Công văn và văn bản khác nhau như thế nào là vấn đề nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm khi soạn thảo, tiếp nhận hoặc xử lý hồ sơ, giấy tờ hành chính. Mặc dù đều được sử dụng trong hoạt động quản lý và trao đổi công việc, công văn và các loại văn bản có đặc điểm, mục đích và phạm vi sử dụng khác nhau. Trong bài viết này, ACC Hà Nội sẽ giúp bạn phân biệt rõ công văn với các loại văn bản phổ biến và làm rõ giá trị của từng loại theo quy định hiện hành.

1. Công văn là gì?

Công văn là một dạng văn bản được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và trao đổi công việc của cơ quan, tổ chức. Công văn thường được dùng để đề nghị, hướng dẫn, đôn đốc, trao đổi thông tin, trả lời hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, công văn thuộc nhóm văn bản hành chính và được trình bày, quản lý theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nghị định này cũng quy định cụ thể về số, ký hiệu và các thành phần thể thức của văn bản.

Một số đặc điểm thường thấy của công văn gồm:

• Được ban hành nhằm giải quyết hoặc trao đổi về một công việc, vấn đề cụ thể.
• Nội dung thường mang tính đề nghị, hướng dẫn, trao đổi, thông báo hoặc yêu cầu thực hiện công việc.
• Không sử dụng công văn để đặt ra quy tắc xử sự chung có hiệu lực bắt buộc như văn bản quy phạm pháp luật.
• Việc soạn thảo, ký, ban hành và quản lý công văn phải tuân thủ quy định về công tác văn thư.

Ví dụ, cơ quan thuế có thể gửi công văn yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung thông tin liên quan đến hồ sơ. Trong trường hợp này, công văn được sử dụng để trao đổi và giải quyết một vấn đề cụ thể; nội dung công văn không làm phát sinh một hệ thống quy tắc xử sự chung thay thế cho luật, nghị định hoặc thông tư.

2. Văn bản quy phạm pháp luật là gì?

Văn bản quy phạm pháp luật là một loại văn bản có tính chất pháp lý đặc thù, được ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền theo đúng hình thức, trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. Nội dung văn bản chứa các quy phạm pháp luật, được áp dụng bắt buộc chung theo phạm vi điều chỉnh của văn bản.

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhất định và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. Văn bản quy phạm pháp luật phải được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục theo quy định của Luật.

Một số đặc điểm cơ bản của văn bản quy phạm pháp luật gồm:

• Có chứa quy phạm pháp luật: Đặt ra quy tắc xử sự chung để áp dụng cho các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh.
• Được ban hành đúng thẩm quyền: Chỉ cơ quan, người có thẩm quyền theo luật mới được ban hành loại văn bản tương ứng.
• Có tính bắt buộc chung: Quy định trong văn bản được áp dụng đối với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh, không chỉ nhằm giải quyết một vụ việc riêng lẻ.
• Được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định: Việc xây dựng, ban hành và công bố văn bản phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Ví dụ, luật, nghị định, quyết định của một số chủ thể có thẩm quyền và các loại văn bản khác được Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật xác định có thể là văn bản quy phạm pháp luật nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo luật.

Xem thêm tại đây: Công văn có phải là văn bản pháp luật không? Giải thích dễ hiểu

3. Công văn và văn bản khác nhau như thế nào?

Công văn và văn bản quy phạm pháp luật đều được sử dụng trong hoạt động quản lý nhà nước nhưng có bản chất, mục đích và giá trị sử dụng khác nhau. Công văn chủ yếu phục vụ việc trao đổi, hướng dẫn, đề nghị hoặc giải quyết một công việc cụ thể; trong khi văn bản quy phạm pháp luật chứa quy phạm pháp luật và có hiệu lực bắt buộc chung theo quy định.

Có thể phân biệt công văn và văn bản quy phạm pháp luật qua các tiêu chí sau:

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công văn được sử dụng trong công tác hành chính, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức. Trong khi đó, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quy định riêng về quy phạm pháp luật, thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Vì vậy, công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Một công văn dù được ban hành bởi cơ quan nhà nước cũng không vì thế mà trở thành văn bản quy phạm pháp luật; việc xác định một văn bản có phải là văn bản quy phạm pháp luật hay không phải căn cứ vào các điều kiện luật định.

4. Cách nhận biết công văn và các loại văn bản khác

Để phân biệt công văn với văn bản quy phạm pháp luật, không nên chỉ dựa vào tên gọi mà cần xem xét mục đích, nội dung, chủ thể ban hành, phạm vi áp dụng và căn cứ pháp lý của văn bản.

