Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò thiết yếu giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, đồng thời tạo cơ sở pháp lý rõ ràng khi quyết toán thuế. Việc sử dụng mẫu đúng quy định mới nhất giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt và hỗ trợ quá trình hoàn thuế nhanh chóng. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết về nội dung này.

1. Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong hoạt động tài chính

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ bắt buộc mà tổ chức chi trả thu nhập phải cấp cho người lao động khi thực hiện khấu trừ thuế. Tài liệu này ghi nhận số thuế đã khấu trừ, giúp cá nhân làm căn cứ để tính thuế phải nộp hoặc được hoàn lại khi quyết toán. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mọi khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đều phải có chứng từ khấu trừ tương ứng. Việc thiếu hoặc sai sót chứng từ có thể dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh số thuế đã nộp với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng dựa vào chứng từ này để hạch toán chi phí hợp lý và tuân thủ nghĩa vụ báo cáo thuế định kỳ.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất được ban hành nhằm thống nhất biểu mẫu và cập nhật các thông tin bắt buộc theo hướng dẫn hiện hành. Nội dung mẫu tập trung vào các khoản thu nhập, mức khấu trừ và thông tin người nộp thuế để đảm bảo tính minh bạch.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Ấn chỉ thuế là gì? Tìm hiểu chi tiết

3. Nội dung bắt buộc phải có trong mẫu chứng từ khấu trừ thuế tncn

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần ghi rõ họ tên, mã số thuế của người lao động, tên đơn vị chi trả thu nhập và địa chỉ. Phần thu nhập chịu thuế phải chi tiết theo từng khoản như lương cơ bản, thưởng, phụ cấp. Mức thuế khấu trừ được tính theo biểu thuế lũy tiến quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và thể hiện số thuế đã khấu trừ trong kỳ.

Ngoài ra, mẫu phải có chữ ký của người đại diện đơn vị chi trả và ngày tháng cấp chứng từ. Các thông tin này giúp cá nhân dễ dàng đối chiếu khi nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Xem thêm: Tiền thai sản có tính thuế TNCN không? Chi tiết

4. Quy trình lập và cấp mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bước 1: Thu thập thông tin người lao động

Đơn vị chi trả thu nhập kiểm tra đầy đủ họ tên, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng và các khoản thu nhập phát sinh trong tháng hoặc quý. Thông tin này được đối chiếu với hợp đồng lao động và bảng lương để đảm bảo chính xác trước khi lập chứng từ.

Bước 2: Tính toán số thuế khấu trừ

Căn cứ vào thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ gia cảnh, đơn vị áp dụng biểu thuế theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 để tính số thuế phải khấu trừ. Kết quả tính toán được ghi trực tiếp vào mẫu chứng từ.

Bước 3: Kiểm tra và ký duyệt

Người phụ trách thuế của đơn vị kiểm tra lại toàn bộ nội dung trên chứng từ, sau đó trình người đại diện pháp luật ký duyệt. Thời gian hoàn thành bước này không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thu nhập.

Bước 4: Cấp chứng từ và lưu trữ

Chứng từ được cấp cho người lao động trong vòng 10 ngày sau khi khấu trừ thuế. Bản gốc lưu tại đơn vị chi trả theo quy định của Nghị định 253/2026/NĐ-CP trong thời hạn ít nhất 5 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

5. Lưu ý khi áp dụng Thông tư 91/2026/TT-BTC đối với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định chi tiết về định dạng điện tử của mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, yêu cầu đơn vị phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử có mã xác thực. Khi cấp chứng từ, cần đảm bảo chữ ký số hợp lệ và gửi qua hệ thống thuế điện tử để người lao động tra cứu dễ dàng. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi cấp, đơn vị phải điều chỉnh và cấp lại chứng từ mới trong thời hạn 3 ngày làm việc. Việc tuân thủ đúng hướng dẫn của Thông tư giúp tránh bị phạt vi phạm hành chính về thuế và hỗ trợ quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân diễn ra thuận lợi.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là công cụ quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế hiệu quả. Để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật mẫu mới nhất, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.