Chi phí xăng dầu luôn chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị thuộc khối vận tải, thương mại hoặc phân phối giao nhận. Tuy nhiên, đây cũng là nhóm chi phí nằm trong tầm ngắm hàng đầu của cơ quan thuế khi tiến hành quyết toán. Việc hạch toán chi phí xăng dầu không đơn thuần là định khoản bút toán trên phần mềm kế toán, mà cái khó là làm sao xây dựng được một bộ hồ sơ chứng từ chặt chẽ. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu ngay về quy định này.

1. Chi phí xăng dầu hợp lý là gì?

Chi phí xăng dầu hợp lý là khoản chi thực tế phát sinh nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và được ghi nhận theo đúng quy định về kế toán, thuế hiện hành. Đây có thể là chi phí nhiên liệu sử dụng cho phương tiện vận chuyển hàng hóa, đi công tác, giao dịch khách hàng hoặc vận hành máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh.

Để được ghi nhận là chi phí hợp lý, khoản chi này cần đáp ứng các điều kiện cơ bản như: phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động tạo doanh thu và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ theo quy định của Luật Kế toán 2015. Doanh nghiệp thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán áp dụng tương ứng, thông thường theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy quy mô và mô hình hoạt động.

Ngoài hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp cũng nên xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ đối với việc sử dụng nhiên liệu như lệnh điều xe, lịch trình công tác, định mức tiêu hao hoặc bảng kê sử dụng xăng dầu. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp lý của khoản chi khi quyết toán thuế.

2. Điều kiện để được trừ chi phí xăng dầu khi tính thuế TNDN

Để chi phí xăng dầu được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chứng minh đây là khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khoản chi này phải đáp ứng điều kiện về hồ sơ kế toán, chứng từ và có liên quan đến việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.

Trước hết, doanh nghiệp cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định về hóa đơn và kế toán. Đối với các khoản thanh toán có giá trị thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt thì cần bảo đảm thực hiện đúng hình thức thanh toán để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu phù hợp với từng loại phương tiện, quãng đường hoặc tính chất công việc. Định mức này không bắt buộc theo một mẫu cố định nhưng cần hợp lý, có căn cứ nội bộ và thống nhất trong quá trình áp dụng để chứng minh tính cần thiết của khoản chi.

Ngoài hóa đơn và định mức, doanh nghiệp cũng nên lưu giữ các tài liệu chứng minh mục đích sử dụng như lệnh điều xe, lịch trình công tác, bảng theo dõi hành trình hoặc biên bản giao nhận công việc. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp khoản chi xăng dầu được ghi nhận hợp lệ khi kiểm tra, thanh tra thuế và hạn chế rủi ro bị điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.

Xem thêm tại đây: Hạch toán tiền thai sản vào tài khoản nào?

3. Hướng dẫn hạch toán phí xăng dầu chi tiết

Hạch toán phí xăng dầu đòi hỏi sự chính xác cao để phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch, theo quy định tại  Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp.

Phí xăng dầu thường được coi là chi phí sản xuất kinh doanh, bao gồm cả xăng dầu sử dụng cho phương tiện vận tải và máy móc thiết bị. Doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp, đồng thời ghi nhận hóa đơn chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Quy trình hạch toán bắt đầu từ việc thu thập chứng từ gốc như hóa đơn mua xăng dầu từ các trạm cung cấp, kèm theo biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán. Những tài liệu này phải tuân thủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đảm bảo tính pháp lý để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Sau đó, kế toán viên tiến hành phân bổ chi phí dựa trên mức tiêu hao thực tế, chẳng hạn như theo quãng đường di chuyển hoặc giờ vận hành, giúp phân bổ hợp lý vào giá thành sản phẩm hoặc chi phí quản lý.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ

Doanh nghiệp phải kiểm tra hóa đơn xăng dầu có đầy đủ thông tin theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, bao gồm tên người bán, mã số thuế, giá trị hàng hóa và thuế suất áp dụng.

Bước 2: Ghi nhận vào sổ kế toán

Sử dụng tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung) hoặc 642 (chi phí quản lý kinh doanh) theo  Thông tư 99/2025/TT-BTC để ghi nợ chi phí xăng dầu và có tương ứng với tài khoản tiền mặt hoặc phải trả.

Bước 3: Phân bổ và điều chỉnh cuối kỳ

Cuối tháng hoặc quý, doanh nghiệp phân bổ chi phí xăng dầu vào các bộ phận liên quan dựa trên tỷ lệ sử dụng thực tế, theo hướng dẫn tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Kiểm toán và báo cáo thuế

Trước khi nộp báo cáo thuế, kế toán cần rà soát toàn bộ giao dịch hạch toán phí xăng dầu để đảm bảo tính nhất quán với các quy định tại Thông tư 69/2025/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót, thực hiện điều chỉnh kịp thời qua biên bản nội bộ.

Xem thêm: Công ty sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch được không?

4. Các khoản chi phí liên quan đến phí xăng dầu

Phí xăng dầu không chỉ giới hạn ở việc mua trực tiếp mà còn bao gồm nhiều khoản liên quan khác, đòi hỏi hạch toán toàn diện để tránh bỏ sót.

Chẳng hạn, chi phí bảo dưỡng xe liên quan đến xăng dầu, như thay lọc gió hoặc kiểm tra hệ thống nhiên liệu, có thể được gộp vào nếu chứng minh được tính liên quan trực tiếp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Những khoản này thường được ghi nhận như chi phí gián tiếp, phân bổ theo tỷ lệ sử dụng phương tiện trong kỳ.

