Ký thừa lệnh là gì? Đây là hình thức ký văn bản được thực hiện khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký một số loại văn bản theo quy định. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư. Vậy ai được ký thừa lệnh, cách ghi “TL.” trên văn bản như thế nào? Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Ký thừa lệnh là gì?

Ký thừa lệnh (TL.) là hình thức ký văn bản trong đó người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký một số loại văn bản theo quy định. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Người được giao ký thừa lệnh thực hiện việc ký trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn và loại văn bản được giao. Trường hợp cần thiết, người được giao ký thừa lệnh có thể giao cấp phó ký thay theo quy định.

Về thể thức, khi ký thừa lệnh, trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “TL.”; bên dưới ghi chức vụ của người được giao ký, sau đó là chữ ký và họ tên của người ký. Cách trình bày cụ thể được thực hiện theo quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2. Các trường hợp được phép ký thừa lệnh

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc ký thừa lệnh (TL.) chỉ được thực hiện đối với các trường hợp người đứng đầu các bộ phận cấu thành bên trong cơ quan, tổ chức (như Chánh Văn phòng, Trưởng phòng ban chuyên môn, Vụ trưởng, Cục trưởng) ban hành văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ thường xuyên được giao.

Các trường hợp cụ thể được phép áp dụng ký thừa lệnh bao gồm:

• Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính): Được ký thừa lệnh đối với các văn bản mang tính chất thông báo lịch công tác, biên bản cuộc họp, giấy mời, hoặc các văn bản sao y, trích sao tài liệu.
• Trưởng các phòng ban chuyên môn (ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế hoạch, Phòng Đào tạo): Được ký thừa lệnh các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, thông báo chuyên ngành, hoặc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phòng ban đó trực tiếp quản lý.
• Các trường hợp được quy định rõ trong Quy chế: Người đứng đầu bộ phận được ký thừa lệnh đối với các văn bản hành chính thông thường đã được phân cấp rõ ràng bằng văn bản trong Quy chế làm việc hoặc Quy chế công tác văn thư của đơn vị.

Tuy nhiên, người ký thừa lệnh tuyệt đối không được ký các văn bản vượt quá phạm vi chuyên môn của bộ phận mình phụ trách, hoặc các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành riêng biệt của người đứng đầu (như quyết định bổ nhiệm, kỷ luật, chiến lược phát triển…).

3. Cách ký thừa lệnh trên văn bản

Khi ký thừa lệnh, phần ký phải được trình bày đúng thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chữ viết tắt “TL.” được đặt trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; bên dưới ghi chức vụ của người được giao ký.

Có thể trình bày theo mẫu minh họa:

TL. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trong đó:

• “TL.” là chữ viết tắt của hình thức thừa lệnh, đặt trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• “CHÁNH VĂN PHÒNG” là chức vụ của người được giao ký thừa lệnh.
• Người được giao ký thực hiện ký và ghi rõ họ tên theo quy định về thể thức văn bản.

Trường hợp người được giao ký thừa lệnh giao cấp phó ký thay thì phần ký phải thể hiện đúng hình thức ký thay theo quy định. Việc ký phải nằm trong phạm vi được giao và phù hợp với quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

4. Quy trình thực hiện ký thừa lệnh

Mặc dù pháp luật không quy định một quy trình thủ tục riêng gồm các bước bắt buộc đối với mọi trường hợp ký thừa lệnh, trên thực tế cơ quan, tổ chức có thể thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định thẩm quyền và phạm vi được giao ký

Người được giao ký cần kiểm tra quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư và nội dung phân công của người đứng đầu để xác định mình có được ký thừa lệnh hay không, đồng thời xác định rõ loại văn bản và phạm vi công việc được phép ký.

Bước 2: Soạn thảo và kiểm tra văn bản

Văn bản được soạn thảo theo đúng nội dung công việc và thẩm quyền của cơ quan, tổ chức. Trước khi ký, cần kiểm tra nội dung, căn cứ pháp lý, thẩm quyền ban hành và thể thức, kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Thực hiện ký thừa lệnh

Người được giao ký thực hiện ký trên văn bản và trình bày chữ viết tắt “TL.” đúng vị trí. Sau khi hoàn tất việc ký, văn bản được thực hiện các bước về đóng dấu, phát hành hoặc ký số theo quy định về công tác văn thư.

Bước 4: Quản lý và lưu văn bản

Văn bản sau khi được ký và phát hành được quản lý, lưu trữ theo quy định về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ, tài liệu liên quan được lưu giữ theo quy định để phục vụ việc quản lý, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Xem thêm tại đây: Phân biệt ký thay và ký thừa ủy quyền

5. Lưu ý khi ký thừa lệnh

Khi thực hiện ký thừa lệnh, cơ quan, tổ chức và người được giao ký cần lưu ý:

• Phải có căn cứ giao ký: Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Đúng người, đúng phạm vi: Người ký chỉ thực hiện đối với những loại văn bản và nội dung thuộc phạm vi được giao, không tự ý mở rộng thẩm quyền.
• Ghi đúng “TL.”: Chữ viết tắt “TL.” phải được trình bày đúng vị trí và thể thức quy định, tránh nhầm với “KT.” (ký thay) hoặc “TUQ.” (thừa ủy quyền).
• Kiểm tra thẩm quyền trước khi ký: Nội dung văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và phạm vi được giao.
• Tuân thủ thể thức văn bản: Văn bản phải được trình bày, ký, đóng dấu hoặc ký số và phát hành theo quy định về công tác văn thư.
• Chịu trách nhiệm về việc ký: Người được giao ký thừa lệnh chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

6. Câu hỏi thường gặp

Ký thừa lệnh có cần văn bản ủy quyền riêng không?

Không nhất thiết. Ký thừa lệnh khác với ký thừa ủy quyền. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Người được giao ký thừa lệnh có được ký tất cả văn bản không?

Không. Người được giao ký thừa lệnh chỉ được ký những loại văn bản thuộc phạm vi được giao. Việc giao ký phải được xác định cụ thể trong quy chế của cơ quan, tổ chức; người ký không được tự ý mở rộng phạm vi hoặc ký những văn bản vượt quá thẩm quyền được giao.

Ký thừa lệnh khác với ký thay như thế nào?

Ký thừa lệnh (TL.) và ký thay (KT.) khác nhau về chủ thể và căn cứ ký. Ký thay thường do cấp phó của người đứng đầu thực hiện đối với những lĩnh vực được phân công hoặc khi được người đứng đầu ủy quyền trong phạm vi quy định. Trong khi đó, ký thừa lệnh là việc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký một số loại văn bản theo quy định.

Ký thừa lệnh có được giao cho cấp phó ký không?

Có thể. Người đứng đầu đơn vị được giao ký thừa lệnh có thể giao cấp phó ký thay trong những trường hợp được pháp luật và quy chế của cơ quan, tổ chức cho phép. Khi đó, phần ký phải thể hiện đúng hình thức ký thay theo quy định.

Ký thừa lệnh khác ký thừa ủy quyền thế nào?

Ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền là hai hình thức ký khác nhau. Ký thừa lệnh (TL.) được thực hiện trên cơ sở giao ký theo quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư; còn ký thừa ủy quyền (TUQ.) được thực hiện trên cơ sở việc ủy quyền theo quy định. Do đó, không nên sử dụng hai hình thức này thay thế cho nhau.

Ký thừa lệnh có phải đóng dấu không?

Văn bản sau khi được ký phải thực hiện việc đóng dấu hoặc sử dụng chữ ký số theo quy định về công tác văn thư và loại văn bản tương ứng. Việc ký thừa lệnh không làm thay đổi các yêu cầu về quản lý, phát hành và sử dụng con dấu, chữ ký số.

Ký thừa lệnh là gì? Đây là hình thức ký văn bản được thực hiện khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký một số loại văn bản theo quy định. Việc giao ký phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, đồng thời người được giao chỉ được ký trong phạm vi được giao. Nếu cần tìm hiểu thêm ký thừa lệnh là gì, cách ký TL. trên văn bản hoặc các quy định về thẩm quyền ký, bạn có thể liên hệ ACC Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ theo trường hợp cụ thể.