Cách kê khai thuế TNCN của cộng tác viên

kê khai thuế tncn của cộng tác viên là nghĩa vụ quan trọng mà cả cá nhân và tổ chức cần nắm rõ để tránh vi phạm pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành mà còn giúp cộng tác viên bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và chính xác nhất về thủ tục này, cùng ACC Hà Nội đồng hành giải quyết mọi vướng mắc.

Bố cục bài viết

1. Cách kê khai thuế TNCN của cộng tác viên

Để thực hiện kê khai thuế tncn của cộng tác viên một cách chính xác, trước tiên cần xác định đối tượng và căn cứ pháp lý. Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập có tính chất tương tự như thu nhập từ hoạt động cộng tác viên đều thuộc diện chịu thuế. Cụ thể, điểm a khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm cả các khoản thù lao nhận được dưới hình thức hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi chi trả cho cộng tác viên. Mức khấu trừ được thực hiện theo Biểu thuế lũy tiến từng phần nếu cộng tác viên ký hợp đồng lao động dài hạn, hoặc khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả nếu không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng. Quy trình kê khai được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và mức thu nhập chịu thuế

Tổ chức chi trả cần xác định rõ cộng tác viên thuộc diện nào: ký hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên có mã số thuế cá nhân hay chưa. Căn cứ vào tổng thu nhập thực nhận trong kỳ để áp dụng mức khấu trừ phù hợp. Theo Luật Quản lý thuế 2025, mỗi cá nhân phải đăng ký mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế, và tổ chức trả thu nhập phải sử dụng mã số thuế của người lao động khi kê khai.

Bước 2: Khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả

Khi thực hiện chi trả thu nhập cho cộng tác viên, tổ chức phải tiến hành khấu trừ thuế ngay tại nguồn. Đối với cộng tác viên không ký hợp đồng lao động, mức khấu trừ là 10% trên tổng thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên, theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Thông tư 87/2026/TT-BTC. Trường hợp cộng tác viên ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, việc khấu trừ được thực hiện theo Biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định.

Bước 3: Lập tờ khai thuế TNCN theo kỳ

Tổ chức trả thu nhập phải lập Tờ khai thuế TNCN theo mẫu quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tờ khai được lập theo kỳ tháng hoặc quý tùy thuộc vào tổng số thuế phát sinh. Theo Luật Quản lý thuế 2025, thời hạn nộp tờ khai thuế theo tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo, và theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

Bước 4: Nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước

Sau khi hoàn tất việc kê khai, tổ chức phải nộp số tiền thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn. Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai. Việc nộp thuế có thể thực hiện qua ngân hàng thương mại hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo đúng quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử và dịch vụ số.

2. Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị khi kê khai

Để thực hiện kê khai thuế tncn của cộng tác viên đầy đủ và hợp lệ, tổ chức chi trả cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Các chứng từ này vừa là căn cứ để kê khai, vừa là cơ sở pháp lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Theo quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ kê khai thuế TNCN bao gồm:

Tờ khai thuế TNCN theo mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 87/2026/TT-BTC.
Bảng kê chi tiết cá nhân đã khấu trừ thuế theo mẫu số 05-1/BK-TNCN.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với từng cá nhân có thu nhập.
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ ký kết giữa tổ chức và cộng tác viên.
Chứng từ chi trả thu nhập (phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng).

Ngoài ra, theo Luật Quản lý thuế 2025, tổ chức chi trả còn phải lưu giữ các giấy tờ liên quan đến việc đăng ký mã số thuế của cộng tác viên, cũng như các giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh nếu có. Việc lưu trữ hồ sơ phải được thực hiện tối thiểu 10 năm kể từ khi kết thúc kỳ tính thuế, đảm bảo đáp ứng yêu cầu cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Xem thêm: Thời hạn nộp tờ khai thuế cho thuê tài sản theo quy định

3. Các trường hợp được miễn giảm thuế TNCN cho cộng tác viên

Không phải mọi khoản thu nhập của cộng tác viên đều phải chịu thuế TNCN. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, có một số trường hợp được miễn thuế hoặc được giảm trừ khi tính thuế. Cụ thể, các khoản thu nhập từ hoạt động cộng tác viên được miễn thuế bao gồm: thu nhập từ phần tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với làm việc trong giờ theo quy định của Bộ luật Lao động; thu nhập từ học bổng; thu nhập từ bồi thường hợp đồng.

Bên cạnh đó, cộng tác viên còn được áp dụng các khoản giảm trừ khi tính thuế theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Các khoản giảm trừ bao gồm: giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng; giảm trừ cho người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng/người; giảm trừ đối với các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; giảm trừ đối với các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học. Để được hưởng các khoản giảm trừ này, cộng tác viên phải đăng ký với tổ chức chi trả thu nhập và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Xem thêm: Mẫu tờ khai lệ phí trước bạ ô tô theo quy định

4. Xử lý vi phạm khi không thực hiện kê khai thuế TNCN

Việc không thực hiện kê khai thuế tncn của cộng tác viên hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt theo quy định của pháp luật. Theo Luật Quản lý thuế 2025, các hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, hoặc trốn thuế sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Cụ thể, theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày là từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, mức phạt được tính bằng 20% số tiền thuế khai thiếu. Trong trường hợp trốn thuế, mức phạt có thể lên đến 1,5 lần số tiền thuế trốn đối với hành vi không nộp hồ sơ đăng ký thuế, không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Ngoài ra, tổ chức chi trả còn phải chịu tiền chậm nộp đối với số tiền thuế chưa nộp đúng thời hạn. Theo quy định tại khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2025, mức tính tiền chậm nộp là 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp. Việc xử lý vi phạm được thực hiện theo quy trình tại Chương X Luật Quản lý thuế 2025, đảm bảo tính răn đe và công bằng trong quản lý thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Cộng tác viên có bắt buộc phải tự kê khai thuế TNCN không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Thông tư 87/2026/TT-BTC, trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế TNCN thuộc về tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tuy nhiên, trong trường hợp tổ chức chi trả không thực hiện khấu trừ hoặc cộng tác viên có nhiều nguồn thu nhập từ nhiều nơi khác nhau, cộng tác viên phải tự kê khai và quyết toán thuế với cơ quan thuế. Việc tự kê khai được thực hiện theo mẫu tờ khai quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC và nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025.

Mức khấu trừ thuế TNCN đối với cộng tác viên là bao nhiêu?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Thông tư 87/2026/TT-BTC, đối với cộng tác viên không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, tổ chức chi trả thực hiện khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả, áp dụng cho các khoản thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên. Đối với cộng tác viên ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, việc khấu trừ được thực hiện theo Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh.

Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN cho cộng tác viên là khi nào?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Đối với trường hợp khai thuế theo quý, thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo. Trong trường hợp tổ chức chi trả thuộc diện khai thuế theo năm, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Việc gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được thực hiện theo quy định tại Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025.

Việc thực hiện đúng kê khai thuế tncn của cộng tác viên không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cả tổ chức và cá nhân. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình, hồ sơ hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ tận tình, nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp lý, giúp bạn yên tâm tập trung vào công việc chuyên môn.