Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc nắm rõ các ký hiệu này hỗ trợ quá trình khấu trừ, báo cáo và quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này.

1. Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định

Theo Mục 1 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử có ký hiệu mẫu chứng từ là 03/TNCN. Ký hiệu chứng từ gồm 6 ký tự, trong đó hai ký tự đầu là “CT” viết tắt của chứng từ, hai ký tự tiếp theo thể hiện hai số cuối của năm lập chứng từ và hai ký tự cuối do tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế tự xác định theo nhu cầu quản lý.

Ví dụ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập trong năm 2026 có thể mang ký hiệu CT26AA, trong đó “CT” là ký hiệu chứng từ, “26” thể hiện năm lập chứng từ và “AA” là hai ký tự do đơn vị khấu trừ tự xác định. Trường hợp sử dụng nhiều mẫu chứng từ điện tử trong cùng một loại chứng từ, hai ký tự cuối được sử dụng để phân biệt các mẫu theo Mục 1 Phụ lục II Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2. Các loại ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN phổ biến

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, pháp luật hiện hành xác định một ký hiệu mẫu chứng từ là 03/TNCN và một ký hiệu chứng từ gồm 6 ký tự. Hai ký tự đầu là “CT”, hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập chứng từ và hai ký tự cuối do tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế tự xác định theo nhu cầu quản lý; pháp luật không phân chia ký hiệu riêng theo từng loại thu nhập như tiền lương, tiền công, kinh doanh hoặc chuyển nhượng vốn.

Bên cạnh ký hiệu, chứng từ còn có số chứng từ là số thứ tự được thể hiện trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Theo Mục 1 Phụ lục II Thông tư 91/2026/TT-BTC, số chứng từ được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng chứng từ và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.

Xem thêm: Chi phí khám sức khỏe có tính thuế TNCN hay không?

3. Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ mang ký hiệu khấu trừ thuế TNCN

Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chứng từ phải được lập đúng định dạng và ghi đầy đủ nội dung theo Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó có ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số chứng từ.

Về thời điểm lập, khoản 1 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, chứng từ được lập một lần trong năm tính thuế; đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, chứng từ được lập theo từng lần khấu trừ hoặc có thể lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm khi cá nhân yêu cầu.

Việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử được thực hiện theo Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi sử dụng chứng từ, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế cần quản lý đúng ký hiệu, số chứng từ và thông tin thể hiện trên chứng từ để bảo đảm việc đối chiếu, quyết toán thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế TNCN

4. Hậu quả khi sử dụng sai ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi phát hiện chứng từ điện tử đã lập có sai sót, tổ chức lập chứng từ cần xác định nội dung sai để thực hiện xử lý theo quy định. Theo Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp chứng từ sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế và số tiền thì tổ chức lập chứng từ thông báo cho bên nhận về chứng từ đã lập sai và không phải lập lại chứng từ.

Đối với sai sót liên quan đến các thông tin khác trên chứng từ, tổ chức lập chứng từ thực hiện điều chỉnh hoặc lập chứng từ thay thế theo từng trường hợp được quy định tại Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số chứng từ và thông tin của người nhận trước khi lập, giao chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

5. Câu hỏi thường gặp

Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN có được thay đổi theo từng năm không?

Có. Hai ký tự ở vị trí thứ ba và thứ tư trong ký hiệu chứng từ thể hiện hai số cuối của năm lập chứng từ. Vì vậy, chứng từ lập năm 2026 sử dụng “26”, còn chứng từ lập ở năm khác sẽ thể hiện hai số cuối tương ứng theo Mục 1 Phụ lục II Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Ai có trách nhiệm cấp và quản lý ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế có trách nhiệm đăng ký sử dụng, lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo quy định. Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, còn Điều 23 và Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung và thời điểm lập chứng từ.

Người lao động có cần kiểm tra ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Có. Người lao động nên kiểm tra ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số chứng từ cùng các thông tin về đơn vị chi trả, thu nhập và số thuế đã khấu trừ để bảo đảm chứng từ chính xác. Trong đó, Mục 1 Phụ lục II Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định cụ thể cấu trúc ký hiệu chứng từ và số chứng từ để người nhận có thể đối chiếu thông tin.

Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý thuế thu nhập cá nhân, đòi hỏi sự chú ý kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp và cá nhân. Việc nắm vững quy định giúp quá trình khấu trừ và quyết toán diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Liên hệ ACC Hà Nội để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định hiện hành.