Một số tiêu chí có thể sử dụng để nhận biết gồm:

• Căn cứ vào mục đích ban hành: Công văn thường được sử dụng để trao đổi thông tin, hướng dẫn, đề nghị, đôn đốc hoặc giải quyết một công việc cụ thể. Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành nhằm đặt ra hoặc quy định các quy tắc xử sự chung theo thẩm quyền.
• Căn cứ vào nội dung: Công văn thường đề cập đến một vụ việc hoặc vấn đề cụ thể. Văn bản quy phạm pháp luật chứa quy phạm pháp luật, có tính áp dụng chung theo phạm vi điều chỉnh.
• Căn cứ vào đối tượng áp dụng: Công văn thường hướng đến một hoặc một số cơ quan, tổ chức, cá nhân cụ thể. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản.
• Căn cứ vào chủ thể và thẩm quyền ban hành: Công văn được ban hành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, chủ thể ban hành và hình thức văn bản phải thuộc phạm vi thẩm quyền được Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định.
• Căn cứ vào tên loại và thể thức: Công văn hành chính được thể hiện theo quy định về văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, tên gọi hoặc hình thức bên ngoài không phải là căn cứ duy nhất để xác định một văn bản có phải là văn bản quy phạm pháp luật hay không.

5. Ứng dụng công văn và văn bản trong thực tế

Công văn thường được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và trao đổi công việc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc với cá nhân. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Cơ quan nhà nước gửi công văn hướng dẫn hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Doanh nghiệp gửi công văn đề nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn việc thực hiện một thủ tục.
• Cơ quan, tổ chức sử dụng công văn để trao đổi, đôn đốc hoặc trả lời một vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
• Các đơn vị sử dụng công văn để phối hợp giải quyết một công việc cụ thể.

Trong khi đó, văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng để thiết lập và điều chỉnh các quy tắc xử sự chung trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, người có thẩm quyền. Cá nhân, tổ chức căn cứ vào các quy định này để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.

Chẳng hạn, doanh nghiệp khi thực hiện hoạt động kinh doanh có thể phải căn cứ vào luật, nghị định, thông tư và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Nếu cơ quan quản lý gửi công văn hướng dẫn doanh nghiệp xử lý một hồ sơ cụ thể thì công văn đó được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ việc, nhưng không thay thế quy định pháp luật đang có hiệu lực.

6. Lưu ý khi sử dụng công văn và văn bản

Khi soạn thảo, tiếp nhận hoặc sử dụng công văn và văn bản quy phạm pháp luật, cá nhân, tổ chức cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xác định đúng loại văn bản và mục đích sử dụng: Không sử dụng công văn để thực hiện chức năng mà pháp luật yêu cầu phải ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc một loại văn bản có thẩm quyền, hình thức tương ứng.
• Kiểm tra thẩm quyền ban hành: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, cần kiểm tra chủ thể, hình thức và căn cứ thẩm quyền theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
• Kiểm tra hiệu lực pháp luật: Khi áp dụng văn bản quy phạm pháp luật cần xác định văn bản đã có hiệu lực hay chưa, còn hiệu lực hay đã được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ.
• Không xem công văn là căn cứ thay thế luật: Công văn có thể giải thích, hướng dẫn hoặc trao đổi về việc thực hiện công việc trong phạm vi phù hợp, nhưng không được hiểu là văn bản có thể tự đặt ra quy định mới thay thế quy định của pháp luật.
• Bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày: Đối với công văn và văn bản hành chính, cần thực hiện theo quy định về công tác văn thư, trong đó có các yêu cầu tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Kiểm tra nội dung trước khi áp dụng: Khi có sự khác biệt giữa nội dung công văn và quy định pháp luật có hiệu lực, cần xác định đúng căn cứ pháp lý và phạm vi hướng dẫn của công văn trước khi thực hiện.

7. Câu hỏi thường gặp

Công văn có thể thay thế văn bản quy phạm pháp luật không?

Không. Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật và không có chức năng đặt ra quy tắc xử sự chung thay cho luật, nghị định hoặc các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật khác nhau ở điểm nào?

Văn bản hành chính chủ yếu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và giải quyết công việc cụ thể. Văn bản quy phạm pháp luật chứa quy phạm pháp luật và có hiệu lực bắt buộc chung theo quy định.

Công văn có phải là văn bản không?

Có. Công văn là một dạng văn bản được sử dụng trong hoạt động hành chính, quản lý và trao đổi công việc.

Công văn có phải là văn bản pháp luật không?

Không. Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật và không được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự chung.

Công văn có giá trị pháp lý không?

Công văn có giá trị trong phạm vi nội dung và công việc mà nó được ban hành để trao đổi, hướng dẫn hoặc giải quyết. Tuy nhiên, công văn không có giá trị thay thế quy định của văn bản quy phạm pháp luật.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi nhận công văn từ cơ quan nhà nước?

Doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan ban hành, nội dung, yêu cầu và thời hạn thực hiện. Đồng thời, cần đối chiếu nội dung công văn với các quy định pháp luật có liên quan trước khi thực hiện.

Công văn và văn bản khác nhau như thế nào cần được xác định dựa trên mục đích, nội dung, chủ thể ban hành, phạm vi áp dụng và tính chất pháp lý của từng loại. Đặc biệt, công văn là một dạng văn bản hành chính và không được sử dụng để thay thế văn bản quy phạm pháp luật. Việc hiểu đúng đặc điểm và phạm vi sử dụng của từng loại văn bản giúp cá nhân, doanh nghiệp hạn chế sai sót khi soạn thảo, tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu hành chính. Nếu cần hỗ trợ tư vấn hoặc xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến văn bản, bạn có thể liên hệ ACC Hà Nội  để được hỗ trợ phù hợp.