực hiện đúng thủ tục ghi giảm tài sản, hạch toán sai hoặc không có đủ hồ sơ chứng minh, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và thuế theo quy định hiện hành.

8. Câu hỏi thường gặp

Tài sản chưa khấu hao hết có được thanh lý không?

Được, nếu tài sản bị hư hỏng không thể sửa chữa hoặc không còn hiệu quả kinh doanh. Phần giá trị còn lại chưa khấu hao hết sẽ được hạch toán vào chi phí khác (TK 811).

Hội đồng thanh lý tài sản bắt buộc gồm những ai?

Thường bao gồm: Giám đốc (Chủ tịch hội đồng), Kế toán trưởng, trưởng bộ phận quản lý tài sản và kỹ thuật viên am hiểu về tài sản đó.

Có cần thông báo với cơ quan thuế khi thanh lý không?

Doanh nghiệp không cần nộp quyết định thanh lý cho cơ quan thuế hàng tháng, nhưng phải lưu trữ hồ sơ tại văn phòng để phục vụ việc giải trình khi quyết toán thuế.

Thủ tục thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết như thế nào?

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, lập biên bản kiểm kê, quyết định thanh lý, và hạch toán ghi giảm toàn bộ giá trị sổ sách vào chi phí quản lý.

Lỗ từ thanh lý TSCĐ có được khấu trừ thuế không?

Có, khoản lỗ được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, miễn là có hồ sơ đầy đủ.

Mẫu quyết định thanh lý TSCĐ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Việc sử dụng mẫu chuẩn không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh lý. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo mẫu quyết định phù hợp, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.