Kê khai thuế tncn theo từng lần phát sinh là thủ tục bắt buộc đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập vãng lai không thường xuyên. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về phạt vi phạm hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện, cùng ACC Hà Nội phân tích các quy định mới nhất để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Cách kê khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh chi tiết

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo từng lần phát sinh được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng. Ngoài ra, hình thức này còn áp dụng cho cá nhân có thu nhập từ các hợp đồng dịch vụ, đại lý, môi giới có giá trị từ 2 triệu đồng/lần trở lên.

Để thực hiện đúng quy trình, bạn cần nắm rõ các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và căn cứ tính thuế. Theo quy định, tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao và các khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng có tổng mức trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%. Trường hợp cá nhân đã có mã số thuế và cam kết tạm thời chưa đến mức phải nộp thuế, tổ chức chi trả có thể tạm thời không khấu trừ dựa trên bản cam kết theo mẫu quy định.

Bước 2: Lập tờ khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh. Tổ chức chi trả thu nhập phải lập Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 05/KH-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 87/2026/TT-BTC. Tờ khai này cần ghi đầy đủ thông tin về người nộp thuế, khoản thu nhập phát sinh, số thuế khấu trừ và thời điểm phát sinh. Việc kê khai được thực hiện theo từng lần phát sinh hoặc có thể gộp nhiều lần trong cùng một kỳ nếu đáp ứng điều kiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 3: Nộp tờ khai và nộp tiền thuế. Sau khi lập xong tờ khai, tổ chức chi trả có trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Đồng thời, số tiền thuế khấu trừ phải được nộp vào ngân sách nhà nước trong cùng thời hạn nêu trên. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Hồ sơ kê khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh

Theo hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hồ sơ khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 05/KH-TNCN.
• Bảng kê chi tiết cá nhân đã khấu trừ thuế (nếu có nhiều cá nhân).
• Bản sao hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ (nếu có).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho cá nhân (nếu có yêu cầu).
• Các giấy tờ khác liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế (nếu cơ quan thuế yêu cầu).

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bị trả lại hoặc xử phạt do khai sai, khai thiếu. Tổ chức chi trả nên lưu trữ bản sao của toàn bộ hồ sơ để phục vụ công tác quyết toán thuế cuối năm.

Xem thêm: Tiền vé máy bay có tính thuế TNCN hay không?

3. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ khai thuế

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh được quy định cụ thể tại Luật Quản lý thuế 2025. Theo đó, chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, tổ chức chi trả phải nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế. Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.

Về địa điểm nộp hồ sơ, tổ chức chi trả nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đơn vị đặt trụ sở chính. Đối với cá nhân trực tiếp khai thuế, nơi nộp hồ sơ là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi phát sinh thu nhập. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Xem thêm: Mẫu công văn giải trình thuế thu nhập cá nhân chi tiết

4. Xử phạt vi phạm hành chính về thuế TNCN

Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định rõ các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Cụ thể, nếu nộp hồ sơ quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày, tổ chức chi trả sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền. Mức phạt sẽ tăng dần theo thời gian chậm nộp.

Ngoài ra, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp sẽ bị phạt số phần trăm nhất định tiền thuế khai thiếu. Trong trường hợp cố tình trốn thuế, mức phạt có thể lên đến 3 lần số tiền thuế trốn và bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền lớn. Vì vậy, việc tuân thủ đúng thời hạn và kê khai chính xác là vô cùng quan trọng.

5. Câu hỏi thường gặp

Trường hợp nào được tạm thời không khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh?

Theo quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, cá nhân được tạm thời không khấu trừ thuế nếu có mã số thuế và cam kết tổng thu nhập chịu thuế trong năm chưa đến mức phải nộp thuế. Cá nhân phải làm bản cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN gửi cho tổ chức chi trả trước khi nhận thu nhập. Tổ chức chi trả có trách nhiệm lưu giữ bản cam kết này để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Có thể gộp nhiều lần phát sinh để kê khai một lần không?

Căn cứ Luật Quản lý thuế 2025, tổ chức chi trả có thể gộp nhiều lần phát sinh trong cùng một tháng để kê khai một lần, với điều kiện tổng số thuế khấu trừ phải được nộp chậm nhất vào ngày thứ 10 của tháng tiếp theo. Tuy nhiên, việc gộp này chỉ áp dụng cho các khoản thu nhập cùng loại và phát sinh tại cùng một đơn vị chi trả.

Nếu quên không nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn thì xử lý thế nào?

Nếu quên không nộp hồ sơ đúng hạn, tổ chức chi trả cần nhanh chóng nộp bổ sung hồ sơ và tự giác nộp tiền phạt theo quy định. Mức phạt sẽ được tính dựa trên số ngày chậm nộp theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Trong trường hợp cơ quan thuế đã ra thông báo xử phạt, tổ chức chi trả vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và chấp hành quyết định xử phạt để tránh bị cưỡng chế thi hành.

Việc thực hiện đúng quy trình kê khai thuế tncn theo từng lần phát sinh không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục này, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm hỗ trợ tận tình.