Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không? là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi xây dựng chính sách phát triển nguồn nhân lực. Việc xác định chính xác tính chất của khoản chi này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của cá nhân mà còn tác động trực tiếp đến chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành, cùng ACC Hà Nội làm rõ những vướng mắc thường gặp trong thực tiễn áp dụng.

1. Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập có tính chất tiền lương, tiền công. Tuy nhiên, không phải mọi khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động đều được xem là thu nhập chịu thuế. Về nguyên tắc, chi phí đào tạo có tính thuế TNCN hay không phụ thuộc vào việc khoản chi đó mang lại lợi ích trực tiếp cho ai và mục đích của khoản chi là gì.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp cử người lao động đi học các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ trực tiếp cho công việc của người lao động tại doanh nghiệp, thì toàn bộ chi phí này do doanh nghiệp chi trả sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Lý do là khoản chi này không phải là khoản thù lao cho công sức lao động mà là khoản đầu tư của doanh nghiệp vào nguồn nhân lực, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Người lao động không nhận được khoản tiền này một cách trực tiếp để tự do sử dụng, mà nó được thanh toán trực tiếp cho tổ chức đào tạo hoặc hoàn trả theo chế độ.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chi trả cho người lao động một khoản tiền để họ tự túc đi học, hoặc chi phí đào tạo cho những khóa học không liên quan đến công việc, không phục vụ lợi ích của doanh nghiệp, thì khoản tiền này có thể bị coi là thu nhập của người lao động.

Trong trường hợp đó, chi phí đào tạo có tính thuế TNCN và phải được cộng vào thu nhập chịu thuế khi quyết toán. Điểm mấu chốt để phân biệt nằm ở bản chất và mục đích của khoản chi, cũng như hình thức thanh toán giữa doanh nghiệp và người lao động.

2. Các trường hợp chi phí đào tạo không tính thuế TNCN

Để xác định rõ hơn, cần phân tích các tình huống cụ thể mà khoản chi phí đào tạo chắc chắn không thuộc diện chịu thuế TNCN. Căn cứ vào tinh thần của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành, các khoản chi sau đây được xem là không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động:

• Khoản chi phí cho các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ mà người lao động được cử đi học theo kế hoạch, yêu cầu của doanh nghiệp.
• Chi phí đào tạo lại cho người lao động khi doanh nghiệp thay đổi quy trình công nghệ, chuyển đổi ngành nghề sản xuất kinh doanh hoặc cơ cấu lại tổ chức.
• Các khoản chi phí cho việc học tập, tham quan, khảo sát trong nước và ngoài nước phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được ghi rõ trong kế hoạch đào tạo hàng năm.
• Chi phí mua tài liệu, giáo trình, học phí cho các khóa học ngắn hạn, dài hạn mà doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho cơ sở đào tạo theo hợp đồng đã ký kết.

Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp cần lưu ý phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính hợp lệ của khoản chi. Hồ sơ thường bao gồm: kế hoạch đào tạo hàng năm của doanh nghiệp, quyết định cử người lao động đi học, hợp đồng đào tạo với cơ sở giáo dục, hóa đơn, chứng từ thanh toán.

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp mà còn là căn cứ quan trọng để xác định khoản chi này không phải là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân là gì? Hướng dẫn chi tiết

3. Các trường hợp chi phí đào tạo phải tính thuế TNCN

Ngược lại với các trường hợp nêu trên, có những tình huống mà khoản chi phí đào tạo sẽ bị xem là thu nhập chịu thuế của người lao động. Điều này thường xảy ra khi khoản chi không gắn liền với lợi ích và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc khi doanh nghiệp trao cho người lao động quyền tự quyết trong việc sử dụng khoản tiền đó. Cụ thể:

• Doanh nghiệp trả cho người lao động một khoản tiền để họ tự đi học một khóa học bất kỳ mà không có sự quản lý, giám sát của doanh nghiệp về nội dung và kết quả học tập.
• Chi phí đào tạo cho các khóa học không liên quan đến công việc, không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ như khóa học nấu ăn, khiêu vũ, ngoại ngữ giao tiếp thông thường (nếu không yêu cầu cho công việc).
• Khoản tiền doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động để họ tự mua sách vở, tài liệu học tập hoặc tự thanh toán học phí mà không có hóa đơn, chứng từ thanh toán trực tiếp cho cơ sở đào tạo.
• Trường hợp người lao động tự ý đăng ký khóa học và đề nghị doanh nghiệp thanh toán, trong khi khóa học đó không nằm trong kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt.

