Việc nhận được yêu cầu giải trình truy thu Bảo hiểm xã hội (BHXH) từ cơ quan chức năng luôn là một việc khó đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Sự chênh lệch giữa quyết toán thuế TNCN và danh sách đóng BHXH là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các đợt thanh tra gắt gao. Một bản mẫu công văn giải trình truy thu BHXH sơ sài có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với khoản tiền phạt chậm đóng và truy thu khổng lồ. Bài viết này của ACC Hà Nội sẽ cung cấp cho bạn bộ mẫu công văn giải trình truy thu BHXH chuyên nghiệp cùng các căn cứ pháp lý.

1. Công văn giải trình truy thu BHXH là gì?

Công văn giải trình truy thu BHXH là một văn bản chính thức được gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) để giải thích hoặc làm rõ các vấn đề liên quan đến việc truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH) trong các trường hợp doanh nghiệp hoặc tổ chức chưa đóng đủ hoặc sai lệch số tiền BHXH theo quy định của pháp luật.

Công văn này có thể được sử dụng trong các tình huống khi cơ quan BHXH phát hiện thiếu sót, sai sót trong việc tính toán, kê khai hoặc đóng BHXH cho người lao động, và yêu cầu doanh nghiệp phải truy thu số tiền BHXH còn thiếu.

2. Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH

Dưới đây là mẫu công văn giải trình truy thu BHXH do ACC Hà Nội cung cấp cho khách hàng tham khảo:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Thông tin trụ sở Đảng ủy xã Xuân Mai Hà Nội

3. Những trường hợp cần công văn giải trình truy thu BHXH

Công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH) là một văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi cơ quan BHXH yêu cầu truy thu số tiền BHXH, BHTN, BHYT hoặc các khoản bảo hiểm xã hội khác.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể khi doanh nghiệp cần phải thực hiện công văn giải trình truy thu BHXH:

3.1. Trường hợp truy thu do thiếu đóng BHXH

Doanh nghiệp cần thực hiện công văn giải trình khi bị yêu cầu truy thu BHXH do không đóng đủ số tiền BHXH cho người lao động. Điều này có thể xảy ra trong các tình huống sau, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Trốn đóng BHXH: Doanh nghiệp cố tình không đóng bảo hiểm cho một số lao động hoặc giảm mức đóng so với quy định.
• Sai sót trong việc tính toán mức đóng: Do mức lương thực tế của người lao động cao hơn mức ghi trong báo cáo, dẫn đến việc đóng BHXH không đầy đủ.
• Không kê khai các khoản phụ cấp, thưởng hợp lý: Những khoản thu nhập này chưa được tính vào mức đóng BHXH dù chúng phải được đóng bảo hiểm.

3.2. Trường hợp truy thu do đóng thiếu hoặc sai số lượng người lao động

Doanh nghiệp cũng cần thực hiện công văn giải trình khi cơ quan BHXH phát hiện có sự chênh lệch giữa số lượng lao động tham gia BHXH thực tế và số lượng lao động mà doanh nghiệp báo cáo. Trường hợp này có thể xảy ra khi:

• Quên kê khai lao động: Một số lao động đã tham gia công ty nhưng không được báo cáo tham gia BHXH.
• Khai báo sai thông tin: Doanh nghiệp khai báo số lượng lao động tham gia BHXH thấp hơn thực tế, gây ra thiếu sót trong đóng BHXH, theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

3.3. Trường hợp truy thu do chưa thực hiện nghĩa vụ BHXH đối với lao động không thường xuyên

Doanh nghiệp có thể bị yêu cầu truy thu BHXH nếu không đóng bảo hiểm cho lao động không thường xuyên, như lao động thời vụ hoặc hợp đồng ngắn hạn. Trường hợp này thường xảy ra khi doanh nghiệp không biết hoặc hiểu sai về việc cần phải đóng BHXH cho các lao động này, hoặc không thực hiện đúng quy định về việc báo cáo với cơ quan BHXH.

Công văn giải trình truy thu BHXH trong trường hợp này sẽ giải thích lý do vì sao doanh nghiệp chưa thực hiện nghĩa vụ BHXH đối với những lao động này và cam kết đóng bảo hiểm đầy đủ sau khi đã xác nhận lại tình trạng công việc của họ.

3.4. Trường hợp truy thu do tham gia BHXH muộn

Một số doanh nghiệp có thể gặp phải trường hợp tham gia BHXH muộn cho người lao động, chẳng hạn như trong trường hợp lao động mới vào làm việc mà việc đăng ký tham gia BHXH chưa được thực hiện đúng hạn. Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi có sự thay đổi trong cơ cấu lao động.

3.5. Trường hợp giải trình về việc đóng trễ BHXH

Đây là trường hợp mà công ty chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH đúng hạn và cơ quan BHXH yêu cầu giải trình về lý do chậm đóng. Lý do có thể bao gồm:

• Khó khăn tài chính: Doanh nghiệp gặp vấn đề về dòng tiền, tạm thời chưa đóng đủ BHXH.
• Sự cố trong quá trình chuyển khoản hoặc nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể gặp phải sự cố về hệ thống hoặc các vấn đề khách quan khác khiến việc đóng BHXH bị chậm trễ.

Công văn giải trình trong trường hợp này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về nguyên nhân chậm nộp, đồng thời cam kết sẽ hoàn tất các khoản BHXH còn thiếu ngay khi có thể.

Xem thêm: Thông tin trụ sở Đảng ủy xã Trần Phú Hà Nội

4. Giấy tờ cần chuẩn bị khi soạn công văn giải trình truy thu BHXH

Khi thực hiện giải trình truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH), doanh nghiệp cần chuẩn bị một số loại giấy tờ và tài liệu quan trọng để chứng minh và làm rõ các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ đóng BHXH. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết, giúp doanh nghiệp thực hiện giải trình một cách đầy đủ và chính xác:

4.1. Hợp đồng lao động và sơ yếu lý lịch của người lao động

Các hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động sẽ là cơ sở để xác nhận thông tin về các điều kiện làm việc, mức lương và các quyền lợi liên quan đến BHXH. Bên cạnh đó, sơ yếu lý lịch của người lao động sẽ giúp cung cấp các thông tin cá nhân và tình trạng tham gia BHXH của họ.

4.2. Bảng chấm công và bảng thanh toán lương

Bảng chấm công sẽ giúp xác nhận số giờ làm việc của từng lao động trong tháng, từ đó làm cơ sở tính toán mức đóng BHXH phù hợp. Đồng thời, bảng thanh toán lương sẽ chứng minh rõ ràng mức lương và các khoản phụ cấp đã được chi trả cho người lao động, đảm bảo tính minh bạch trong việc đóng bảo hiểm.

4.3. Đơn đăng ký thang bảng lương

Đây là tài liệu quan trọng để đăng ký mức lương với cơ quan quản lý lao động (thường là Phòng Nội vụ). Việc cung cấp đơn này giúp làm rõ các mức lương được áp dụng trong doanh nghiệp và xác minh việc thực hiện các quy định về thang bảng lương của doanh nghiệp.

4.4. Danh sách chi trả lương cho nhân viên

Danh sách chi trả lương sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mức lương của từng nhân viên trong tháng, bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng, và các khoản thu nhập khác. Đây là tài liệu cần thiết để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH cho nhân viên đúng với mức lương thực tế.

4.5. Hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp

Hệ thống thang bảng lương trong doanh nghiệp thể hiện các mức lương của từng nhân viên dựa trên trình độ, thâm niên, vị trí công tác, hoặc các yếu tố khác. Việc cung cấp thông tin này giúp cơ quan BHXH xác nhận rằng mức lương thực tế của nhân viên đã được áp dụng đúng với quy định của pháp luật.

4.6. Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của doanh nghiệp

Bảng quyết toán thuế TNCN thể hiện rõ việc tính toán và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Việc này không chỉ giúp minh bạch trong công tác thuế mà còn hỗ trợ chứng minh sự đúng đắn trong việc tính và đóng các khoản bảo hiểm xã hội liên quan.

5. Nội dung cơ bản trong công văn giải trình truy thu BHXH

Khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH) từ cơ quan chức năng, công văn giải trình truy thu BHXH sẽ là văn bản chính thức mà doanh nghiệp cần soạn thảo để giải thích, làm rõ các vấn đề phát sinh và yêu cầu điều chỉnh nếu có. Nội dung của công văn này cần được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết và đầy đủ, để tránh sai sót và đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các phần nội dung cơ bản trong công văn giải trình truy thu BHXH:

5.1. Thông tin về doanh nghiệp

Đầu tiên, công văn cần phải nêu rõ thông tin về doanh nghiệp để cơ quan BHXH dễ dàng nhận diện và xử lý yêu cầu. Cụ thể bao gồm:

• Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên đầy đủ của công ty hoặc tổ chức.
• Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế của doanh nghiệp để xác minh danh tính và tình trạng thuế.
• Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính hoặc nơi làm việc của doanh nghiệp.
• Số điện thoại liên hệ: Số điện thoại để cơ quan BHXH có thể liên hệ khi cần thiết.
• Người đại diện pháp luật: Tên, chức vụ và thông tin liên lạc của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc).

5.2. Thông tin về các trường hợp lao động bị truy thu BHXH

Đây là phần quan trọng để giải trình về những lao động trong công ty mà cơ quan BHXH yêu cầu truy thu. Trong phần này, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về các trường hợp lao động bị truy thu BHXH, bao gồm:

• Họ và tên của từng lao động bị truy thu BHXH.
• Số sổ BHXH của mỗi lao động để xác nhận thông tin cá nhân và quá trình tham gia BHXH.
• Thời gian làm việc tại doanh nghiệp của từng lao động, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng lao động.
• Mức lương đóng BHXH: Mức lương đóng BHXH của mỗi lao động trong các tháng có vấn đề cần giải trình.
• Các khoản phụ cấp hoặc thu nhập khác có liên quan đến việc đóng BHXH.

5.3. Giải trình lý do sai sót hoặc thiếu sót

Phần này cần giải thích rõ ràng lý do vì sao doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH cho người lao động, hoặc lý do vì sao có sự sai sót trong quá trình báo cáo BHXH. Nội dung giải trình phải bám sát các mã số định danh cá nhân và căn cước công dân gắn chip, đặc biệt từ năm 2026 khi cơ quan BHXH áp dụng hệ thống Kiểm soát rủi ro tự động (AI-Audit) liên thông dữ liệu thời gian thực giữa Tổng cục Thuế, Cục Quản lý lao động và BHXH. Các lý do có thể bao gồm:

• Sai sót trong quá trình kê khai báo cáo BHXH: Doanh nghiệp có thể đã ghi nhầm mức lương hoặc không báo cáo đầy đủ các khoản phụ cấp, gây ra sự thiếu sót trong việc tính toán BHXH.
• Khó khăn tài chính: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, dẫn đến việc đóng BHXH bị chậm hoặc thiếu sót.
• Thay đổi nhân sự hoặc lương: Doanh nghiệp có thể chưa kịp thời cập nhật mức lương mới của lao động trong báo cáo BHXH sau khi có sự điều chỉnh.
• Lỗi hệ thống hoặc sự cố khách quan: Nếu có sự cố kỹ thuật hoặc lỗi trong hệ thống phần mềm kế toán, có thể dẫn đến sai sót trong việc tính toán và báo cáo BHXH.

5.4. Thông tin chứng minh và tài liệu bổ sung

Để làm rõ lý do và hỗ trợ công tác giải trình, doanh nghiệp cần cung cấp các tài liệu chứng minh, giúp cơ quan BHXH kiểm tra và xác nhận thông tin. Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

• Bảng lương: Bảng lương chi tiết của các lao động bị truy thu, thể hiện rõ mức lương và các khoản phụ cấp.
• Hợp đồng lao động: Các hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động để chứng minh mối quan hệ lao động và quyền lợi tham gia BHXH.
• Quyết định điều chỉnh lương: Nếu có sự thay đổi về mức lương, doanh nghiệp cần cung cấp các quyết định điều chỉnh lương hoặc các văn bản liên quan.
• Báo cáo BHXH: Các báo cáo BHXH trước đó, thể hiện tình hình đóng BHXH của từng lao động.
• Các tài liệu khác: Nếu có các yếu tố khác cần giải trình như thông báo từ cơ quan BHXH, tài liệu liên quan đến việc giải quyết sai sót, doanh nghiệp nên đính kèm để hỗ trợ giải trình.

5.5. Đề nghị điều chỉnh hoặc xem xét lại truy thu

Trong phần này, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan BHXH xem xét lại số tiền truy thu hoặc điều chỉnh mức truy thu nếu có sai sót trong việc tính toán. Các đề nghị có thể bao gồm:

• Đề nghị xem xét lại số tiền truy thu: Nếu doanh nghiệp cho rằng số tiền bị truy thu là không hợp lý hoặc tính toán chưa chính xác, có thể yêu cầu cơ quan BHXH kiểm tra lại số liệu.
• Đề nghị điều chỉnh mức truy thu: Trong trường hợp có sự thiếu sót trong việc đóng BHXH, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan BHXH điều chỉnh lại mức truy thu cho phù hợp với quy định pháp luật, căn cứ trên các thông tin đã cung cấp.

6. Quy trình phối hợp với cơ quan BHXH sau khi nộp công văn

Sau khi nộp công văn giải trình truy thu BHXH, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH để xử lý. Quy trình cơ bản như sau:

Bước 1: Nộp công văn kèm hồ sơ tại cơ quan BHXH địa phương hoặc qua Cổng dịch vụ công trực tuyến (áp dụng 100% từ năm 2026 bằng chữ ký số).

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 3-5 ngày làm việc, có thể yêu cầu bổ sung nếu cần.

Bước 3: Tham gia làm việc trực tiếp hoặc trực tuyến nếu cơ quan BHXH tổ chức thanh tra, cung cấp thêm dữ liệu liên thông từ hệ thống AI-Audit.

Bước 4: Nhận quyết định xử lý (chấp nhận giải trình hoặc yêu cầu truy thu), và thực hiện nộp bổ sung nếu cần theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

7. Các mức xử phạt liên quan đến BHXH

• Trốn đóng, chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN (đối với doanh nghiệp): Phạt tiền từ 18% – 20% trên tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản. Ngoài ra, có thể bị phạt hành chính từ 50 – 75 triệu đồng đối với hành vi trốn đóng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp thêm tiền lãi chậm nộp trên số tiền chậm hoặc trốn đóng theo quy định. Theo cập nhật giai đoạn 2025–2026, trường hợp chậm đóng quá 60 ngày hoặc đã bị cơ quan chức năng đôn đốc nhưng không khắc phục sẽ bị xác định là hành vi trốn đóng.
• Không lập hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động: Bị phạt từ 2 – 3 triệu đồng cho mỗi người lao động không được tham gia BHXH, tổng mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng.
• Gian lận, làm giả hồ sơ để hưởng chế độ BHXH: Phạt từ 10 – 20 triệu đồng cho mỗi hồ sơ vi phạm, với tổng mức phạt tối đa không vượt quá 75 triệu đồng.
• Vi phạm từ phía người lao động: Trường hợp kê khai không đúng sự thật, tẩy xóa hồ sơ hoặc thỏa thuận với người sử dụng lao động để không tham gia BHXH sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1 triệu đồng.
• Xử lý hình sự đối với hành vi trốn đóng nghiêm trọng: Người sử dụng lao động có hành vi trốn đóng BHXH từ 500 triệu đồng trở lên hoặc trốn đóng cho từ 10 người lao động trở lên có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự, với mức phạt tiền từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng hoặc bị phạt tù từ 06 tháng đến 07 năm.

8. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn nộp công văn giải trình là bao lâu?

Thông thường là từ 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan BHXH địa phương, theo quy định tại Nghị định 115/2015/NĐ-CP.

Nếu giải trình không thành công, doanh nghiệp phải làm gì?

Doanh nghiệp cần tiến hành nộp hồ sơ truy thu (Mẫu D02-LT) và nộp bổ sung tiền bảo hiểm kèm lãi chậm nộp để tránh bị chuyển hồ sơ sang cơ quan Công an xử lý hình sự về tội trốn đóng BHXH, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Có thể nộp giải trình trực tuyến không?

Có. Trong năm 2026, 100% thủ tục giải trình ban đầu có thể thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không có đủ tài liệu chứng minh, có thể giải trình được không?

Nếu thiếu tài liệu chứng minh, doanh nghiệp vẫn có thể giải trình, nhưng cần làm rõ lý do vì sao thiếu tài liệu và cam kết sẽ bổ sung khi có thể. Việc thiếu tài liệu có thể làm chậm quá trình giải quyết, nhưng nếu doanh nghiệp hợp tác và cung cấp thông tin một cách trung thực, cơ quan BHXH sẽ tạo điều kiện hỗ trợ.

Công văn giải trình truy thu BHXH phải gửi đến đâu?

Công văn giải trình cần gửi đến cơ quan BHXH cấp tỉnh, thành phố hoặc cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều địa phương, công văn cần gửi đến cơ quan BHXH nơi chi nhánh đó hoạt động.

Công văn giải trình truy thu BHXH có phải ký và đóng dấu không?

Có. Công văn giải trình truy thu BHXH cần được người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. Đây là yêu cầu để công văn có hiệu lực pháp lý và thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp trong việc giải quyết vấn đề.

Nhìn chung, công văn giải trình truy thu BHXH là một phần quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật. Liên hệ ngay với ACC Hà Nội nếu bạn còn thắc mắc.