Mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác là một tài liệu quan trọng giúp người lao động chứng minh thời gian làm việc tại một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Với sự thay đổi liên tục của các quy định pháp luật, việc sử dụng mẫu giấy đúng chuẩn và cập nhật là điều cần thiết. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết về mẫu giấy này và các quy định liên quan qua bài viết dưới đây.

1. Giấy xác nhận thâm niên công tác là gì?

Giấy xác nhận thâm niên công tác là văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thẩm quyền lập và xác nhận nhằm chứng minh thời gian một cá nhân đã làm việc, công tác tại đơn vị. Tùy mục đích sử dụng, giấy xác nhận có thể thể hiện họ tên, vị trí công việc, đơn vị công tác, thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc hoặc các thông tin khác theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.

Thời gian làm việc của người lao động có thể được chứng minh thông qua hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển, quyết định chấm dứt hợp đồng và các tài liệu liên quan. Khi người lao động chấm dứt hợp đồng, Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động.

2. Giấy xác nhận thâm niên công tác dùng để làm gì?

Giấy xác nhận thâm niên công tác được sử dụng để chứng minh thời gian làm việc hoặc kinh nghiệm công tác của một cá nhân trong những trường hợp cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ yêu cầu. Tùy mục đích, văn bản này có thể được sử dụng trong:

• Hồ sơ tuyển dụng: Chứng minh thời gian làm việc và kinh nghiệm tại vị trí hoặc lĩnh vực chuyên môn trước đó.
• Hồ sơ thi tuyển, xét tuyển: Bổ sung tài liệu chứng minh quá trình công tác hoặc kinh nghiệm theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
• Hồ sơ đào tạo, học tập: Chứng minh quá trình làm việc khi chương trình đào tạo hoặc cơ sở giáo dục có yêu cầu về kinh nghiệm thực tế.
• Hồ sơ nghề nghiệp, chuyên môn: Làm căn cứ chứng minh thời gian công tác trong một lĩnh vực hoặc vị trí nhất định.
  Các thủ tục khác: Được sử dụng khi cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị tiếp nhận yêu cầu xác nhận thời gian công tác.

3. Mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác mới nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm tại đây: Mục đích của công tác bảo hộ lao động là gì?

4. Cách viết giấy xác nhận thâm niên công tác

Hiện nay, pháp luật không quy định một mẫu thống nhất áp dụng cho mọi giấy xác nhận thâm niên công tác. Nội dung văn bản có thể được xây dựng tùy theo mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Tuy nhiên, để giấy xác nhận có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp hoặc cơ quan xác nhận nên thể hiện các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin cơ quan, tổ chức xác nhận: Ghi đầy đủ tên cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp lập giấy xác nhận; trường hợp có sử dụng số văn bản thì ghi số, ký hiệu theo quy định nội bộ của đơn vị.
• Thông tin người được xác nhận: Thể hiện các thông tin cần thiết như họ và tên, ngày tháng năm sinh, chức danh hoặc vị trí công tác, bộ phận làm việc và các thông tin khác theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
• Thời gian và quá trình công tác: Ghi rõ thời điểm bắt đầu làm việc, thời điểm kết thúc nếu đã nghỉ việc và các vị trí, đơn vị mà người lao động đã công tác trong khoảng thời gian cần xác nhận. Thông tin về quá trình làm việc cần được đối chiếu với hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển hoặc các tài liệu có liên quan để bảo đảm chính xác.
• Nội dung xác nhận: Nêu rõ đơn vị xác nhận người lao động đã làm việc tại đơn vị trong khoảng thời gian nào, giữ vị trí gì và thời gian công tác được xác nhận là bao lâu. Nếu giấy được lập để phục vụ một thủ tục cụ thể, nội dung xác nhận có thể được trình bày theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
• Chữ ký của người có thẩm quyền: Giấy xác nhận cần có ngày, tháng, năm lập và chữ ký của người có thẩm quyền đại diện cho cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định về quản lý, sử dụng con dấu và quy chế của đơn vị.

Do đó, khi lập mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác, điều quan trọng là thông tin phải chính xác, thống nhất với hồ sơ lưu tại đơn vị và phù hợp với mục đích sử dụng.

>> Đọc thêm: Lộ trình tuyển xe buýt số 90 Hà Nội

5. Quy trình lập mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác

Trình tự lập giấy xác nhận có thể được thực hiện theo quy trình nội bộ của cơ quan, doanh nghiệp. Về cơ bản, người lao động và đơn vị có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích xin xác nhận

Người lao động cần xác định giấy xác nhận được sử dụng để tuyển dụng, chứng minh kinh nghiệm, hoàn thiện hồ sơ chuyên môn hay phục vụ thủ tục khác. Đây là cơ sở để xác định những thông tin cần thể hiện trong văn bản.

