Cách thu hồi hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót trong hóa đơn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì uy tín với khách hàng. Để hiểu rõ hơn về các bước thực hiện và quy định liên quan, hãy cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử là nền tảng để thực hiện đúng quy trình thu hồi khi xảy ra sai sót.

• Định nghĩa hóa đơn điện tử: Theo Điều 3 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, được lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử. Hóa đơn này thay thế hóa đơn giấy truyền thống, giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính minh bạch trong giao dịch.
• Vai trò của hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả mà còn hỗ trợ cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh. Theo Điều 10 Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn điện tử là công cụ bắt buộc trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
• Các trường hợp cần thu hồi: Hóa đơn điện tử cần được thu hồi khi có sai sót về thông tin, như sai tên, địa chỉ, mã số thuế, hoặc số tiền. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc thu hồi hóa đơn phải tuân thủ quy trình cụ thể để đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan.

2. Cơ sở pháp lý của việc thu hồi hóa đơn điện tử

Quy trình thu hồi hóa đơn điện tử được quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Theo Điều 19, trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp phải lập thông báo thu hồi và gửi đến người mua, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Quy định này đảm bảo việc xử lý sai sót được thực hiện đúng trình tự và không gây gián đoạn giao dịch.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Văn bản này hướng dẫn chi tiết việc lập, quản lý và thu hồi hóa đơn điện tử. Theo Điều 7, doanh nghiệp phải thông báo sai sót cho cơ quan thuế trong vòng 3 ngày kể từ khi phát hiện, đồng thời thực hiện các bước thu hồi hoặc điều chỉnh theo quy định.
• Luật Quản lý thuế 2019: Theo Điều 10, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Nếu có sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp khắc phục, bao gồm thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn, để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC: Mặc dù chủ yếu áp dụng cho hóa đơn điện tử giai đoạn đầu, Điều 9 của thông tư này vẫn được tham chiếu trong một số trường hợp, quy định về việc xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử, bao gồm thu hồi hoặc hủy hóa đơn.

>> Đọc thêm: Giới thiệu trường tiểu học Hồ Tùng Mậu Bắc Từ Liêm

3. Cách thu hồi hóa đơn điện tử

Cách thu hồi hóa đơn điện tử được quy định chi tiết trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, nhằm đảm bảo quá trình xử lý sai sót diễn ra minh bạch và hợp pháp. Dưới đây là các bước cụ thể.

Bước 1: Phát hiện và xác định sai sót
Doanh nghiệp cần kiểm tra và xác định sai sót trên hóa đơn điện tử, như sai thông tin người mua, mã số thuế, hoặc giá trị giao dịch. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc phát hiện sai sót có thể do doanh nghiệp tự kiểm tra hoặc nhận phản ánh từ người mua. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng cứ liên quan để phục vụ quá trình xử lý.

Bước 2: Thông báo sai sót cho người mua
Doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử đến người mua, nêu rõ nội dung sai sót và lý do cần thu hồi. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thông báo này phải được gửi trong vòng 3 ngày kể từ khi phát hiện sai sót, kèm theo đề xuất phương án khắc phục (thu hồi hoặc điều chỉnh).

Bước 3: Lập biên bản thu hồi hóa đơn
Doanh nghiệp và người mua cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, trong đó ghi rõ thông tin hóa đơn sai sót, lý do thu hồi và thỏa thuận giữa hai bên. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản này là căn cứ pháp lý để thực hiện các bước tiếp theo, đảm bảo minh bạch trong giao dịch.

Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế
Doanh nghiệp phải gửi thông báo về sai sót và thu hồi hóa đơn đến cơ quan thuế qua hệ thống hóa đơn điện tử. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thông báo cần bao gồm mã số hóa đơn, ngày lập và nội dung sai sót. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận việc thu hồi.

Bước 5: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sau khi thu hồi, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn mới phải ghi rõ thông tin “điều chỉnh” hoặc “thay thế” cho hóa đơn cũ, kèm theo mã số hóa đơn ban đầu.

