Doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý là một trong những thắc mắc phổ biến nhất mà các chủ doanh nghiệp gặp phải khi bắt đầu hành trình kinh doanh. Việc lựa chọn đúng phương thức kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian quản lý tài chính. Hiểu rõ quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh các sai sót có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc chậm trễ trong hoạt động. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết để hỗ trợ bạn hiệu quả.

1. Doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý?

Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, việc quyết định doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý trở nên quan trọng để đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý thuế. Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp mới thành lập trong năm đầu tiên hoạt động có quyền lựa chọn kê khai thuế GTGT theo phương thức quý. Điều này mang lại sự linh hoạt, đặc biệt với những doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa đang trong giai đoạn ổn định hoạt động.

Phương thức kê khai theo quý cho phép doanh nghiệp tổng hợp và nộp tờ khai thuế GTGT ba tháng một lần, thay vì hàng tháng, giúp giảm tần suất báo cáo và tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, lựa chọn này phải được thông báo kịp thời với cơ quan thuế quản lý trực tiếp ngay từ khi đăng ký kinh doanh hoặc trước khi hết tháng đầu tiên của quý đầu năm. Nếu không thông báo, doanh nghiệp sẽ mặc định kê khai theo tháng. Việc áp dụng phương thức quý trong năm đầu giúp doanh nghiệp mới dễ dàng theo dõi dòng tiền và điều chỉnh chiến lược tài chính mà không bị áp lực báo cáo liên tục.

Hơn nữa, Thông tư 86/2024/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về quản lý thuế cũng nhấn mạnh rằng lựa chọn này chỉ áp dụng cho năm đầu tiên, sau đó sẽ chuyển sang cơ sở doanh thu của năm trước để quyết định. Do đó, các doanh nghiệp mới nên cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên quy mô dự kiến và khả năng quản lý để tránh phải điều chỉnh sau này. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp startup chọn phương thức quý để giảm gánh nặng hành chính, nhưng cần lưu ý rằng nếu doanh thu phát triển nhanh, việc chuyển sang kê khai tháng có thể cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán thuế.

2. Quy định pháp lý liên quan đến phương thức kê khai thuế GTGT cho doanh nghiệp mới

Quy định về doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật cụ thể nhằm đảm bảo tính công bằng và phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Nghị định 126/2020/NĐ-CP tại Điều 15 quy định rõ ràng rằng doanh nghiệp mới thành lập được phép chọn kê khai thuế GTGT theo quý trong 12 tháng đầu tiên kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau khoảng thời gian này, phương thức kê khai sẽ được xác định dựa trên doanh thu của năm tài chính liền kề trước đó. Cụ thể, nếu doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở xuống, doanh nghiệp tiếp tục được khai theo quý; ngược lại, nếu vượt quá 50 tỷ đồng, bắt buộc phải chuyển sang kê khai theo tháng.

 Thông tư 86/2024/TT-BTC bổ sung hướng dẫn thực hiện, yêu cầu doanh nghiệp phải nộp thông báo lựa chọn phương thức kê khai qua hệ thống điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương. Những quy định này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ phát triển mà không bị ràng buộc bởi báo cáo hàng tháng, đồng thời đảm bảo nguồn thu thuế nhà nước được quản lý chặt chẽ. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi phương thức, phải thông báo trước ít nhất 10 ngày trước kỳ kê khai đầu tiên của phương thức mới.

Việc vi phạm, như kê khai sai phương thức, có thể dẫn đến xử phạt từ 2 đến 8 triệu đồng theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Doanh nghiệp mới cần nắm vững các mốc thời gian này để tránh rủi ro pháp lý, đặc biệt khi đang trong giai đoạn hình thành và mở rộng. Hơn nữa, các quy định còn quy định rõ đối tượng áp dụng, bao gồm cả doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH và cổ phần, miễn là đáp ứng điều kiện về doanh thu và đăng ký thuế đúng hạn.

>> Đọc thêm: Thủ tục thành lập công ty nhập khẩu mỹ phẩm

3. Lợi ích và lưu ý khi chọn kê khai thuế theo quý cho doanh nghiệp mới thành lập

Việc chọn doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý theo phương thức quý mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi thay vì thủ tục hành chính. Đầu tiên, kê khai theo quý giảm số lần nộp tờ khai từ 12 lần/năm xuống còn 4 lần, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự cho bộ phận kế toán. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp mới, khi nguồn lực còn hạn chế và cần ưu tiên đầu tư vào sản xuất kinh doanh.

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, phương thức này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng dự báo và quản lý dòng tiền thuế, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu do biến động doanh thu hàng tháng. Thông tư 86/2024/TT-BTC cũng hướng dẫn rằng doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế đầu vào một cách linh hoạt hơn trong quý, hỗ trợ cải thiện dòng tiền hoạt động. Tuy nhiên, cần lưu ý một số rủi ro: nếu doanh thu tăng đột biến trong quý, việc kê khai cuối quý có thể dẫn đến số thuế phải nộp lớn một lần, ảnh hưởng đến thanh khoản.

Doanh nghiệp mới nên chuẩn bị kế hoạch tài chính dự phòng và theo dõi doanh thu hàng tháng để điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra, phương thức quý yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn chứng từ đầy đủ trong suốt ba tháng, tránh tình trạng mất mát dẫn đến sai sót khi quyết toán. Trong bối cảnh kinh tế số hóa, việc sử dụng phần mềm kế toán điện tử sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo tuân thủ mà không tốn nhiều công sức. Tổng thể, lợi ích vượt trội hơn nếu doanh nghiệp dự kiến doanh thu dưới 50 tỷ đồng, nhưng cần đánh giá định kỳ để chuyển đổi nếu cần.

>> Đọc thêm: Dịch vụ đổi biển số dài tại Hà Nội

4. Hướng dẫn thực hiện kê khai thuế GTGT cho doanh nghiệp mới

Để thực hiện doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước cụ thể dựa trên quy định pháp luật. Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót phổ biến.

Bước 1: Đăng ký phương thức kê khai ngay sau khi thành lập

Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo lựa chọn kê khai theo quý với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thông báo này được thực hiện qua mẫu 01/ĐK-TCT trên hệ thống iHTKK hoặc trực tiếp tại chi cục thuế quận/huyện. Thời hạn là trước ngày hết hạn nộp tờ khai thuế của tháng đầu tiên. Việc này giúp cơ quan thuế cập nhật kịp thời và tránh mặc định kê khai theo tháng. Doanh nghiệp mới nên chuẩn bị đầy đủ thông tin về mã số thuế và dự kiến doanh thu để hỗ trợ quá trình đăng ký.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp tờ khai thuế theo quý

Trong năm đầu, doanh nghiệp tổng hợp hóa đơn đầu vào và đầu ra từ ngày 1 đến hết quý (31/3, 30/6, 30/9, 31/12). Sử dụng mẫu tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để tính toán số thuế GTGT phải nộp. Tờ khai phải nộp chậm nhất ngày 30 của tháng đầu quý sau, kèm theo nộp tiền thuế qua tài khoản ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các chứng từ để khấu trừ chính xác, tránh tình trạng bị loại trừ do không hợp lệ. Nếu có sai sót, có thể điều chỉnh trong kỳ sau nhưng phải ghi chép rõ ràng để kiểm tra.

Bước 3: Theo dõi và chuyển đổi phương thức sau năm đầu

Sau 12 tháng đầu, doanh nghiệp kiểm tra doanh thu năm trước để xác định phương thức cho năm tiếp theo. Nếu doanh thu ≤50 tỷ đồng, tiếp tục quý; nếu >50 tỷ, chuyển sang tháng và thông báo theo mẫu quy định. Nghị định 126/2020/NĐ-CP yêu cầu thông báo trước 10 ngày trước kỳ kê khai mới. Doanh nghiệp nên sử dụng báo cáo tài chính để dự báo, và nếu cần hỗ trợ, có thể tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để tránh gián đoạn hoạt động.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo định kỳ

Doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thuế ít nhất 10 năm theo quy định. Hàng quý, kiểm tra tình hình kê khai qua tài khoản thuế điện tử để phát hiện bất thường. Nếu có thay đổi như sáp nhập hoặc giải thể, phải cập nhật ngay với cơ quan thuế để điều chỉnh phương thức phù hợp.

>> Đọc thêm: Thủ tục mở khách sạn mini hiện nay

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải khai thuế theo tháng không?

Không, theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới được tự chọn kê khai theo quý trong năm đầu tiên mà không bắt buộc theo tháng. Lựa chọn này phải được thông báo kịp thời để cơ quan thuế ghi nhận. Nếu không thông báo, hệ thống sẽ mặc định theo tháng, dẫn đến tăng tần suất báo cáo. Việc chọn quý giúp giảm gánh nặng hành chính, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ.

Làm thế nào để chuyển từ khai quý sang khai tháng sau năm đầu?

Sau năm đầu, nếu doanh thu năm trước vượt 50 tỷ đồng, doanh nghiệp phải chuyển sang khai tháng theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. Quy trình bao gồm nộp thông báo chuyển đổi trước 10 ngày qua hệ thống điện tử. Cơ quan thuế sẽ xác nhận và hướng dẫn mẫu tờ khai mới. Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm kế toán để theo dõi hàng tháng, tránh phạt chậm nộp.

Doanh nghiệp mới vi phạm quy định kê khai thuế thì bị xử lý như thế nào?

Vi phạm như kê khai sai phương thức hoặc chậm nộp có thể bị phạt từ 2-20% số thuế chậm nộp theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào thời gian vi phạm và số tiền liên quan. Doanh nghiệp có thể khắc phục bằng cách nộp bổ sung và xin giảm phạt nếu có lý do chính đáng. Nên tham khảo cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Doanh nghiệp mới thành lập khai thuế tháng hay quý là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý tài chính ban đầu. Việc nắm vững quy định từ Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC sẽ giúp bạn tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay nhằm đảm bảo doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và tuân thủ pháp luật.