Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một tài liệu pháp lý quan trọng, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam. Việc lập biên bản này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản, quy trình thực hiện và các căn cứ pháp lý liên quan. Cùng ACC Hà Nội khám phá ngay!

1. Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản được lập bởi tổ chức trả thu nhập để ghi nhận việc thu hồi các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã phát hành nhưng không còn phù hợp.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tài liệu này phải được lập đúng quy định, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra. Biên bản giúp doanh nghiệp chứng minh việc quản lý chứng từ chặt chẽ, tránh các rủi ro pháp lý như bị phạt hành chính.

Việc thu hồi chứng từ thường diễn ra trong các trường hợp như sáp nhập, giải thể, hoặc phát hiện sai sót trong chứng từ đã cấp. Theo Điều 32, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản cần ghi rõ thông tin về số seri, ký hiệu của chứng từ bị thu hồi và phương thức tiêu hủy (nếu có). Điều này đảm bảo rằng các chứng từ không còn giá trị không bị sử dụng sai mục đích, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về quản lý thuế.

Biên bản này không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra việc tuân thủ quy định. Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản cẩn thận, kèm theo các chứng từ liên quan, để sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. Việc lập biên bản đúng cách cũng giúp giảm thiểu nguy cơ bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt có thể lên đến 15 triệu đồng nếu vi phạm quy định về quản lý chứng từ.

2. Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nội dung và cách lập mẫu biên bản này.

>>> Tải Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế tncn tại đây

>> Đọc thêm: Tổng hợp danh sach các trường THCS quận Nam Từ Liêm

3. Quy trình thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Quy trình thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được thực hiện đúng theo các bước quy định. Dưới đây là các bước chi tiết để doanh nghiệp thực hiện thủ tục này.

Bước 1: Xác định lý do thu hồi
Doanh nghiệp cần xác định rõ lý do thu hồi chứng từ, ví dụ như sai sót trong thông tin, chứng từ không còn giá trị sử dụng, hoặc chuyển đổi sang hình thức điện tử. Theo Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu chứng từ đã được lập và giao cho người nộp thuế nhưng phát hiện sai sót, tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản thu hồi với chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập. Biên bản cần nêu rõ nội dung sai sót, số chứng từ, và ngày lập chứng từ sai. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tránh các tranh chấp pháp lý sau này.

Bước 2: Lập biên bản thu hồi
Sau khi xác định lý do, doanh nghiệp lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu phù hợp. Biên bản cần ghi rõ các thông tin như tên tổ chức, mã số thuế, danh sách chứng từ bị thu hồi, và phương thức tiêu hủy (nếu có). Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản phải có chữ ký của đại diện doanh nghiệp và nhân viên phụ trách, đồng thời yêu cầu người nhận thu nhập ký xác nhận nếu chứng từ đã được giao. Biên bản này sẽ được lưu trữ cùng với các chứng từ liên quan để phục vụ việc kiểm tra của cơ quan thuế.

Bước 3: Tiêu hủy chứng từ (nếu cần)
Nếu chứng từ giấy không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện tiêu hủy theo quy định, ví dụ như cắt góc hoặc hủy hoàn toàn. Theo Khoản 21, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình tiêu hủy cần được ghi nhận rõ ràng trong biên bản và báo cáo với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng các chứng từ đã tiêu hủy không bị sử dụng sai mục đích, nhằm tránh các rủi ro pháp lý.

Bước 4: Báo cáo với cơ quan thuế
Sau khi thu hồi và tiêu hủy (nếu có), doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo mẫu CTT25/AC trong vòng 05 ngày làm việc, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Báo cáo này giúp cơ quan thuế nắm rõ tình trạng sử dụng chứng từ và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc không nộp báo cáo đúng hạn có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 400.000 đến 15 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản thu hồi và các tài liệu liên quan ít nhất 10 năm, theo Điều 32, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hồ sơ này sẽ là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra khi cần thiết. Việc lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý trong tương lai.

>> Đọc thêm: Tìm hiểu về phố Hàm Nghi Nam Từ Liêm Hà Nội

4. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thu hồi chứng từ

Việc lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN đòi hỏi sự cẩn trọng để tuân thủ đúng quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng biên bản thu hồi chứa đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên tổ chức, mã số thuế, danh sách chứng từ thu hồi, lý do thu hồi, và chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Theo Điều 32, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc thiếu thông tin hoặc không có chữ ký xác nhận có thể khiến biên bản không có giá trị pháp lý, dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ (mẫu CTT25/AC) là 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất thu hồi, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn này để tránh bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Việc sử dụng phần mềm như MISA AMIS Thuế TNCN có thể giúp tự động hóa quy trình lập và nộp báo cáo, giảm thiểu sai sót.
• Trong trường hợp chuyển đổi sang chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống phần mềm đáp ứng các yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Biên bản thu hồi cũng cần được lưu trữ dưới dạng điện tử để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quản lý thuế thu nhập cá nhân. Để được hỗ trợ chi tiết về cách lập biên bản hoặc tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Hà Nội qua hotline hoặc website chính thức. ACC Hà Nội luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục pháp lý!

>> Đọc thêm: Địa điểm vui chơi ở Nam Từ Liêm