Trong những trường hợp này, khoản tiền mà người lao động nhận được từ doanh nghiệp được xem là một khoản thu nhập bằng tiền, có tính chất như tiền lương, tiền công hoặc khoản hỗ trợ. Do đó, chi phí đào tạo có tính thuế TNCN và doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi chi trả cho người lao động theo quy định. Việc xác định sai bản chất khoản chi có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính về thuế đối với cả doanh nghiệp và người lao động.

Xem thêm: Phí làm giấy phép lao động cho NLĐ có tính vào thuế TNCN hay không?

4. Quy trình xác định và xử lý chi phí đào tạo đúng quy định

Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Bộ luật Lao động 2019 về trách nhiệm đào tạo của người sử dụng lao động và Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình nội bộ rõ ràng. Quy trình này giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí đào tạo, từ đó xác định chính xác nghĩa vụ thuế TNCN phát sinh. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Lập kế hoạch đào tạo hàng năm

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực dựa trên chiến lược sản xuất kinh doanh. Kế hoạch này phải xác định rõ nhu cầu đào tạo, đối tượng được cử đi học, nội dung khóa học, dự kiến chi phí và thời gian thực hiện. Kế hoạch cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền và là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định mục đích của khoản chi.

Bước 2: Ký hợp đồng đào tạo và quyết định cử người đi học

Khi có nhu cầu đào tạo cụ thể, doanh nghiệp ra quyết định cử người lao động tham gia khóa học. Đồng thời, doanh nghiệp ký hợp đồng đào tạo với cơ sở giáo dục hoặc tổ chức đào tạo. Hợp đồng cần nêu rõ nội dung khóa học, chi phí, thời gian và trách nhiệm của các bên. Việc thanh toán học phí nên được thực hiện trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp đến tài khoản của cơ sở đào tạo để đảm bảo tính minh bạch.

Bước 3: Theo dõi và đánh giá kết quả học tập

Doanh nghiệp cần có cơ chế theo dõi, giám sát quá trình học tập của người lao động. Sau khi hoàn thành khóa học, người lao động phải nộp bản sao chứng chỉ, chứng nhận hoặc báo cáo kết quả học tập cho doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả của khóa đào tạo mà còn là bằng chứng cho thấy khoản chi phí thực sự phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 4: Hạch toán và lưu trữ hồ sơ

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến khóa đào tạo bao gồm kế hoạch, quyết định, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và kết quả học tập cần được lưu trữ đầy đủ. Kế toán doanh nghiệp hạch toán khoản chi phí này vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời, khoản chi này không được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động trên bảng lương và các chứng từ khấu trừ thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Chi phí đào tạo cho người lao động có bắt buộc phải có hợp đồng đào tạo không?

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi người sử dụng lao động đào tạo người lao động với chi phí lớn, hai bên phải ký hợp đồng đào tạo. Hợp đồng này quy định rõ thời gian đào tạo, chi phí, cam kết làm việc sau khi đào tạo và trách nhiệm bồi hoàn chi phí nếu vi phạm. Việc ký hợp đồng đào tạo không chỉ là căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn là chứng từ quan trọng để xác định khoản chi phí này không phải là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Nếu người lao động tự ý nghỉ việc sau khi được đào tạo, chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Khoản tiền bồi hoàn chi phí đào tạo mà người lao động phải trả lại cho doanh nghiệp khi vi phạm cam kết không được coi là thu nhập chịu thuế TNCN của doanh nghiệp. Về phía người lao động, khoản chi phí đào tạo mà doanh nghiệp đã bỏ ra trước đó vẫn không được tính vào thu nhập chịu thuế của họ, vì bản chất khoản chi này là chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Số tiền bồi hoàn được xem là khoản bồi thường thiệt hại, không thuộc diện chịu thuế TNCN.

Doanh nghiệp có cần khấu trừ thuế TNCN đối với khoản tiền hỗ trợ học phí cho người lao động không?

Nếu khoản tiền hỗ trợ học phí được doanh nghiệp chi trả trực tiếp cho người lao động để họ tự nộp cho cơ sở đào tạo, và khóa học không nằm trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp, thì khoản tiền này được xem là thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần trước khi chi trả. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thanh toán thẳng cho cơ sở đào tạo theo hợp đồng, khoản chi này không phải chịu thuế TNCN.

Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN là một vấn đề pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về luật thuế và luật lao động. Việc xác định sai có thể dẫn đến những rủi ro về thuế không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hoặc tư vấn về các tình huống cụ thể, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi giải đáp kịp thời.