>> Đọc thêm: Thông tin Viện thực phẩm chức năng Bắc Từ Liêm

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và quyền lợi của người mua

Việc thu hồi hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp mà còn liên quan đến quyền lợi của người mua, được quy định rõ ràng trong pháp luật.

• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải chủ động phát hiện sai sót, thông báo cho người mua và cơ quan thuế, đồng thời thực hiện thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn trong thời gian quy định. Doanh nghiệp cũng chịu trách nhiệm chi trả các chi phí phát sinh liên quan đến việc thu hồi.
• Quyền lợi của người mua: Người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi phát hiện sai sót. Theo Điều 10 Luật Quản lý thuế 2019, người mua cũng có quyền từ chối nhận hóa đơn sai sót và yêu cầu doanh nghiệp khắc phục kịp thời để đảm bảo quyền lợi trong giao dịch.
• Vai trò của cơ quan thuế: Cơ quan thuế có nhiệm vụ giám sát quá trình thu hồi hóa đơn điện tử, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan thuế có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin và xử phạt nếu phát hiện vi phạm.
• Hậu quả của việc không thu hồi đúng quy định: Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình thu hồi hóa đơn điện tử, họ có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt lên đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, việc chậm trễ xử lý sai sót có thể ảnh hưởng đến uy tín và giao dịch với khách hàng.

>> Đọc thêm: Đường Xuân Phương Bắc Từ Liêm Hà Nội có gì ?

5. Lưu ý khi thực hiện thu hồi hóa đơn điện tử

Để đảm bảo quy trình thu hồi hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng.

• Tuân thủ thời hạn thông báo: Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải thông báo sai sót và thu hồi hóa đơn trong vòng 3 ngày kể từ khi phát hiện. Việc chậm trễ có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
• Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan, như biên bản thu hồi, thông báo sai sót và hóa đơn điều chỉnh. Theo Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn giúp doanh nghiệp quản lý và thu hồi hóa đơn dễ dàng hơn. Theo Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC, phần mềm phải được kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính minh bạch.
• Phối hợp với người mua: Sự phối hợp giữa doanh nghiệp và người mua là yếu tố then chốt để thu hồi hóa đơn thành công. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản thu hồi cần có chữ ký hoặc xác nhận của cả hai bên để đảm bảo tính pháp lý.

6. Câu hỏi thường gặp về cách thu hồi hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến liên quan đến cách thu hồi hóa đơn điện tử, nhằm giải đáp chi tiết các thắc mắc của doanh nghiệp và người mua.

Hóa đơn điện tử sai sót có bắt buộc phải thu hồi không?

Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót phải được thu hồi hoặc điều chỉnh, tùy thuộc vào mức độ sai sót. Doanh nghiệp cần thông báo sai sót và thực hiện các bước xử lý theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp.

Ai có trách nhiệm lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Doanh nghiệp phát hành hóa đơn có trách nhiệm lập biên bản thu hồi, phối hợp với người mua để ký xác nhận. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản này là căn cứ để thực hiện các bước tiếp theo, như lập hóa đơn điều chỉnh.

Có thể thu hồi hóa đơn điện tử sau khi đã kê khai thuế không?

Có, theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn đã kê khai thuế, nhưng phải thông báo với cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh kê khai trong kỳ thuế tiếp theo.

Thời gian thu hồi hóa đơn điện tử mất bao lâu?

Thời gian thu hồi phụ thuộc vào mức độ phức tạp của sai sót, thường kéo dài từ 3 đến 7 ngày. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải hoàn thành thông báo sai sót trong vòng 3 ngày kể từ khi phát hiện.

Doanh nghiệp bị phạt gì nếu không thu hồi hóa đơn sai sót?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót có thể bị phạt từ 4 đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, việc chậm trễ có thể gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người mua và uy tín doanh nghiệp.

Cách thu hồi hóa đơn điện tử là một quy trình pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan. Để được tư vấn chi tiết hơn về quy trình thu hồi hóa đơn điện tử hoặc hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Hà Nội để nhận sự hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng.