Trong bộ máy quản trị của một công ty cổ phần, Chủ tịch Hội đồng quản trị giữ vai trò là người đứng đầu, định hướng và điều hành các hoạt động mang tính chiến lược. Một mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị nếu soạn thảo không chặt chẽ, vượt quá thẩm quyền hoặc sai thể thức hành chính sẽ đối mặt với nguy cơ bị tòa án tuyên vô hiệu, mở đường cho những tranh chấp nội bộ cổ đông kéo dài. Bài viết dưới đây của ACC Hà Nội sẽ cung cấp mẫu quyết định của chủ tịch HĐQT chuẩn quy chuẩn pháp lý, giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và chuyên nghiệp.

1. Quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị là gì?

Quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị là văn bản hành chính nội bộ do người đứng đầu Hội đồng quản trị ban hành trong phạm vi thẩm quyền được giao. Văn bản này thể hiện ý chí cá nhân của Chủ tịch khi thực hiện các nhiệm vụ điều hành được quy định tại Điều lệ công ty, đồng thời phải tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 về giao dịch dân sự và các quy định liên quan đến quản lý tài sản.

2. Vai trò và thẩm quyền của chủ tịch hội đồng quản trị trong việc ban hành quyết định

Vai trò của chủ tịch hội đồng quản trị không chỉ dừng lại ở việc chủ trì các cuộc họp mà còn mở rộng đến việc ban hành các quyết định chiến lược.

Chủ tịch hội đồng quản trị đóng vai trò trung tâm trong việc dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua những thách thức nội tại và ngoại tại, nơi mà mỗi quyết định ban hành đều phải phản ánh sự cân nhắc kỹ lưỡng về rủi ro và cơ hội. Trong thực tế, thẩm quyền của vị trí này bao gồm việc phê duyệt các kế hoạch kinh doanh dài hạn.

Thẩm quyền ban hành quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị được phân định rõ ràng để tránh chồng chéo với các cơ quan khác trong doanh nghiệp, từ đó tạo nên một hệ thống quản trị hài hòa và hiệu quả. Cụ thể, trong các vấn đề liên quan đến nhân sự cấp cao, chủ tịch có quyền đề xuất và phê duyệt bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các vị trí then chốt, dựa trên đánh giá hiệu suất và nhu cầu chiến lược của công ty.

Việc thực hiện thẩm quyền của chủ tịch hội đồng quản trị không chỉ là quyền lực mà còn là trách nhiệm nặng nề, đòi hỏi sự cân bằng giữa lợi ích ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, quyết định ban hành có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị cổ phiếu, vì vậy chủ tịch phải dựa vào dữ liệu phân tích và ý kiến chuyên gia để đưa ra lựa chọn tối ưu.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thành lập quỹ tín dụng nhân dân

3. Mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị

Mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị cần được thiết kế với cấu trúc rõ ràng, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng tùy chỉnh theo từng tình huống cụ thể của doanh nghiệp.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Cách hạch toán trong doanh nghiệp vận tải theo Thông tư

4. Các nội dung bắt buộc phải có trong quyết định của Chủ tịch HĐQT

4.1. Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên doanh nghiệp chuẩn pháp nhân

Phần mở đầu là nội dung thể hiện hình thức pháp lý của văn bản và cần được trình bày thống nhất với quy chuẩn hành chính và hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp. Quyết định nên ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và ngày ban hành.

Ngoài ra, tên loại văn bản và nội dung quyết định cần được thể hiện rõ để xác định đúng mục đích ban hành, tránh nhầm lẫn với nghị quyết, thông báo hoặc văn bản điều hành nội bộ khác.

4.2. Phần căn cứ: Viện dẫn Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty

Đây là phần thể hiện cơ sở pháp lý làm phát sinh quyền ban hành quyết định của Chủ tịch HĐQT. Thông thường, cần viện dẫn Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty, Nghị quyết hoặc Biên bản họp Hội đồng quản trị và các văn bản nội bộ liên quan.

Đối với các quyết định có liên quan đến tài sản, giao dịch dân sự hoặc quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, có thể dẫn chiếu thêm Bộ luật Dân sự 2015 hoặc các văn bản chuyên ngành tương ứng để tăng tính chặt chẽ và bảo đảm hiệu lực áp dụng.

