Trong quá trình vận hành doanh nghiệp cũng như giải quyết các giao dịch dân sự, việc thất lạc, hư hỏng giấy tờ gốc như hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ địa chính hay hồ sơ vụ án là điều khó tránh khỏi. Để có cơ sở pháp lý thực hiện các thủ tục tiếp theo như đấu thầu, mua bán, hoặc khởi kiện, việc soạn thảo một công văn xin trích lục hồ sơ gửi cơ quan chức năng là bước đi bắt buộc. ACC Hà Nội sẽ cung cấp cho bạn biểu mẫu chuẩn cùng hướng dẫn thực thi chi tiết tại bài viết sau.

1. Công văn xin trích lục hồ sơ là gì?

Công văn xin trích lục hồ sơ là văn bản hành chính do cá nhân, tổ chức gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đề nghị cung cấp bản sao tài liệu từ sổ gốc theo quy định của Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Văn bản này phải tuân thủ thể thức hành chính và có căn cứ pháp lý rõ ràng theo Bộ luật Dân sự 2015.

2. Công văn xin trích lục hồ sơ được sử dụng trong những trường hợp nào?

Công văn xin trích lục hồ sơ có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, đặc biệt khi cá nhân hoặc doanh nghiệp cần truy xuất các hồ sơ đã được lưu trữ bởi cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền. Một số tình huống điển hình mà công văn xin trích lục hồ sơ được sử dụng bao gồm:

• Cung cấp tài liệu pháp lý: Trong các thủ tục pháp lý, công văn xin trích lục hồ sơ được yêu cầu khi các tài liệu như hợp đồng, quyết định hành chính, biên bản họp, hoặc các giấy tờ liên quan cần phải được sao chép để phục vụ cho công việc hoặc giải quyết tranh chấp.
• Xin cấp lại các giấy tờ đã mất: Nếu cá nhân hoặc doanh nghiệp làm mất các giấy tờ quan trọng như giấy phép kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, họ có thể sử dụng công văn xin trích lục hồ sơ để yêu cầu cơ quan chức năng cấp lại bản sao.
• Hồ sơ thuế và tài chính: Trong các trường hợp liên quan đến các hồ sơ thuế, báo cáo tài chính, hoặc các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, công văn xin trích lục hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp lấy lại các giấy tờ đã nộp cho cơ quan thuế.
• Hồ sơ hành chính, nhân sự: Các công ty, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu trích lục hồ sơ nhân sự, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hoặc các tài liệu khác có liên quan đến công tác hành chính.

Xem thêm: Quy trình làm công văn xin nộp lại báo cáo tài chính

3. Mẫu công văn xin trích lục hồ sơ

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hướng dẫn lập công văn xin xác nhận không còn nợ thuế

4. Nội dung cơ bản trong công văn xin trích lục hồ sơ

Công văn xin trích lục hồ sơ cần được trình bày một cách rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan nhận công văn có thể xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác. Một công văn xin trích lục hồ sơ thường bao gồm các phần sau:

• Thông tin của tổ chức, cá nhân yêu cầu trích lục hồ sơ: Cần nêu rõ tên đầy đủ của tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu trích lục hồ sơ, địa chỉ liên hệ, mã số doanh nghiệp (nếu là doanh nghiệp), và thông tin liên lạc như số điện thoại, email.
• Mục đích xin trích lục hồ sơ: Phần này trình bày lý do cụ thể vì sao bạn cần trích lục hồ sơ. Lý do này cần được giải thích rõ ràng, có thể là để phục vụ cho các thủ tục pháp lý, công việc hành chính, hoặc các lý do hợp pháp khác.
• Thông tin về hồ sơ cần trích lục: Cần cung cấp các thông tin cụ thể về hồ sơ cần được sao chép, chẳng hạn như số hồ sơ, tên tài liệu, ngày lập hồ sơ, hoặc các thông tin khác liên quan để cơ quan có thể dễ dàng xác nhận và tìm kiếm hồ sơ.
• Yêu cầu cụ thể: Bạn cần chỉ rõ yêu cầu của mình, ví dụ như yêu cầu sao chép một bản sao của hồ sơ, yêu cầu cung cấp bản sao công chứng, hoặc yêu cầu trích lục một phần của hồ sơ.
• Cam kết và chữ ký: Cuối cùng, công văn cần có chữ ký của người yêu cầu trích lục hồ sơ và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã cung cấp. Đối với doanh nghiệp, công văn cần có chữ ký của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

5. Quy trình gửi công văn xin trích lục hồ sơ

Khi công văn xin trích lục hồ sơ được chuẩn bị xong, bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo công văn được xử lý nhanh chóng và chính xác:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Trước khi gửi công văn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và các tài liệu liên quan, như bản sao các giấy tờ xác minh danh tính, các tài liệu chứng minh yêu cầu trích lục hồ sơ là hợp pháp.

Bước 2: Gửi công văn đến cơ quan có thẩm quyền: Sau khi hoàn thành công văn, bạn cần gửi công văn đến cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Cơ quan này có thể là Sở Tài chính, Cục Thuế, Bộ Tư pháp, hoặc các cơ quan hành chính khác tùy thuộc vào loại hồ sơ cần trích lục.

Bước 3: Theo dõi tiến trình xử lý công văn: Sau khi gửi công văn, bạn cần theo dõi tiến trình xử lý từ cơ quan có thẩm quyền. Thông thường, cơ quan sẽ thông báo thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu trích lục hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả và thanh toán phí (nếu có): Sau khi công văn được xử lý, cơ quan chức năng sẽ cung cấp bản sao hồ sơ theo yêu cầu. Nếu có phí hành chính, bạn cần thanh toán đầy đủ và nhận kết quả trả hồ sơ.

6. Giá trị pháp lý của bản trích lục

Bản trích lục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp là văn bản ghi nhận lại nội dung từ hồ sơ, sổ sách hoặc tài liệu gốc đang được cơ quan đó quản lý. Đây là căn cứ để cá nhân, tổ chức chứng minh thông tin pháp lý trong nhiều thủ tục hành chính, dân sự và giao dịch thực tế mà không bắt buộc phải xuất trình bản gốc trong mọi trường hợp.

Theo quy định của pháp luật hiện hành và nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015, bản trích lục được cấp đúng thẩm quyền, đúng trình tự có giá trị sử dụng như căn cứ chứng minh nội dung đã được cơ quan nhà nước xác nhận. Trong nhiều giao dịch dân sự, kinh tế hoặc thủ tục hành chính, bản trích lục có thể được sử dụng thay cho bản chính nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu phải xuất trình bản gốc.

Tuy nhiên, giá trị pháp lý của bản trích lục chỉ giới hạn trong phạm vi thông tin được cơ quan nhà nước xác nhận tại thời điểm cấp. Trường hợp tài liệu gốc đã bị thay đổi, hủy bỏ hoặc có quyết định điều chỉnh của cơ quan có thẩm quyền thì việc sử dụng bản trích lục cần đối chiếu với hồ sơ cập nhật mới nhất để bảo đảm tính chính xác và hiệu lực pháp lý.

7. Các lưu ý khi gửi công văn xin trích lục hồ sơ

Khi gửi công văn xin trích lục hồ sơ, bạn cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

• Xác định đúng đối tượng nhận công văn

• Địa chỉ chính xác: Đảm bảo công văn được gửi đến đúng cơ quan, phòng ban hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết yêu cầu trích lục hồ sơ.
• Thông tin liên hệ: Bao gồm địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ của người nhận.

• Nội dung công văn rõ ràng và chính xác

• Tiêu đề công văn: Ghi rõ ràng lý do gửi công văn, ví dụ “Công văn xin trích lục hồ sơ”.
• Thông tin chi tiết: Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như họ tên, mã số hồ sơ, thời gian và loại hồ sơ cần trích lục.
• Lý do và mục đích: Trình bày lý do và mục đích cụ thể của việc xin trích lục hồ sơ.

• Chữ ký và dấu

• Chữ ký người đại diện: Công văn cần có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền, cùng với họ tên và chức vụ.
• Con dấu: Công văn cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức gửi.

• Bản sao các giấy tờ liên quan

• Giấy tờ chứng minh: Đính kèm bản sao các giấy tờ chứng minh liên quan đến hồ sơ cần trích lục, chẳng hạn như hợp đồng, quyết định, hóa đơn,…
• Giấy tờ pháp lý: Đính kèm các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc xin trích lục hồ sơ, ví dụ như giấy phép kinh doanh, giấy ủy quyền (nếu cần).