Ngoài ra, phí xăng dầu còn liên quan đến thuế phí đường bộ hoặc phí cầu đường, vốn được tính riêng nhưng có thể kết hợp trong báo cáo chi phí vận hành. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, các khoản này đủ điều kiện khấu trừ nếu có hóa đơn hợp lệ, giúp giảm gánh nặng thuế cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chi phí cố định như đăng kiểm và chi phí biến đổi như xăng dầu thực tế để lập kế hoạch ngân sách chính xác.

Một khía cạnh quan trọng là xử lý phí xăng dầu cho nhân viên sử dụng xe công ty, thường được coi là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân nếu vượt định mức. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải hạch toán riêng phần này vào chi phí quản lý và khấu trừ thuế phù hợp. Việc quản lý các khoản liên quan giúp tránh tình trạng chi phí bị thổi phồng, đồng thời hỗ trợ kiểm toán nội bộ hiệu quả.

Hơn nữa, trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu, cần tính thêm thuế nhập khẩu và thuế bảo vệ môi trường theo Luật Thuế bảo vệ môi trường 2010, hạch toán vào giá vốn hàng hóa. Những chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp, đòi hỏi theo dõi chặt chẽ qua phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác.

5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện hạch toán phí xăng dầu

Khi hạch toán phí xăng dầu, doanh nghiệp cần chú ý đến việc định mức tiêu hao để kiểm soát lãng phí, theo nguyên tắc tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Định mức này nên được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế từ các kỳ trước, điều chỉnh theo biến động giá dầu thế giới để tránh ghi nhận chi phí không hợp lý. Nếu vượt định mức, phần chênh lệch có thể bị loại khỏi chi phí khấu trừ thuế theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Một lưu ý khác là xử lý hóa đơn không hợp lệ, chẳng hạn hóa đơn từ nguồn không rõ ràng, có thể dẫn đến phạt theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ, như yêu cầu phê duyệt trước khi mua xăng dầu, để đảm bảo tính minh bạch. Ngoài ra, với các doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm lỗi con người.

Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số, Thông tư 69/2025/TT-BTC khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử cho giao dịch xăng dầu, giúp rút ngắn thời gian hạch toán và dễ dàng tra cứu. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi các thay đổi pháp lý định kỳ để cập nhật phương pháp hạch toán, tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Những lưu ý này không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tổng thể.

6. Tác động của hạch toán phí xăng dầu đến báo cáo tài chính

Hạch toán phí xăng dầu ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số tài chính chính, như chi phí sản xuất và lợi nhuận ròng, theo quy định kế toán tại  Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc ghi nhận đúng giúp báo cáo lợi nhuận chính xác, hỗ trợ nhà đầu tư đánh giá hiệu quả kinh doanh. Nếu hạch toán sai, có thể dẫn đến sai lệch giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến định giá và cạnh tranh thị trường.

Trong báo cáo thuế, khoản chi phí xăng dầu hợp lệ sẽ giảm thu nhập chịu thuế theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, nhưng phải chứng minh được tính hợp lý qua chứng từ. Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp loại trừ, như chi phí cá nhân hóa, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại kỹ lưỡng.

Hơn nữa, thuế bảo vệ môi trường từ xăng dầu theo Luật Thuế bảo vệ môi trường 2010 được hạch toán riêng, không ảnh hưởng đến khấu trừ VAT nhưng tăng tổng chi phí môi trường.

Việc tối ưu hạch toán còn hỗ trợ phân tích xu hướng chi phí, giúp lãnh đạo dự báo ngân sách cho các kỳ sau. Với doanh nghiệp vận tải, tỷ lệ chi phí xăng dầu có thể chiếm đến 30-40% tổng chi phí, nên cần theo dõi hàng tháng để điều chỉnh chiến lược. Tổng thể, hạch toán đúng không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ quản trị mạnh mẽ.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dùng xe cá nhân của người lao động đi công tác thì chi phí xăng dầu hạch toán như thế nào để được trừ?

Để chi phí xăng dầu của xe cá nhân được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đưa điều khoản này vào Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể. Đồng thời lập Hợp đồng thuê xe/mượn xe cá nhân và có đầy đủ hóa đơn điện tử mang mã số thuế công ty kèm quyết định cử đi công tác.

Hóa đơn mua xăng dầu đổ cho xe của công ty nhưng ghi sai phông chữ địa chỉ thì có bị loại chi phí không?

Nếu hóa đơn ghi đúng mã số thuế và tên doanh nghiệp, sai sót nhỏ về phông chữ địa chỉ không làm thay đổi bản chất định danh thì hóa đơn vẫn đủ điều kiện để hạch toán chi phí được trừ theo Luật Kế toán 2015.

Chi phí xăng dầu cho xe ô tô đưa đón nhân viên hạch toán vào tài khoản nào theo Thông tư 200?

Nếu xe dùng để đưa đón cán bộ văn phòng hoặc quản lý chung thì hạch toán vào bên Nợ Tài khoản 6422. Nếu xe phục vụ đưa đón công nhân trực tiếp sản xuất thì hạch toán vào Tài khoản 6273.

Hạch toán phí xăng dầu có được khấu trừ thuế GTGT không?

Có, nếu có hóa đơn điện tử hợp lệ và thanh toán đúng quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Thuế bảo vệ môi trường áp dụng cho phí xăng dầu như thế nào?

Thuế bảo vệ môi trường được tính riêng theo Luật Thuế bảo vệ môi trường 2010, ghi nhận vào chi phí kinh doanh và không khấu trừ như thuế GTGT.

Hạch toán phí xăng dầu đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí, nâng cao lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng các quy định từ các văn bản pháp lý liên quan sẽ mang lại sự an tâm trong quản lý tài chính. Để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn.