Lý do chấm dứt hợp đồng lao động đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động khi kết thúc quan hệ việc làm. Việc ghi nhận lý do chính xác không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của quyết định mà còn giảm thiểu nguy cơ tranh chấp phát sinh sau này. Hiểu rõ quy trình và cách thức thực hiện giúp các bên thực hiện đúng quy định hiện hành. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động như thế nào?

Việc ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Người sử dụng lao động cần nêu rõ căn cứ pháp lý cụ thể trong quyết định chấm dứt, ví dụ như hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận hoặc người lao động đơn phương chấm dứt. Nội dung ghi phải ngắn gọn, rõ ràng, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc không có cơ sở.

Quyết định cần được lập thành văn bản, gửi cho người lao động đúng thời hạn và lưu hồ sơ để làm căn cứ giải quyết tranh chấp nếu có. Việc ghi đúng giúp cả hai bên hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ sau khi hợp đồng chấm dứt.

Để ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động đúng cách, người sử dụng lao động cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định chính xác căn cứ chấm dứt dựa trên quy định của Bộ luật Lao động 2019 và nội dung hợp đồng đã ký.

Bước 2: Soạn thảo quyết định chấm dứt hợp đồng, nêu rõ lý do kèm theo điều khoản cụ thể của pháp luật.

Bước 3: Gửi quyết định cho người lao động trước ít nhất 30 ngày hoặc 45 ngày tùy trường hợp, đồng thời giải quyết các chế độ liên quan như tiền lương, bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Lưu trữ quyết định và các tài liệu liên quan vào hồ sơ nhân sự để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp sau này. Việc thực hiện đúng các bước giúp hạn chế rủi ro pháp lý.

2. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định

Bộ luật Lao động 2019 quy định nhiều trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động.

• Thứ nhất là khi hợp đồng hết hạn hoặc hoàn thành công việc đã thỏa thuận.
• Thứ hai là khi hai bên thống nhất chấm dứt bằng văn bản.
• Thứ ba là người lao động đơn phương chấm dứt theo quy định tại Điều 35.
• Thứ tư là người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt theo Điều 36.
• Ngoài ra còn có trường hợp người lao động bị kết án tù, chết hoặc mất tích.

Mỗi trường hợp đều yêu cầu người sử dụng lao động phải ghi rõ lý do chấm dứt hợp đồng lao động tương ứng trong quyết định để đảm bảo tính hợp pháp.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động theo giờ mới nhất

3. Những sai lầm thường gặp khi ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động

Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động không cụ thể, chỉ dùng từ chung chung như “do nhu cầu công việc”. Một số trường hợp ghi sai căn cứ pháp lý, dẫn đến quyết định bị coi là trái luật và phải bồi thường.

Ngoài ra, việc không gửi quyết định đúng hạn hoặc thiếu chữ ký của người có thẩm quyền cũng gây tranh chấp. Để tránh các sai lầm này, doanh nghiệp nên tham khảo kỹ quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và kiểm tra lại nội dung quyết định trước khi ban hành.

Xem thêm: Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là gì? Giải đáp

5. Câu hỏi thường gặp

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động có cần nêu chi tiết điều khoản pháp luật không?

Có, quyết định chấm dứt hợp đồng cần nêu rõ điều khoản cụ thể của Bộ luật Lao động 2019 làm căn cứ để đảm bảo tính hợp pháp và tránh tranh chấp sau này.

Người lao động có quyền yêu cầu giải thích lý do chấm dứt hợp đồng không?

Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động giải thích rõ lý do chấm dứt hợp đồng lao động và được cung cấp bản sao quyết định để bảo vệ quyền lợi của mình.

Ghi sai lý do chấm dứt hợp đồng lao động bị xử lý như thế nào?

Việc ghi sai có thể dẫn đến quyết định bị vô hiệu, người sử dụng lao động phải bồi thường thiệt hại và khôi phục quan hệ lao động nếu người lao động yêu cầu theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động cần được ghi nhận chính xác và tuân thủ đúng quy định để bảo vệ quyền lợi của các bên. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo hoặc cần hỗ trợ pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay để được tư vấn kịp thời và hiệu quả.