• Kiểm tra và đối chiếu

• Kiểm tra chính tả và thông tin: Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung công văn, đảm bảo không có lỗi chính tả hay sai sót trong thông tin.
• Đối chiếu hồ sơ: Đảm bảo các giấy tờ đính kèm và thông tin trong công văn khớp với nhau.

• Lưu trữ bản sao

• Lưu trữ công văn: Lưu trữ một bản sao công văn và các giấy tờ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
• Theo dõi quá trình xử lý: Liên hệ với cơ quan nhận công văn để theo dõi quá trình xử lý và phản hồi.

8. Chi phí liên quan đến công văn xin trích lục hồ sơ

8.1. Lệ phí trích lục

Đây là khoản phí bắt buộc mà bạn phải nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được cấp bản trích lục. Mức lệ phí này được quy định bởi pháp luật và có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hồ sơ và cơ quan cấp.

• Đối với trích lục hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Lệ phí được quy định của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp. Mức phí cụ thể sẽ phụ thuộc vào loại thông tin bạn yêu cầu trích lục (ví dụ: trích lục nội dung đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp). Bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết trên website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) hoặc liên hệ trực tiếp với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Đối với các loại hồ sơ khác (ví dụ: hồ sơ đất đai, hồ sơ hộ tịch): Mức phí được quy định bởi các văn bản pháp luật chuyên ngành. Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ đó để được cung cấp thông tin chính xác về lệ phí.

Ví dụ:

• Trích lục Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Khoảng vài chục nghìn đồng/bản.
• Trích lục Sổ địa chính: Mức phí khác nhau tùy từng địa phương.

8.2. Chi phí dịch vụ 

Nếu bạn sử dụng dịch vụ của các tổ chức, cá nhân bên ngoài để hỗ trợ việc xin trích lục hồ sơ (ví dụ: dịch vụ tư vấn pháp lý, dịch vụ làm thủ tục hành chính), bạn sẽ phải trả thêm chi phí dịch vụ cho họ. Chi phí này sẽ do hai bên thỏa thuận và phụ thuộc vào phạm vi công việc mà họ thực hiện (ví dụ: tư vấn về thủ tục, soạn thảo công văn, nộp hồ sơ, nhận kết quả).

9. Câu hỏi thường gặp

Bản trích lục hồ sơ có giá trị thay thế cho bản gốc khi thực hiện giao dịch không?

Bản trích lục hồ sơ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác hoặc có căn cứ cho thấy bản trích lục bị tẩy xóa, giả mạo.

Doanh nghiệp có quyền xin trích lục hồ sơ đăng ký kinh doanh của đối tác để kiểm tra năng lực không?

Có quyền. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, các thông tin về đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia là công khai. Doanh nghiệp có thể làm văn bản đề nghị hoặc thực hiện tra cứu, trả phí trên hệ thống trực tuyến của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để được cấp trích lục thông tin cơ bản của đối tác nhằm phục vụ mục đích thẩm định rủi ro hợp đồng.

Nếu cơ quan nhà nước từ chối cấp trích lục hồ sơ thì phải xử lý thế nào?

Khi từ chối yêu cầu trích lục, cơ quan tiếp nhận bắt buộc phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối (ví dụ: hồ sơ không thuộc thẩm quyền lưu trữ, lý do đề nghị không chính đáng, hoặc tài liệu mật). Dựa trên văn bản từ chối đó, bạn có thể bổ sung các giấy tờ minh chứng theo yêu cầu hoặc thực hiện quyền khiếu nại hành chính nếu thấy việc từ chối không đúng luật.

Thời gian xử lý công văn xin trích lục hồ sơ là bao lâu?

Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại hồ sơ và cơ quan lưu trữ, thường từ 1 đến 7 ngày làm việc theo quy định hiện hành.

Công văn xin trích lục hồ sơ gửi đến cơ quan nào?

Công văn xin trích lục hồ sơ thường gửi đến cơ quan có thẩm quyền lưu trữ hồ sơ theo Luật Lưu trữ 2024, ví dụ Sở Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Tòa án nhân dân.

Công văn xin trích lục hồ sơ là một văn bản quan trọng, ảnh hưởng đến quyền lợi và hoạt động của doanh nghiệp. ACC Hà Nội cung cấp thông tin và tư vấn để hỗ trợ doanh nghiệp tự soạn thảo công văn xin trích lục hồ sơ một cách chính xác và tuân thủ pháp luật. Hãy liên hệ với ACC Hà Nội để được tư vấn và hiểu rõ hơn về quy trình này.