Bước 2: Cung cấp và kiểm tra thông tin

Người lao động cung cấp các thông tin cần thiết và tài liệu liên quan đến quá trình làm việc. Doanh nghiệp đối chiếu với hồ sơ nhân sự để xác định chính xác thời gian công tác, vị trí và đơn vị làm việc.

Bước 3: Soạn thảo giấy xác nhận

Nội dung cần thể hiện rõ người được xác nhận, thời gian làm việc, vị trí công tác và nội dung xác nhận. Nếu cơ quan tiếp nhận có yêu cầu về mẫu hoặc nội dung cụ thể thì nên sử dụng đúng mẫu được yêu cầu.

Bước 4: Kiểm tra và ký xác nhận

Người có thẩm quyền kiểm tra nội dung trước khi ký. Việc đóng dấu được thực hiện nếu thuộc trường hợp đơn vị sử dụng và quản lý con dấu theo quy định.

Bước 5: Bàn giao và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất, giấy xác nhận được giao cho người yêu cầu để sử dụng. Đơn vị có thể lưu bản sao hoặc hồ sơ liên quan theo quy định quản lý hồ sơ của mình.

6. Lưu ý khi sử dụng mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác

Khi lập và sử dụng giấy xác nhận thâm niên công tác, người lao động và doanh nghiệp nên lưu ý:

• Kiểm tra chính xác thời gian công tác: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và quá trình làm việc cần thống nhất với hồ sơ nhân sự của người lao động.
• Xác định đúng mục đích sử dụng: Nếu giấy xác nhận được dùng cho tuyển dụng, thi tuyển, xét tuyển hoặc hồ sơ chuyên môn, cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của đơn vị tiếp nhận.
• Phân biệt thâm niên với thời gian đóng bảo hiểm xã hội: Hai khái niệm này không phải lúc nào cũng có cùng phạm vi và cách xác định. Không nên sử dụng giấy xác nhận thâm niên để thay thế các giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi thủ tục yêu cầu tài liệu riêng.
• Thông tin phải thống nhất: Nội dung trên giấy xác nhận nên phù hợp với hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các quyết định liên quan đến quá trình công tác.
• Chữ ký và xác nhận đúng thẩm quyền: Người ký cần là người có thẩm quyền theo quy định hoặc quy chế của cơ quan, doanh nghiệp.
• Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận: Một số hồ sơ có thể yêu cầu xác nhận theo mẫu riêng, xác nhận kinh nghiệm chuyên môn hoặc tài liệu chứng minh thời gian làm việc khác.
• Lưu giữ bản xác nhận: Người lao động nên giữ bản chính hoặc bản sao phù hợp để sử dụng khi cần; doanh nghiệp cũng nên lưu hồ sơ theo quy định quản lý hồ sơ của đơn vị.

7. Câu hỏi thường hợp

Xin giấy xác nhận thâm niên công tác ở đâu?

Người lao động thường liên hệ với cơ quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị nơi mình đang hoặc đã công tác để đề nghị xác nhận. Trường hợp đã nghỉ việc, đơn vị quản lý hồ sơ nhân sự có thể là nơi cung cấp thông tin xác nhận theo hồ sơ lưu trữ.

Có thể tự viết giấy xác nhận thâm niên công tác không?

Người lao động có thể chuẩn bị dự thảo hoặc sử dụng mẫu theo yêu cầu, nhưng việc xác nhận phải do cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thẩm quyền thực hiện. Cá nhân không thể tự xác nhận thời gian công tác của chính mình thay cho đơn vị quản lý.

Giấy xác nhận thâm niên công tác có cần xác nhận thời gian đóng BHXH không?

Không phải mọi giấy xác nhận thâm niên đều phải thể hiện thời gian đóng BHXH. Nếu hồ sơ yêu cầu chứng minh thời gian tham gia BHXH thì cần sử dụng giấy tờ hoặc thông tin do cơ quan có thẩm quyền cung cấp theo quy định về bảo hiểm xã hội.

Thâm niên công tác và thời gian làm việc có giống nhau không?

Không hoàn toàn. Thời gian làm việc phản ánh khoảng thời gian người lao động làm việc tại một đơn vị, còn thâm niên có thể được xác định theo mục đích và quy định áp dụng trong từng trường hợp. Vì vậy, cần căn cứ vào yêu cầu cụ thể của thủ tục hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác là văn bản giúp chứng minh thời gian làm việc và quá trình công tác của một cá nhân khi được cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ yêu cầu. Khi lập giấy, cần ghi chính xác thông tin cá nhân, thời gian công tác, vị trí làm việc và nội dung xác nhận, đồng thời bảo đảm người ký có thẩm quyền. Nếu cần tìm hiểu thêm về mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác, cách viết, nội dung cần có hoặc thủ tục xác nhận theo từng trường hợp, bạn có thể liên hệ ACC Hà Nội để được hỗ trợ và tư vấn phù hợp.