4.3. Phần nội dung quyết định: Rõ ràng, không mơ hồ, phân định rõ trách nhiệm

Nội dung quyết định cần trình bày cụ thể đối tượng áp dụng, phạm vi thực hiện và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc phòng ban liên quan. Cách diễn đạt nên rõ nghĩa, tránh sử dụng thuật ngữ chung chung hoặc quy định khó xác định trách nhiệm khi triển khai thực tế.

Nếu quyết định liên quan đến bổ nhiệm, phân quyền, phê duyệt kế hoạch hoặc quản lý tài sản thì cần ghi rõ quyền hạn, nghĩa vụ, thời gian thực hiện và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận để thuận tiện trong quá trình kiểm tra và giám sát.

4.4. Phần hiệu lực và nơi nhận: Xác định rõ thời điểm văn bản có giá trị

Phần cuối của quyết định cần xác định cụ thể thời điểm bắt đầu có hiệu lực, trường hợp thay thế hoặc chấm dứt hiệu lực của văn bản trước đó (nếu có). Việc ghi nhận rõ thời điểm áp dụng giúp tránh xung đột trong quá trình thực hiện và bảo đảm tính liên tục trong quản trị doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, mục “Nơi nhận” cần liệt kê đầy đủ các cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị có trách nhiệm thi hành, lưu hồ sơ hoặc phối hợp thực hiện để bảo đảm tính minh bạch và khả năng kiểm tra sau này.

5. Hướng dẫn chi tiết quy trình soạn thảo và ban hành mẫu quyết định

Quy trình soạn thảo mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

Bước 1: Thu thập thông tin và xác định căn cứ ban hành, nơi mà chủ tịch cùng các thành viên hội đồng quản trị sẽ họp để thảo luận các vấn đề cần quyết định, dựa trên báo cáo từ ban điều hành về tình hình kinh doanh hiện tại. Trong giai đoạn này, cần phân tích dữ liệu chi tiết, chẳng hạn như báo cáo tài chính quý gần nhất hoặc đánh giá rủi ro từ bộ phận pháp lý, để xây dựng nền tảng vững chắc cho quyết định sắp tới.

Bước 2: Soạn thảo nội dung quyết định dựa trên mẫu chuẩn, với sự tham gia của thư ký hội đồng quản trị để điền đầy đủ các phần từ số hiệu đến điều khoản cụ thể, đảm bảo ngôn ngữ rõ ràng và phù hợp với điều lệ công ty. Ở đây, cần kiểm tra tính nhất quán với các quyết định trước đó. Hơn nữa, phần này có thể bao gồm các phụ lục như biểu đồ tài chính hoặc mô tả dự án, giúp minh họa rõ hơn nội dung quyết định.

Bước 3: Ban hành và thông báo quyết định, bao gồm việc chủ tịch ký và đóng dấu, sau đó phân phối đến các bộ phận liên quan qua email hoặc hệ thống nội bộ, kèm theo hướng dẫn thực thi cụ thể. Đồng thời, cần lập kế hoạch theo dõi, như họp đánh giá sau 30 ngày để kiểm tra tiến độ, đảm bảo quyết định không chỉ là văn bản mà còn mang lại giá trị thực tiễn.

Bước 4: Giám sát và đánh giá hiệu quả sau ban hành, nơi mà chủ tịch giao nhiệm vụ cho các trưởng bộ phận báo cáo định kỳ về kết quả thực hiện, sử dụng các chỉ số KPI để đo lường tác động. Nếu phát hiện sai lệch, có thể ban hành quyết định bổ sung để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý.

6. Hậu quả pháp lý nghiêm trọng khi Chủ tịch HĐQT ban hành quyết định vượt thẩm quyền

Chủ tịch HĐQT chỉ được ban hành quyết định trong phạm vi quyền hạn được quy định tại Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Nếu ban hành quyết định vượt quá thẩm quyền hoặc can thiệp vào nội dung thuộc quyền của Đại hội đồng cổ đông, Ban điều hành hoặc cơ quan khác trong doanh nghiệp thì quyết định đó có nguy cơ không được công nhận về mặt pháp lý.

Trong trường hợp quyết định trái với quy định của Bộ luật Dân sự 2015 hoặc vi phạm trình tự quản trị nội bộ, văn bản có thể bị yêu cầu hủy bỏ hoặc bị tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp. Khi đó, các giao dịch, hợp đồng hoặc hoạt động phát sinh trên cơ sở quyết định này cũng có thể bị xem xét lại, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và quyền lợi của doanh nghiệp.

Đối với các quyết định liên quan đến quản lý, sử dụng tài sản hoặc thực hiện giao dịch vượt phạm vi được giao, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với nghĩa vụ khắc phục hậu quả, hoàn trả tài sản hoặc bồi thường thiệt hại cho bên bị ảnh hưởng. Nếu thiệt hại thực tế phát sinh, cá nhân ban hành quyết định hoặc người có liên quan có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ.

Ngoài rủi ro pháp lý, việc ban hành quyết định vượt thẩm quyền còn làm giảm tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín của bộ máy điều hành và làm phát sinh tranh chấp giữa cổ đông, thành viên HĐQT hoặc đối tác trong quá trình thực hiện quyết định.

7. Lưu ý quan trọng khi sử dụng và lưu trữ mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị

Việc sử dụng mẫu quyết định đòi hỏi sự chú trọng đến các lưu ý pháp lý và hành chính để tránh những sai lầm có thể dẫn đến tranh chấp hoặc mất hiệu lực.

Khi sử dụng, cần đảm bảo quyết định không vượt thẩm quyền cá nhân của chủ tịch mà phải có sự phê chuẩn từ hội đồng quản trị nếu liên quan đến vấn đề lớn, như giao dịch vượt 35% tài sản công ty. Điều này giúp tránh vô hiệu hóa sau này, đồng thời tăng tính hợp pháp của văn bản. Hơn nữa, ngôn ngữ phải trung lập và cụ thể, tránh các cụm từ mơ hồ như “khoảng thời gian” mà thay bằng ngày tháng chính xác.

Về lưu trữ, nên sử dụng hệ thống số hóa kết hợp với bản giấy để đảm bảo tính sẵn có và bảo mật, với thời hạn lưu ít nhất 10 năm theo quy định quản lý hồ sơ doanh nghiệp. Phân loại quyết định theo chủ đề, như nhân sự hoặc tài chính, sẽ dễ dàng tra cứu sau này. Hơn nữa, sao lưu định kỳ trên đám mây sẽ bảo vệ khỏi mất mát do thiên tai.

Ngoài ra, trong bối cảnh chuyển đổi số, tích hợp mẫu vào phần mềm quản lý tài liệu sẽ cho phép theo dõi phiên bản tự động, giảm thời gian xử lý. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty đa chi nhánh, nơi quyết định cần được đồng bộ hóa nhanh chóng. Cuối cùng, đánh giá định kỳ hệ thống lưu trữ sẽ giúp cải thiện liên tục.

8. Câu hỏi thường gặp

Chủ tịch HĐQT có quyền tự quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc công ty không?

Không. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thuộc về tập thể Hội đồng quản trị. Chủ tịch HĐQT chỉ là người thay mặt HĐQT ký quyết định bổ nhiệm sau khi đã có Nghị quyết/Biên bản họp đồng ý của đa số thành viên HĐQT.

Nếu quyết định của Chủ tịch HĐQT trái với Điều lệ công ty thì cổ đông có quyền làm gì?

Trong trường hợp Chủ tịch HĐQT ban hành quyết định vượt thẩm quyền hoặc trái với quy định của pháp luật, Điều lệ công ty gây thiệt hại cho doanh nghiệp, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 1% số cổ phần phổ thông trở lên có quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với Chủ tịch HĐQT tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu hủy bỏ văn bản và đòi bồi thường thiệt hại.

Quyết định của Chủ tịch HĐQT có bắt buộc phải đóng dấu tròn của công ty không?

Có. Để văn bản có hiệu lực đối nội và đối ngoại (như nộp cho ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác), quyết định sau khi có chữ ký của Chủ tịch HĐQT bắt buộc phải được đóng dấu pháp nhân của công ty tại vị trí 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng quy định về văn thư lưu trữ.

Mẫu quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị không chỉ là một văn bản hành chính mà còn là biểu tượng của sự lãnh đạo quyết đoán. Để hỗ trợ bạn trong việc soạn thảo và áp dụng hiệu quả, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và các mẫu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn.