Gộp báo cáo tài chính là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp có công ty con hoặc chi nhánh. Để thực hiện, doanh nghiệp cần gửi công văn xin gộp báo cáo tài chính đến cơ quan chức năng hoặc các bên liên quan. Mẫu công văn này cần tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch. Bài viết Mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính theo quy định mới nhất Của ACC Hà Nội sẽ giới thiệu về mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính và những điểm cần lưu ý khi soạn thảo.

1. Công văn xin gộp báo cáo tài chính là gì?

Công văn xin gộp báo cáo tài chính là một văn bản chính thức mà doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền để đề nghị được gộp báo cáo tài chính của các kỳ tính thuế trong những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi kỳ tính thuế đầu tiên hoặc cuối cùng của doanh nghiệp có thời gian ngắn (dưới 03 tháng) hoặc khi doanh nghiệp có thay đổi về loại hình, sáp nhập, chia, tách, giải thể, phá sản.

Mục đích của công văn là để xin phép cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý kế toán cho phép doanh nghiệp gộp báo cáo tài chính của các kỳ tính thuế gần nhau, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, tránh việc lập báo cáo tài chính cho từng kỳ quá ngắn, gây khó khăn trong việc tổng hợp và báo cáo.

>>> Bạn có thể xem thêm thông tin bổ sung về Thủ tục khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Hà Nội

2. Điều kiện để gộp báo cáo tài chính theo Thông tư 78/2014/TT-BTC

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 3015/CTTPHCM-TTHT năm 2021 của Cục Thuế TP.HCM, việc gộp báo cáo tài chính giữa các kỳ tính thuế có những quy định cụ thể để doanh nghiệp tuân thủ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể xử lý các trường hợp kỳ kế toán hoặc kỳ tính thuế có thời gian quá ngắn, không đủ để lập báo cáo tài chính riêng biệt. Các điều kiện cụ thể để gộp báo cáo tài chính được quy định như sau:

2.1 Kỳ tính thuế năm đầu tiên của doanh nghiệp mới thành lập

Nếu kỳ tính thuế đầu tiên có thời gian ngắn hơn 03 tháng (tính từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư), doanh nghiệp có thể cộng kỳ tính thuế này với kỳ tính thuế của năm tiếp theo để hình thành một kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Thời gian cộng các kỳ tính thuế không được vượt quá 15 tháng.

2.2 Kỳ tính thuế năm cuối cùng đối với doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, chuyển đổi hình thức sở hữu, sáp nhập, chia, tách, giải thể, phá sản

Nếu kỳ tính thuế cuối cùng của doanh nghiệp có thời gian ngắn hơn 03 tháng, thì có thể cộng kỳ tính thuế này với kỳ tính thuế năm trước đó để hình thành một kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cũng như trường hợp đầu tiên, thời gian cộng không được vượt quá 15 tháng.

2.3 Điều kiện gộp báo cáo tài chính

Căn cứ vào các quy định trên, nếu doanh nghiệp gặp phải trường hợp kỳ kế toán đầu tiên hoặc cuối cùng có thời gian ngắn (dưới 03 tháng), doanh nghiệp cần nghiên cứu thực hiện gộp báo cáo tài chính của kỳ ngắn này với kỳ tính thuế tiếp theo hoặc kỳ trước đó. Việc gộp báo cáo tài chính cần tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ.

>>> Có thể bạn sẽ quan tâm về Dịch vụ kế toán tại Hà Nội 

3. Mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính theo quy định mới nhất

Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính, vì đây là một văn bản mà doanh nghiệp cần tự soạn thảo và gửi đến cơ quan thuế khi có nhu cầu. Công văn này nhằm đề nghị cơ quan thuế xem xét và chấp thuận việc gộp báo cáo tài chính trong những trường hợp đặc biệt, như khi kỳ tính thuế đầu tiên hoặc cuối cùng của doanh nghiệp có thời gian quá ngắn.

