Hướng dẫn cách làm báo cáo thuế theo quý mới nhất

Báo cáo thuế theo quý là một trong những thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp tại Việt Nam đều phải tuân thủ để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, tránh các hình thức xử phạt và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Việc thực hiện đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn hỗ trợ cơ quan thuế trong việc giám sát và hỗ trợ phát triển kinh tế. Trong bối cảnh các quy định pháp luật ngày càng được cập nhật, việc nắm rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết để áp dụng hiệu quả.

Bố cục bài viết

1. Hướng dẫn cách làm báo cáo thuế theo quý mới nhất

Việc thực hiện báo cáo thuế theo quý đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến thời hạn kê khai và nộp báo cáo định kỳ. Theo đó, doanh nghiệp có doanh thu từ 50 tỷ đồng/năm trở lên hoặc thuộc diện kê khai theo quý theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP phải lập và nộp báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính theo quý. Quy trình này được hướng dẫn chi tiết qua hệ thống kê khai điện tử, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.

Để bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu tài chính từ các chứng từ kế toán như hóa đơn đầu vào, đầu ra và sổ sách kế toán. Các báo cáo này không chỉ phản ánh tình hình nộp thuế tạm tính mà còn là cơ sở để quyết toán cuối năm theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Việc cập nhật phần mềm kê khai như iHTKK hoặc eTax là bước đầu tiên quan trọng, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Báo cáo thuế theo quý mới nhất theo Thông tư 80/2021/TT-BTC yêu cầu sử dụng mẫu tờ khai 01/GTGT cho thuế GTGT và 01/TNDN cho thuế TNDN, với các chỉ tiêu được điều chỉnh để phù hợp với các thay đổi về khấu trừ và hoàn thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí được khấu trừ theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP để tránh tình trạng kê khai sai dẫn đến truy thu hoặc phạt hành chính. Tổng thể, hướng dẫn này nhấn mạnh vào việc lập báo cáo chính xác, kịp thời để hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý thuế hiệu quả.

2. Đối tượng áp dụng và thời hạn nộp báo cáo thuế theo quý

Doanh nghiệp áp dụng báo cáo thuế theo quý bao gồm các tổ chức kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 50 tỷ đồng trở lên, hoặc các doanh nghiệp nhỏ và vừa được cơ quan thuế thông báo theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Ngoài ra, các doanh nghiệp mới thành lập trong năm đầu tiên hoặc có biến động về doanh thu cũng có thể được chuyển sang kê khai theo quý nếu đáp ứng điều kiện tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Điều này giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ hơn đối với các đối tượng có quy mô lớn, đồng thời giảm gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp nhỏ.

Thời hạn nộp báo cáo thuế theo quý được quy định rõ ràng là trước ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau, ví dụ báo cáo quý I nộp trước ngày 30/4. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc nộp muộn sẽ bị phạt từ 5-10% số tiền thuế chậm nộp, tùy theo mức độ vi phạm. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, trong trường hợp kỳ kế toán kết thúc vào ngày khác với ngày cuối quý, thời hạn vẫn tính theo lịch dương lịch để đảm bảo đồng bộ.

Ngoài ra, các doanh nghiệp nước ngoài hoặc chi nhánh nước ngoài hoạt động tại Việt Nam cũng thuộc diện áp dụng nếu có thu nhập chịu thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Việc xác định đối tượng giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa kê khai theo tháng và theo quý, từ đó lập kế hoạch tài chính phù hợp. Tổng cục Thuế thường gửi thông báo qua cổng thông tin điện tử để hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp thời.

Xem thêm: Cách ghi báo cáo lưu chuyển tiền tệ chi tiết

3. Hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị cho báo cáo thuế theo quý

Hồ sơ chuẩn bị cho báo cáo thuế theo quý bao gồm các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra, biên bản kiểm kê hàng hóa, và báo cáo tài chính nội bộ. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ này ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra sau này. Các tài liệu này là nền tảng để tính toán số thuế GTGT phải nộp, bao gồm cả phần khấu trừ và hoàn thuế nếu đủ điều kiện.

Danh sách hồ sơ cụ thể:

Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo quý.
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra và mua vào.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Các tài liệu chứng minh chi phí hợp lý cho thuế TNDN tạm tính.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh sai sót trong kê khai, đặc biệt với các khoản thuế suất 0%, 5% hoặc 10% theo quy định. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán tích hợp để tự động hóa việc tổng hợp dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, nếu có thay đổi về chính sách thuế trong quý, doanh nghiệp cần bổ sung tài liệu liên quan để điều chỉnh báo cáo, tránh các rủi ro pháp lý sau này.

