Người đại diện theo pháp luật là cá nhân quan trọng nhất, nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch. Tuy nhiên, trong bối cảnh công việc dày đặc hoặc vắng mặt đột xuất, việc lập mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật là giải pháp then chốt để bộ máy vận hành không bị gián đoạn. Một sai sót nhỏ trong việc xác định phạm vi ủy quyền có thể khiến các hợp đồng, chứng từ trở nên vô hiệu. Hãy cùng ACC Hà Nội tìm hiểu các mẫu chuẩn và quy định mới nhất để thực hiện ủy quyền an toàn, đúng luật.

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được pháp luật quy định hoặc ủy quyền để thay mặt tổ chức, cá nhân thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý.

Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138), người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được xác định dựa trên Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 12), thường là Giám đốc hoặc người giữ chức danh tương đương, có quyền nhân danh pháp nhân trong giao dịch dân sự, tố tụng và quản lý hoạt động.

Vai trò của người đại diện theo pháp luật là cực kỳ quan trọng, không chỉ trong việc đại diện cho tổ chức thực hiện các giao dịch dân sự, tham gia tố tụng, ký kết hợp đồng mà còn trong nhiều hoạt động pháp lý khác. Người đại diện theo pháp luật có vai trò chủ chốt trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Thực hiện giao dịch dân sự: Ký kết hợp đồng, giao dịch tài sản, tham gia đàm phán và thương lượng với các bên liên quan.
• Tham gia tố tụng: Đại diện cho tổ chức trong các vụ kiện tụng, giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Quản lý và điều hành: Thực hiện các quyết định, điều hành hoạt động của tổ chức theo sự ủy quyền, đảm bảo hoạt động diễn ra hợp pháp và hiệu quả.

Phạm vi quyền hạn của người đại diện theo pháp luật được quy định rõ trong giấy ủy quyền hoặc các văn bản pháp luật có liên quan, như Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020. Điều này đảm bảo rằng mọi hành động của người đại diện đều hợp pháp và đúng với quyền hạn đã được giao phó. Các quyền hạn này có thể được cụ thể hóa bằng các quyền hạn trong giao dịch dân sự, quyền tham gia tố tụng, hoặc quyền quản lý tài sản.

2. Các trường hợp cần sử dụng giấy ủy quyền người đại diện pháp luật

Trong hoạt động doanh nghiệp, giấy ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật thường được sử dụng khi người đại diện chính (như Giám đốc) không thể trực tiếp thực hiện công việc do vắng mặt, đi công tác, ốm đau hoặc cần phân công, ủy nhiệm công việc.

Các trường hợp phổ biến bao gồm: ủy quyền ký kết hợp đồng, đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, thực hiện giao dịch ngân hàng (như rút tiền, ký chứng từ), hoặc tham gia đàm phán, làm việc với đối tác.

Theo quy định tại Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, việc ủy quyền phải được thực hiện đúng theo Điều lệ công ty và không được vượt quá phạm vi quyền hạn đã được pháp luật và doanh nghiệp cho phép.

Xem thêm: Cách phát hiện gian lận trong báo cáo tài chính

3. Mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật

Mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật không có mẫu cố định mà có thể điều chỉnh tùy theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, nhưng phải tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 562 về hợp đồng ủy quyền) và Luật Doanh nghiệp 2020. Dưới đây là mẫu tiêu chuẩn cho doanh nghiệp:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Cách lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

4. Nội dung mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Nội dung của mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật là phần quan trọng nhất, quyết định phạm vi quyền hạn của người được ủy quyền. Nội dung này cần rõ ràng, cụ thể để tránh tranh chấp pháp lý, theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 563).

Các nội dung bắt buộc phải có trong giấy ủy quyền:

• Thông tin chi tiết bên ủy quyền và bên được ủy quyền (Họ tên, CCCD, Địa chỉ).
• Căn cứ ủy quyền: Điều lệ công ty, Luật Doanh nghiệp 2020 hoặc các văn bản nội bộ.
• Nội dung ủy quyền: Ghi rõ các đầu việc cụ thể (ví dụ: Ký hợp đồng X, rút tiền tại ngân hàng Y).
• Thời hạn ủy quyền: Ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào hoặc đến khi hoàn thành công việc.
• Cam kết và trách nhiệm: Các bên cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc ủy quyền.

Các phần chính của mẫu giấy ủy quyền bao gồm:

• Việc ủy quyền: Xác nhận người ủy quyền giao quyền cho người được ủy quyền thực hiện các quyền, nghĩa vụ cụ thể.
• Phạm vi ủy quyền: Nêu rõ những việc được phép làm, ví dụ: đại diện ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng, nhận tài sản.
• Thời hạn ủy quyền: Quy định thời gian hiệu lực, nếu không ghi rõ thì hiệu lực là 01 năm kể từ ngày ký theo hướng dẫn mới nhất.
• Điều kiện chấm dứt ủy quyền: Các trường hợp hết hiệu lực, như hết thời hạn, người ủy quyền hủy bỏ, hoặc thay đổi pháp lý.
• Trách nhiệm của các bên: Quy định nghĩa vụ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

5. Một số trường hợp không được ủy quyền

Không phải tất cả các quyền, nghĩa vụ đều có thể được ủy quyền. Một số trường hợp không được phép ủy quyền bao gồm:

Các trường hợp không được ủy quyền cụ thể:

• Các quyền liên quan đến nhân thân: Bao gồm quyền kết hôn, quyền thừa kế, quyền chăm sóc con cái, quyền tự do cá nhân…
• Các quyền được luật định không được chuyển giao: Ví dụ: quyền bầu cử, quyền ứng cử, quyền tham gia các hoạt động chính trị…
• Các quyền có tính chất cá nhân: Ví dụ như quyền sử dụng tài sản cá nhân, quyền cá nhân không thể chuyển nhượng hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.

6. Lưu ý cần nắm rõ khi lập Giấy ủy quyền

Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của giấy ủy quyền, cần lưu ý một số điểm sau:

Các lưu ý quan trọng khi lập giấy ủy quyền:

• Rõ ràng, cụ thể: Nội dung giấy ủy quyền phải được trình bày rõ ràng, cụ thể, tránh gây hiểu lầm hoặc tranh chấp về sau. Mọi quyền hạn và nghĩa vụ cần được mô tả chi tiết và cụ thể.
• Chữ ký hợp lệ: Người ủy quyền phải ký tên vào giấy ủy quyền và có thể đóng dấu (nếu có). Điều này nhằm xác nhận sự đồng ý và trách nhiệm của người ủy quyền.
• Công chứng (nếu cần): Tùy theo tính chất của giao dịch, giấy ủy quyền có thể cần phải được công chứng. Việc công chứng giúp tăng tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên.
• Bảo quản cẩn thận: Giữ gìn giấy ủy quyền cẩn thận để tránh bị mất hoặc hư hỏng. Việc này đảm bảo rằng giấy ủy quyền luôn trong tình trạng tốt nhất và có thể sử dụng khi cần thiết.

Giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật là một văn bản pháp lý quan trọng, có ý nghĩa pháp lý lớn. Việc hiểu rõ về giấy ủy quyền sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình khi tham gia vào các hoạt động giao dịch. Bằng cách nắm vững các nội dung và lưu ý khi lập giấy ủy quyền, bạn có thể tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có, đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động của bạn đều hợp pháp và hiệu quả.

7. Câu hỏi thường gặp

Người đại diện có được ủy quyền cho người không thuộc công ty không?

Có thể, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ Điều lệ công ty. Thông thường, các công việc nội bộ và giao dịch ngân hàng ưu tiên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp hoặc nhân viên công ty.

Giấy ủy quyền người đại diện pháp luật có cần công chứng không?

Đối với các giao dịch thông thường thì không bắt buộc, chỉ cần ký tên và đóng dấu công ty. Tuy nhiên, với các giao dịch liên quan đến bất động sản hoặc theo yêu cầu của Ngân hàng, việc công chứng là cần thiết.

Giấy ủy quyền có bị chấm dứt khi người đại diện pháp luật cũ bị thay thế?

Tùy thuộc vào nội dung. Nếu là cá nhân người đại diện cũ ủy quyền với tư cách cá nhân thì sẽ chấm dứt. Nếu công ty ủy quyền thông qua người đại diện thì thường vẫn giữ được hiệu lực (trừ khi có thông báo hủy).

Giấy ủy quyền có thể được công chứng không?

Có, giấy ủy quyền có thể được công chứng để tăng tính pháp lý và đảm bảo tính xác thực. Việc công chứng thường cần thiết đối với các giao dịch quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên và tránh tranh chấp pháp lý về sau.

Thời hạn của giấy ủy quyền là bao lâu?

Thời hạn của giấy ủy quyền được quy định rõ trong văn bản này, có thể là một khoảng thời gian cụ thể hoặc cho đến khi hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Khi hết thời hạn, giấy ủy quyền sẽ tự động mất hiệu lực, trừ khi có sự gia hạn hoặc điều chỉnh thời hạn theo thỏa thuận của các bên.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết liên quan đến Mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật. ACC Hà Nội luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Xem thêm bài viết về các chủ đề khác của của chúng tôi tại đây.