Mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để đề nghị cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế. Nếu bạn đang tìm mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh file Word, bài viết dưới đây của ACC Hà Nội cung cấp mẫu tham khảo, đồng thời hướng dẫn nội dung cần có, thủ tục và những lưu ý khi thực hiện.

1. Công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh là gì?

Công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh là văn bản chính thức mà doanh nghiệp gửi đến cơ quan có thẩm quyền (thường là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính) để yêu cầu cung cấp bản sao hoặc trích lục thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Công văn này thường được sử dụng trong các trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ, cung cấp chứng từ pháp lý cho đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng hoặc khi cần đối chiếu thông tin trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Việc xin trích lục giúp doanh nghiệp có một bản sao hợp lệ để sử dụng trong các thủ tục hành chính hoặc giao dịch, khi bản gốc không còn giữ hoặc cần xác minh các thông tin liên quan đến doanh nghiệp.

Công văn cần nêu rõ thông tin về doanh nghiệp, lý do xin trích lục, và cam kết tuân thủ các quy định pháp lý trong quá trình sử dụng thông tin trích lục.

2. Khi nào cần xin trích lục giấy phép kinh doanh?

Trích lục giấy phép kinh doanh là một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp có thể cần trong nhiều tình huống khác nhau.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp cần xác nhận các thông tin chính thức liên quan đến tư cách pháp lý, ngành nghề kinh doanh, hoặc khi giấy phép gốc bị thất lạc hoặc hư hỏng, việc xin trích lục trở nên cần thiết. Dưới đây là một số tình huống phổ biến:

2.1. Khi cần xác nhận thông tin về ngành nghề kinh doanh

Một trong những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp cần xin trích lục giấy phép kinh doanh là để xác minh ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn chứng minh cho đối tác, khách hàng, hoặc cơ quan nhà nước rằng mình có quyền kinh doanh trong lĩnh vực cụ thể.

Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể yêu cầu trích lục thông tin về ngành nghề kinh doanh từ Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, dựa trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Quy trình xin trích lục ngành nghề khá đơn giản và thường không mất phí công bố thông tin.

Thời gian xử lý thông tin thường trong vòng 24 giờ với dịch vụ trực tuyến từ năm 2026. Doanh nghiệp chỉ cần gửi văn bản yêu cầu đến Phòng Đăng ký kinh doanh của địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

2.2. Khi giấy phép kinh doanh bị mất hoặc hư hỏng

Trong trường hợp doanh nghiệp làm mất giấy phép kinh doanh gốc hoặc giấy phép bị hư hỏng không thể sử dụng được, việc xin trích lục giấy phép kinh doanh là cần thiết để doanh nghiệp có tài liệu thay thế. Bản sao trích lục sẽ được cấp để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các giao dịch hoặc thủ tục pháp lý mà không gặp phải sự gián đoạn.

2.3. Khi cần bổ sung hồ sơ đăng ký hoặc thực hiện thủ tục pháp lý

Doanh nghiệp cũng cần trích lục giấy phép khi phải bổ sung hồ sơ để thực hiện các thủ tục hành chính, như mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, hoặc khi yêu cầu cung cấp thông tin cho cơ quan thuế, ngân hàng hoặc các tổ chức khác. Trích lục giấy phép kinh doanh trong trường hợp này là bằng chứng pháp lý quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp trong các giao dịch.

2.4. Khi yêu cầu thông tin về các thay đổi trong đăng ký kinh doanh

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, chẳng hạn như thay đổi tên công ty, địa chỉ, hoặc ngành nghề kinh doanh. Trích lục giấy phép kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp có được thông tin chính xác và hợp pháp về các thay đổi này để hoàn thiện hồ sơ khi thực hiện thủ tục thay đổi với cơ quan chức năng.

Xem thêm: Mẫu công văn xin hoàn tiền chuyển nhầm mới nhất

3. Mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh

ACC Hà Nội cung cấp đến bạn đọc mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh cho bạn tham khảo như sau:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu công văn xin giải thể doanh nghiệp theo quy định

4. Các nội dung chính thường có trong công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh

Khi doanh nghiệp cần xin trích lục giấy phép kinh doanh, công văn gửi đến cơ quan có thẩm quyền phải đảm bảo rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan chức năng xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là các nội dung chính thường có trong công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh:

4.1. Thông tin doanh nghiệp

Công văn cần cung cấp đầy đủ các thông tin nhận dạng của doanh nghiệp để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng tra cứu và xác minh. Các thông tin này bao gồm:

• Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ của doanh nghiệp theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Mã số thuế của doanh nghiệp, giúp cơ quan thuế hoặc cơ quan cấp giấy phép dễ dàng nhận diện và kiểm tra.
• Địa chỉ trụ sở: Địa chỉ chính thức của doanh nghiệp, nơi đăng ký kinh doanh, để xác nhận sự tồn tại và địa điểm hoạt động của doanh nghiệp.
• Thông tin liên quan khác: Các thông tin cần thiết như số điện thoại, fax, email, hoặc bất kỳ thông tin liên lạc nào khác để thuận tiện cho việc trao đổi.

4.2. Lý do yêu cầu trích lục

Công văn cần giải thích rõ ràng về lý do tại sao doanh nghiệp yêu cầu trích lục giấy phép kinh doanh. Đây là phần quan trọng giúp cơ quan chức năng hiểu được mục đích và tính hợp lý của yêu cầu. Lý do có thể bao gồm:

• Doanh nghiệp cần cung cấp giấy phép kinh doanh trong các giao dịch thương mại hoặc hợp đồng.
• Giấy phép kinh doanh bị mất hoặc hư hỏng và doanh nghiệp cần bản sao mới để thực hiện các thủ tục pháp lý.
• Doanh nghiệp cần bổ sung giấy phép vào hồ sơ đăng ký hoặc yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức liên quan.

Việc giải thích ngắn gọn và cụ thể sẽ giúp cơ quan chức năng nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu và xử lý yêu cầu một cách hiệu quả.

4.3. Đề nghị cơ quan có thẩm quyền

Sau khi trình bày lý do xin trích lục, công văn cần nêu rõ yêu cầu của doanh nghiệp đối với cơ quan cấp phép. Doanh nghiệp cần yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cung cấp bản sao hoặc trích lục của giấy phép kinh doanh, đồng thời có thể nêu rõ hình thức nhận kết quả (nhận trực tiếp tại cơ quan hay nhận qua bưu điện). Nội dung này cần đảm bảo sự lịch sự, trang trọng và rõ ràng.

4.4. Cam kết của doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp trong việc yêu cầu trích lục giấy phép kinh doanh, công văn cần có một phần cam kết từ doanh nghiệp. Cam kết này thể hiện sự tuân thủ của doanh nghiệp đối với các quy định của pháp luật và việc sử dụng thông tin một cách hợp lý.

5. Thủ tục xin trích lục giấy phép kinh doanh

Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân cần xin trích lục giấy phép kinh doanh, việc thực hiện đúng quy trình là rất quan trọng để đảm bảo các tài liệu được cấp nhanh chóng và chính xác. Thủ tục này gồm một số bước cơ bản từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả. Dưới đây là các bước chi tiết để xin trích lục giấy phép kinh doanh:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm:

• Đơn xin trích lục giấy phép kinh doanh: Đây là công văn chính thức, nêu rõ thông tin của doanh nghiệp, lý do yêu cầu trích lục và các thông tin liên quan. Đơn cần được viết đầy đủ, rõ ràng và theo mẫu quy định.
• Bản sao giấy phép kinh doanh: Nếu có, doanh nghiệp cần đính kèm bản sao của giấy phép kinh doanh gốc (nếu giấy phép này đã được cấp trước đó) để dễ dàng đối chiếu thông tin.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, như căn cước công dân (CCCD), hoặc hộ chiếu, nhằm xác thực danh tính của người làm thủ tục.
• Giấy ủy quyền: Nếu người thực hiện thủ tục không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật. Giấy ủy quyền này phải được ký xác nhận và có công chứng (nếu yêu cầu).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh. Thông thường, cơ quan này là Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp có thể mang hồ sơ đến nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ của Sở Tài chính.
• Nộp qua kênh trực tuyến: Nếu cơ quan chức năng hỗ trợ dịch vụ trực tuyến, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục qua cổng thông tin điện tử của Sở Tài chính. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải đến trực tiếp. Từ năm 2026, doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng dịch vụ trích lục thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, với xác thực qua VNeID mức độ 2 và thanh toán lệ phí trực tuyến qua cổng liên thông Kho bạc nhà nước.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Cơ quan cấp giấy phép kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của các tài liệu. Thời gian xử lý hồ sơ thường trong vòng 24 giờ với dịch vụ trực tuyến, hoặc từ 3 ngày làm việc nếu nộp trực tiếp, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan sẽ tiến hành trích lục và cấp bản sao giấy phép kinh doanh theo yêu cầu. Nếu thiếu hoặc không hợp lệ, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh lại hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được xử lý và trích lục xong, doanh nghiệp sẽ nhận được bản sao giấy phép kinh doanh từ cơ quan có thẩm quyền. Kết quả có thể được trả theo một trong hai hình thức sau:

• Nhận trực tiếp tại cơ quan: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp có thể đến cơ quan để nhận kết quả sau khi hoàn tất thủ tục.
• Gửi qua bưu điện: Nếu có yêu cầu, cơ quan sẽ gửi bản sao giấy phép kinh doanh qua đường bưu điện đến địa chỉ của doanh nghiệp hoặc người yêu cầu. Với trích lục điện tử từ năm 2026, bản trích lục có chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương bản giấy và có thể nhận ngay trong ngày.

Bước 5: Lưu trữ tài liệu

Bản sao trích lục giấy phép kinh doanh cần được lưu trữ cẩn thận vì đây là tài liệu pháp lý quan trọng, có thể cần trong các giao dịch thương mại, hợp đồng kinh tế hoặc khi thực hiện các thủ tục pháp lý khác.

Việc lưu giữ các bản sao giấy phép kinh doanh giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc đối tác kinh doanh.

6. Những lưu ý quan trọng khi trích lục giấy phép kinh doanh

Để quá trình trích lục giấy phép kinh doanh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra chính xác thông tin doanh nghiệp: Trước khi yêu cầu trích lục, cần đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và các thông tin liên quan để hạn chế sai sót trong quá trình tra cứu, đăng ký.
• Lựa chọn hình thức yêu cầu phù hợp: Có thể thực hiện yêu cầu cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp theo hình thức trực tuyến hoặc theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền quy định.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về lệ phí: Một số trường hợp cung cấp thông tin, tài liệu về đăng ký doanh nghiệp có thể phát sinh lệ phí theo quy định. Do đó, người yêu cầu cần kiểm tra mức phí trước khi thực hiện.
• Kiểm tra nội dung sau khi nhận kết quả: Khi nhận bản trích lục, cần kiểm tra lại các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và tình trạng pháp lý để kịp thời phát hiện sai lệch.
• Lưu trữ bản trích lục: Nên lưu giữ bản điện tử hoặc bản giấy đã được cung cấp để thuận tiện sử dụng khi thực hiện giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan nhà nước hoặc các thủ tục hành chính khác.
• Kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận: Nếu sử dụng bản trích lục để thực hiện một thủ tục khác, nên kiểm tra trước yêu cầu về thời điểm cấp, hình thức và phương thức xác thực của đơn vị tiếp nhận.

7. Câu hỏi thường gặp

Xin trích lục giấy phép kinh doanh ở đâu?

Bạn nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia.

Cá nhân không liên quan có được xin trích lục hồ sơ doanh nghiệp không?

Có. Thông tin đăng ký doanh nghiệp là công khai. Bất kỳ cá nhân, tổ chức nào đóng lệ phí đều có quyền tiếp cận các thông tin cơ bản về đăng ký kinh doanh của một doanh nghiệp.

Bản trích lục có thời hạn bao lâu?

Pháp luật không quy định thời hạn của bản trích lục. Tuy nhiên, các đơn vị tiếp nhận (Ngân hàng, đối tác) thường yêu cầu bản trích lục được cấp trong vòng 3 – 6 tháng để đảm bảo thông tin là mới nhất.

Công văn xin trích lục có phải là mẫu chuẩn hay không?

Công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh không có mẫu chuẩn cụ thể, nhưng cần tuân thủ các quy định về hình thức và nội dung. Doanh nghiệp cần làm văn bản rõ ràng, chính xác và đủ các thông tin cần thiết như đã đề cập trên.

Có mất phí khi xin trích lục giấy phép kinh doanh không?

Có, lệ phí trích lục đăng ký kinh doanh được thu theo số lượng trang hoặc loại thông tin, theo quy định của Bộ Tài chính và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Từ năm 2026, thanh toán trực tuyến giúp nhận kết quả ngay.

Việc xin trích lục giấy phép kinh doanh là một thủ tục đơn giản nhưng cần thiết trong nhiều tình huống để đảm bảo doanh nghiệp có đủ các giấy tờ hợp lệ và chính thức. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện quy trình xin trích lục giấy phép khi gặp phải các tình huống như mất giấy phép, cần xác nhận thông tin ngành nghề, hoặc bổ sung tài liệu cho các thủ tục pháp lý. ACC Hà Nội hy vọng bài viết mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh có thể giúp ích cho bạn.