Xem thêm: Điều chỉnh báo cáo sử dụng hoá đơn như thế nào?

4. Quy trình thực hiện báo cáo thuế theo quý chi tiết

Quy trình báo cáo thuế theo quý được thực hiện qua hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp nộp nhanh chóng và theo dõi trạng thái. Trước tiên, doanh nghiệp cần đăng nhập vào tài khoản eTax hoặc iHTKK đã đăng ký với cơ quan thuế địa phương. Việc này đảm bảo dữ liệu được truyền trực tiếp, giảm thiểu lỗi thủ công theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra dữ liệu

Doanh nghiệp tiến hành tổng hợp tất cả chứng từ từ đầu quý đến cuối quý, bao gồm hóa đơn điện tử và sổ sách kế toán. Kiểm tra tính hợp lệ của từng chứng từ theo Luật Quản lý thuế 2019, loại bỏ các hóa đơn không hợp pháp để tránh bị loại khấu trừ. Quá trình này thường mất 5-7 ngày, giúp đảm bảo số liệu chính xác trước khi nhập vào phần mềm. Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh ngay để tránh ảnh hưởng đến báo cáo cuối cùng.

Bước 2: Lập tờ khai thuế

Sử dụng mẫu tờ khai điện tử 01/GTGT và 01/TNDN, doanh nghiệp nhập dữ liệu về doanh thu, chi phí và số thuế tạm tính. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, cần phân loại rõ các khoản thuế suất khác nhau và tính toán phần chênh lệch nộp thừa hoặc thiếu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra lỗi logic, giúp doanh nghiệp chỉnh sửa kịp thời. Bước này yêu cầu kiến thức cơ bản về thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Ký điện tử và nộp báo cáo

Sau khi hoàn tất tờ khai, doanh nghiệp ký số bằng chữ ký điện tử cá nhân hoặc tổ chức. Nộp qua cổng eTax trước thời hạn quy định, nhận biên nhận điện tử làm chứng từ. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu nộp thành công, hệ thống sẽ gửi xác nhận qua email hoặc tài khoản. Doanh nghiệp nên lưu trữ biên nhận để đối chiếu sau này.

Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh nếu cần

Sau khi nộp, doanh nghiệp theo dõi thông báo từ cơ quan thuế qua cổng thông tin. Nếu có yêu cầu bổ sung theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cần xử lý trong thời hạn 10 ngày. Quy trình này giúp duy trì hồ sơ thuế sạch, hỗ trợ quyết toán cuối năm theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Tổng thể, việc thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh phạt mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp

Báo cáo thuế theo quý có áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ không?

Có, theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ có doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm có thể được cơ quan thuế thông báo chuyển sang kê khai theo quý nếu phù hợp với tình hình kinh doanh. Điều này giúp giảm tần suất kê khai, từ hàng tháng xuống còn hàng quý, nhưng vẫn phải đảm bảo nộp đúng hạn trước ngày 30 của tháng đầu quý sau. Doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo từ Chi cục Thuế địa phương để xác nhận. Nếu không áp dụng, họ vẫn kê khai theo tháng theo quy định mặc định.

Nếu nộp muộn báo cáo thuế theo quý thì bị phạt như thế nào?

Việc nộp muộn báo cáo thuế theo quý sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (liên quan đến quản lý thuế), với mức phạt từ 2-8 triệu đồng tùy theo số ngày chậm, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu chậm dưới 30 ngày, có thể được giảm nhẹ nếu có lý do chính đáng. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch sớm để tránh các khoản phạt này, ảnh hưởng đến dòng tiền. Cơ quan thuế có thể gia hạn trong trường hợp bất khả kháng như thiên tai.

Làm thế nào để hoàn thuế GTGT từ báo cáo thuế theo quý?

Để hoàn thuế GTGT từ báo cáo thuế theo quý, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, như có số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra liên tục 3 tháng và dự án đầu tư mới. Hồ sơ hoàn thuế bao gồm tờ khai và chứng từ chứng minh, nộp qua eTax theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Thời gian xử lý thường 40-60 ngày, và doanh nghiệp có thể nhận hoàn trực tiếp hoặc khấu trừ kỳ sau. Nên chuẩn bị đầy đủ để tránh từ chối, đặc biệt với các khoản xuất khẩu hoặc đầu tư lớn.

Báo cáo thuế theo quý là nghĩa vụ thiết yếu giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ và tối ưu hóa tài chính, đặc biệt với các cập nhật pháp lý mới nhất. Việc thực hiện đúng không chỉ tránh rủi ro mà còn mang lại lợi ích lâu dài trong quản lý kinh doanh. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quy trình này, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ chuyên gia. Đừng chần chừ, hành động ngay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn cập nhật và phát triển bền vững.