Dưới đây là mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính mới nhất mà doanh nghiệp và kế toán có thể tham khảo khi cần thực hiện thủ tục này.

CÔNG VĂN

V/v gộp báo cáo tài chính và Quyết toán thuế TNDN năm ….

Kính gửi: CHI CỤC THUẾ ……….

CÔNG TY ………………

Mã số thuế: ………………

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………….

Người đại diện theo pháp luật: ……………………….

Chức vụ: …………….

Công ty ……………………. được cấp giấy đăng ký hoạt động số …………. lần đầu ngày …………… và cấp mã số thuế ……………. ngày ………….. Như vậy, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động đến hết ngày 31/12 kỳ kế toán năm đầu tiên thời gian hoạt động của công ty là ngắn hơn 90 ngày.

Căn cứ tại khoản 4 Điều 12 Luật Kế toán số 88/2015/QH15;

Căn cứ theo khoản 2, khoản 3 Điều 3 Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành nghị định 218/2013/NĐ-CP quy định hướng dẫn thi hành luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty chúng tôi làm công văn này kính gửi Chi cục Thuế quận Hà Đông cho công ty gộp Báo cáo tài chính và Quyết toán thuế TNDN năm 2023 vào báo cáo tài chính và Quyết toán thuế TNDN năm 2024.

Công ty chúng tôi cam kết nội dung nêu trên và các giấy tờ, tài liệu cung cấp là đúng sự thật và sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Kính đề nghị Chi cục Thuế Quận Hà Đông tiếp nhận, xem xét./.

>>> Mời bạn tham khảo thêm về: Thông tin trụ sở Đảng ủy xã Phú Nghĩa Hà Nội

4. Thời hạn nộp Báo cáo tài chính

Căn cứ theo Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn nộp Báo cáo tài chính được quy định cụ thể như sau:

4.1 Đối với doanh nghiệp nhà nước

• Báo cáo tài chính quý: Nộp chậm nhất 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý (45 ngày đối với công ty mẹ, Tổng công ty Nhà nước).
• Báo cáo tài chính năm: Nộp chậm nhất 30 ngày từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (90 ngày đối với công ty mẹ, Tổng công ty Nhà nước).

4.2 Đối với doanh nghiệp khác

• Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh: Nộp chậm nhất 30 ngày từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
• Các doanh nghiệp còn lại: Nộp chậm nhất 90 ngày từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

>>> Mời bạn tham khảo dịch vụ do ACC Hà Nội cung cấp Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính tại Hà Nội nhanh chóng với chi phí hợp lý.

5. Tại sao cần nộp công văn xin gộp báo cáo tài chính?

Việc nộp công văn xin gộp báo cáo tài chính là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về thuế và kế toán, đồng thời tối ưu hóa quy trình lập báo cáo tài chính trong các tình huống đặc biệt. Công văn này thường được nộp khi doanh nghiệp gặp phải những thay đổi về kỳ tính thuế hoặc kỳ kế toán, chẳng hạn như khi thành lập mới, sáp nhập, chia tách, hay giải thể. Dưới đây là các lý do cụ thể tại sao việc nộp công văn xin gộp báo cáo tài chính lại quan trọng:

5.1 Xử lý kỳ tính thuế ngắn

Trong một số trường hợp, như khi doanh nghiệp mới thành lập, thay đổi hình thức sở hữu, hoặc có sự kiện đặc biệt như sáp nhập, chia tách, kỳ tính thuế đầu tiên hoặc cuối cùng có thể kéo dài dưới 3 tháng. Điều này dẫn đến việc kỳ tính thuế này không đủ dài để lập báo cáo tài chính riêng biệt, gây khó khăn cho việc báo cáo thuế và tài chính. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có thể xin gộp kỳ tính thuế này với kỳ tính thuế tiếp theo hoặc kỳ tính thuế trước đó để tránh phải lập nhiều báo cáo tài chính trong những khoảng thời gian ngắn. Công văn xin gộp là văn bản chính thức để doanh nghiệp đề nghị cơ quan thuế chấp thuận việc này.

5.2 Tuân thủ pháp luật về kế toán

Công văn xin gộp báo cáo tài chính là một biện pháp giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán và thuế. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính hợp lệ, đúng hạn và đầy đủ. Việc gộp báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp thực hiện việc lập báo cáo tài chính đúng theo các quy định hiện hành, đặc biệt là trong trường hợp có kỳ tính thuế hoặc kỳ kế toán ngắn.

Khi nộp công văn xin gộp, doanh nghiệp cũng đảm bảo rằng việc lập báo cáo tài chính sẽ không bị vi phạm các yêu cầu về thời gian và thủ tục báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc không tuân thủ quy định về kế toán và thuế.

5.3 Đảm bảo tính minh bạch và hợp lý

Một lý do quan trọng khác khi nộp công văn xin gộp báo cáo tài chính là để đảm bảo tính minh bạch và hợp lý trong các báo cáo tài chính. Khi kỳ tính thuế hoặc kỳ kế toán quá ngắn, việc lập báo cáo tài chính riêng biệt cho từng kỳ có thể dẫn đến việc thông tin tài chính không đầy đủ hoặc khó hiểu. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả tài chính của doanh nghiệp và gây khó khăn trong việc đối chiếu số liệu giữa các kỳ báo cáo.

5.4 Tránh sai sót hoặc vi phạm

Một yếu tố quan trọng khác là công văn xin gộp giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót hoặc vi phạm liên quan đến việc lập báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế. Khi kỳ tính thuế hoặc kỳ kế toán quá ngắn, việc lập báo cáo tài chính riêng biệt có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong việc tính toán các khoản thuế, chi phí, hoặc doanh thu. Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến kiểm tra thuế hoặc bị phạt vì vi phạm các quy định về báo cáo tài chính.

Công văn xin gộp báo cáo tài chính là cơ sở để cơ quan thuế xem xét và chấp thuận việc gộp các kỳ báo cáo, từ đó giảm thiểu nguy cơ sai sót và giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về thuế và kế toán. Khi có sự chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và thực hiện báo cáo tài chính một cách đúng đắn và hợp pháp.

>>> Mời bạn tham khảo thêm Dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội trọn gói, chính xác 

6. Những lưu ý khi xin gộp báo cáo tài chính

Khi xin gộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải tuân thủ một số nguyên tắc và lưu ý quan trọng để đảm bảo việc gộp báo cáo đúng quy định và hợp pháp. Dưới đây là những lưu ý mà doanh nghiệp cần ghi nhớ khi thực hiện thủ tục xin gộp báo cáo tài chính:

6.1 Đảm bảo tính hợp lệ của công văn xin gộp

• Công văn xin gộp báo cáo tài chính cần phải được lập đúng mẫu và có đầy đủ các thông tin cần thiết. Đây là văn bản chính thức gửi đến cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền, nên phải thể hiện rõ lý do gộp kỳ báo cáo tài chính, thời gian kỳ tính thuế, kỳ kế toán liên quan, cũng như các cơ sở pháp lý hỗ trợ cho yêu cầu này.
• Công văn cần được ký bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp (thường là giám đốc hoặc người có thẩm quyền). Nếu công văn không hợp lệ, cơ quan thuế có thể từ chối yêu cầu gộp báo cáo.

6.2 Chỉ áp dụng cho các trường hợp phù hợp

• Kỳ tính thuế ngắn: Chỉ những doanh nghiệp có kỳ tính thuế đầu tiên hoặc cuối cùng quá ngắn (dưới 3 tháng) mới được phép xin gộp. Đây thường là các trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi hình thức sở hữu. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng xem có đủ điều kiện để xin gộp hay không.
• Đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật: Gộp báo cáo tài chính chỉ nên được thực hiện trong những trường hợp được phép theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp không được tự ý gộp các kỳ kế toán nếu không có lý do chính đáng hoặc không có sự đồng ý của cơ quan thuế.

6.3 Cung cấp đầy đủ các chứng từ và tài liệu hỗ trợ

Khi xin gộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các chứng từ, tài liệu liên quan để chứng minh sự hợp lý của việc gộp. Chẳng hạn, nếu công ty mới thành lập, cần nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu liên quan đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức (như hợp đồng sáp nhập, chia tách, quyết định giải thể). Việc này giúp cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp lệ của yêu cầu gộp báo cáo tài chính và đảm bảo rằng không có sự gian lận hoặc vi phạm trong quá trình lập báo cáo.

6.4 Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của báo cáo tài chính

• Trước khi nộp công văn xin gộp, doanh nghiệp phải chắc chắn rằng các báo cáo tài chính đã được lập đầy đủ và chính xác, bao gồm các báo cáo như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, v.v. Việc gộp báo cáo tài chính có thể gây khó khăn trong việc kiểm tra nếu các số liệu không được xử lý đúng cách.
• Các báo cáo cần phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong suốt kỳ báo cáo, không có sai sót hoặc thiếu sót nào.

6.5 Xác nhận thời gian gộp báo cáo tài chính

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng thời gian gộp các kỳ kế toán. Thông thường, công văn xin gộp sẽ yêu cầu doanh nghiệp chỉ rõ thời gian của kỳ báo cáo trước đó và kỳ báo cáo tiếp theo để đảm bảo sự hợp lý trong quá trình gộp. Điều này không chỉ giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của việc gộp.

6.6 Đảm bảo sự thống nhất giữa các kỳ báo cáo tài chính

Khi gộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các số liệu trong các kỳ báo cáo liên quan phải được điều chỉnh sao cho phù hợp. Cần lưu ý rằng các kỳ báo cáo kế toán có thể có sự khác biệt về phương pháp tính toán hoặc các yếu tố khác, do đó cần phải đồng nhất các phương pháp kế toán giữa các kỳ để báo cáo gộp có tính chính xác và hợp lý.

Việc thống nhất giữa các kỳ báo cáo sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về việc trình bày sai lệch số liệu trong báo cáo tài chính và tạo sự minh bạch khi kiểm tra.

>>> Mời bạn tham khảo thêm Dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội trọn gói, chính xác 

7. Những câu hỏi thường gặp 

Cơ quan nào sẽ xem xét và phê duyệt công văn xin gộp báo cáo tài chính?

Trả lời: Công văn xin gộp báo cáo tài chính sẽ được gửi đến cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp, hoặc các cơ quan chức năng liên quan như Cục thuế tỉnh, thành phố. Nếu cần, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo ý kiến từ Bộ Tài chính hoặc cơ quan quản lý kế toán – kiểm toán.

Công văn xin gộp báo cáo tài chính có ảnh hưởng gì đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp không?

Trả lời: Công văn xin gộp báo cáo tài chính không ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, nhưng việc gộp báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, tránh sai sót hoặc vi phạm khi kê khai thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo các kỳ báo cáo tài chính được gộp phải đầy đủ, chính xác và hợp pháp.

Doanh nghiệp có thể xin gộp báo cáo tài chính của nhiều năm không?

Trả lời: Doanh nghiệp chỉ có thể xin gộp báo cáo tài chính của các kỳ tính thuế hoặc kế toán trong trường hợp kỳ báo cáo quá ngắn (dưới 3 tháng) hoặc các trường hợp đặc biệt khác, theo quy định của pháp luật. Việc gộp báo cáo tài chính của nhiều năm là không được phép, trừ khi có lý do hợp lý và được cơ quan thuế chấp thuận.

Hy vọng, bài viết Mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của ACC Hà Nội đã cung cấp văn bản công văn này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, đồng thời thuận lợi trong việc lập và báo cáo tài chính.