Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình xử lý hóa đơn không sử dụng hoặc không còn giá trị sử dụng theo đúng quy định của pháp luật thuế. Việc thành lập hội đồng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy hóa đơn minh bạch, đúng trình tự và tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn. ACC Hà Nội luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn chính xác và hiệu quả.

1. Hủy hóa đơn áp dụng trong trường hợp nào?

Việc hủy hóa đơn không phải là nghiệp vụ tùy ý mà phải tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp được phép hủy hóa đơn để tránh sai sót và vi phạm quy định về quản lý thuế.

Căn cứ theo Khoản 10 Điều 3 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 15 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hủy hóa đơn áp dụng trong các trường hợp sau.

• Hóa đơn giấy đã lập nhưng chưa giao cho người mua hoặc đã giao cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót cần hủy bỏ: Trường hợp này thường xảy ra khi hóa đơn có lỗi về nội dung, số tiền, thông tin người mua, hoặc sản phẩm, dịch vụ. Sau khi hủy, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn mới thay thế.
• Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót cần hủy theo quy định: Đối với HĐĐT, việc hủy cũng được thực hiện khi có sai sót nhưng chưa gửi cho cơ quan thuế hoặc đã gửi nhưng chưa phát sinh nghĩa vụ thuế, hoặc khi có sai sót nghiêm trọng theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết: Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, phá sản, giải thể, chuyển đổi sở hữu, hoặc do thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn (ví dụ: chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử) mà số hóa đơn còn lại chưa sử dụng hết.
• Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng: Nếu hóa đơn chưa sử dụng bị mất, cháy, hỏng, doanh nghiệp cũng cần tiến hành hủy và thông báo cho cơ quan thuế theo quy định.
• Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế nhưng sau đó bị lỗi hoặc hủy bỏ do các nguyên nhân khách quan.
• Hóa đơn điện tử có sai sót mà không thể điều chỉnh hoặc thay thế.

2. Hội đồng hủy hóa đơn gồm những ai?

Để đảm bảo tính minh bạch, khách quan và tuân thủ pháp luật trong quá trình hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần thành lập một hội đồng hủy hóa đơn.

Căn cứ vào quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn, đặc biệt là các quy định liên quan đến hóa đơn giấy (trong trường hợp còn được phép sử dụng hoặc đối với hóa đơn chưa sử dụng hủy bỏ), thành phần của hội đồng hủy hóa đơn thường bao gồm.

• Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp (Chủ tịch Hội đồng): Thường là Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Người này chịu trách nhiệm cao nhất về quyết định hủy và toàn bộ quá trình thực hiện.
• Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán): Là thành viên quan trọng, có trách nhiệm xác nhận số lượng hóa đơn cần hủy, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn và giám sát việc hạch toán liên quan.
• Đại diện bộ phận có liên quan (ví dụ: phòng kinh doanh, thủ quỹ): Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp, có thể có thêm đại diện của các phòng ban trực tiếp sử dụng hoặc quản lý hóa đơn. Họ sẽ xác nhận số lượng hóa đơn thực tế cần hủy.
• Thư ký Hội đồng: Là người ghi chép, lập biên bản hủy hóa đơn, đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ và chính xác. Thư ký thường là một cán bộ thuộc phòng kế toán hoặc hành chính.

>> Đọc thêm: Thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản mới nhất

3. Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn mới nhất

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn

– Căn cứ Điều lệ

– Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ

GIÁM ĐỐC CÔNG TY ……

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn thuộc Công ty ……

Điều 2: Thành viên của Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm những người có tên sau đây:

1. Ông/ bà:                                – Chức vụ:

2. Ông/ bà:                                – Chức vụ:

Điều 3: Hội đồng tiêu hủy hóa đơn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và tiến hành tiêu hủy số hóa đơn còn tồn ở Công ty sau ngày … tháng … năm 20..

Điều 4: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, Hội đồng tiêu hủy hóa đơn thuộc Công ty TNHH ABCD có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

 >>> Tải Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn mới nhất

>> Đọc thêm: Dịch vụ trích lục bản án ly hôn tại Hà Nội

4. Hồ sơ hủy hóa đơn chưa sử dụng

Khi doanh nghiệp có số hóa đơn chưa sử dụng cần hủy bỏ, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định là bắt buộc. Hồ sơ này sẽ được nộp cho cơ quan thuế để thông báo và xác nhận việc hủy hóa đơn.

Căn cứ theo Điều 27 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hồ sơ hủy hóa đơn chưa sử dụng bao gồm các tài liệu sau:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn: Đây là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, thể hiện sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo về việc hủy hóa đơn và thành phần của hội đồng thực hiện. Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn cần được lập chi tiết, đầy đủ thông tin.
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Liệt kê chi tiết các hóa đơn chưa sử dụng cần hủy bỏ, bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng, số serial của từng hóa đơn (từ số… đến số…).
• Biên bản hủy hóa đơn: Được lập sau khi Hội đồng hủy hóa đơn đã thực hiện việc hủy. Biên bản này ghi rõ thời gian, địa điểm hủy, phương pháp hủy (cắt góc, đốt, xé…), số lượng hóa đơn đã hủy, và có chữ ký xác nhận của tất cả các thành viên Hội đồng.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Đây là văn bản doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thông báo về việc đã hủy hóa đơn. Thông báo cần nêu rõ các thông tin về doanh nghiệp, lý do hủy, số lượng hóa đơn hủy, ký hiệu hóa đơn, và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cần nộp thông báo này chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
• Các tài liệu khác có liên quan (nếu có): Ví dụ: Quyết định giải thể, phá sản, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc các văn bản chứng minh việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn (nếu hủy do thay đổi).

Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn là một phần không thể thiếu trong thủ tục hủy hóa đơn của doanh nghiệp, đảm bảo việc xử lý hóa đơn được thực hiện chính xác và hợp pháp. Liên hệ ACC Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ chuẩn bị mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn phù hợp nhất với quy định hiện hành.

>> Đọc thêm: Thành viên sáng lập là gì?