Khi bảo lãnh thành công thẻ tạm trú (TRC) cho một chuyên gia nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ mở ra cơ hội làm việc cho họ mà còn phải gánh vác trách nhiệm pháp lý quản lý cư trú suốt thời hạn của thẻ. Nếu doanh nghiệp không lập tức nộp mẫu công văn thu hồi thẻ tạm trú gửi cơ quan Xuất nhập cảnh, đơn vị bạn vẫn phải chịu trách nhiệm pháp lý hoàn toàn nếu người đó vi phạm pháp luật khi lưu trú tại Việt Nam. Bài viết dưới đây của ACC Hà Nội sẽ cung cấp biểu mẫu công văn chuẩn xác.

1. Công văn thu hồi thẻ tạm trú là gì?

Mẫu công văn thu hồi thẻ tạm trú là văn bản hành chính do tổ chức bảo lãnh gửi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để đề nghị chấm dứt tư cách cư trú và hủy giá trị thẻ tạm trú của người nước ngoài trước thời hạn ghi trên thẻ.

Đây là thủ tục bắt buộc nhằm giải phóng trách nhiệm bảo lãnh theo quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài (sửa đổi 2019).

2. Các trường hợp cần thu hồi thẻ tạm trú

Có nhiều trường hợp dẫn đến việc thu hồi thẻ tạm trú. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và cách xử lý theo quy định pháp luật.

Một trường hợp phổ biến là khi người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động với tổ chức bảo lãnh. Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, tổ chức bảo lãnh phải thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản và tiến hành thu hồi thẻ tạm trú trong vòng 15 ngày. Công văn cần nêu rõ lý do chấm dứt, kèm theo các giấy tờ liên quan như bản sao hộ chiếu và giấy phép lao động.

Trường hợp người nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam, chẳng hạn như cư trú trái phép hoặc sử dụng giấy tờ giả, cũng dẫn đến việc thu hồi thẻ tạm trú. Theo Điều 6 Luật Nhập cảnh 2014, các hành vi vi phạm này có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc trục xuất.

Hết thời hạn thẻ tạm trú là lý do khác để thu hồi thẻ. Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, thẻ tạm trú phải được trả lại khi hết hạn hoặc khi người nước ngoài không còn nhu cầu lưu trú tại Việt Nam.

Trong trường hợp người nước ngoài không hợp tác trả thẻ, tổ chức bảo lãnh phải thông báo và phối hợp với cơ quan chức năng để thực hiện thủ tục cưỡng chế theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014. Công văn trong trường hợp này cần nêu rõ lý do và có chữ ký của người có thẩm quyền.

Xem thêm: Đối tượng được hỗ trợ ổn định đời sống khi thu hồi đất

3. Mẫu công văn thu hồi thẻ tạm trú

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ

4. Quy trình thực hiện thu hồi thẻ tạm trú

Quy trình thu hồi thẻ tạm trú cần được thực hiện theo các bước rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các bước chi tiết giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ cần bao gồm mẫu công văn đề nghị thu hồi thẻ tạm trú, bản gốc thẻ tạm trú, bản sao hộ chiếu của người nước ngoài, giấy phép lao động (nếu có), và các giấy tờ pháp nhân của tổ chức bảo lãnh như giấy phép kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại địa phương nơi người nước ngoài cư trú

Thời gian tiếp nhận hồ sơ diễn ra từ thứ Hai đến thứ Bảy (trừ ngày lễ), trong khoảng từ 8h30 đến 16h30.

Bước 3: Nhận kết quả và xin visa xuất cảnh (nếu cần)

Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp giấy biên nhận, đồng thời thu hồi thẻ tạm trú và giấy phép lao động. Trong trường hợp người nước ngoài không trả thẻ, cơ quan sẽ tiến hành các thủ tục cưỡng chế theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014.

Bước 4: Xử lý hồ sơ

Trong vòng 5-7 ngày làm việc, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ ban hành quyết định thu hồi thẻ tạm trú và thông báo cho người nước ngoài hoặc tổ chức bảo lãnh. Nếu hồ sơ hợp lệ, visa xuất cảnh hoặc visa ngắn hạn sẽ được cấp trong vòng 15 ngày để người nước ngoài chuẩn bị xuất cảnh.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ theo quy định

Theo thông tư 04/2015/TT-BCA và Thông tư 66/2023/TT-BCA. Hồ sơ thu hồi phải được lưu trữ đầy đủ và cập nhật trạng thái trên hệ thống quản lý cư trú.

5. Quy định pháp lý về nghĩa vụ bảo lãnh của doanh nghiệp sử dụng lao động ngoại quốc

Khi thực hiện thủ tục bảo lãnh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ có quyền đề nghị cấp thị thực, thẻ tạm trú hoặc xác nhận cư trú mà còn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quản lý theo quy định pháp luật.

Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (sửa đổi, bổ sung năm 2019), doanh nghiệp bảo lãnh có trách nhiệm theo dõi tình trạng làm việc và bảo đảm thông tin đã đăng ký luôn chính xác, cập nhật.

Trong quá trình sử dụng lao động, nếu người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển nơi làm việc, thay đổi chức danh, thay đổi nội dung bảo lãnh hoặc không còn thuộc diện được doanh nghiệp bảo lãnh thì doanh nghiệp phải chủ động thông báo bằng văn bản đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo đúng quy định. Việc thông báo kịp thời giúp cơ quan nhà nước cập nhật tình trạng cư trú và quản lý lao động nước ngoài hiệu quả hơn.

Ngoài nghĩa vụ thông báo, doanh nghiệp còn cần phối hợp cung cấp hồ sơ, tài liệu khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc yêu cầu xác minh thông tin liên quan đến người lao động nước ngoài đang được bảo lãnh. Việc quản lý không đầy đủ hoặc sử dụng lao động nước ngoài không đúng nội dung đã đăng ký có thể phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Trường hợp chậm thông báo hoặc không thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Tùy tính chất và mức độ vi phạm, tổ chức có thể bị xử phạt tiền theo quy định hiện hành, đồng thời ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các thủ tục bảo lãnh lao động nước ngoài trong những lần tiếp theo.

6. Những lưu ý khi soạn thảo công văn thu hồi thẻ tạm trú

Việc soạn thảo công văn thu hồi thẻ tạm trú đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo công văn hợp lệ.

• Công văn cần được soạn thảo theo mẫu NA15 do Bộ Công an ban hành, hoặc các mẫu tương tự được quy định trong Thông tư 04/2015/TT-BCA. Nội dung công văn phải bao gồm thông tin chi tiết về người nước ngoài, lý do thu hồi, và các giấy tờ đi kèm. Việc thiếu bất kỳ giấy tờ nào có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.
• Lý do thu hồi phải được nêu rõ ràng và có căn cứ pháp lý, chẳng hạn như vi phạm pháp luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động (Bộ luật Lao động 2019). Nếu lý do không hợp lệ, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ.
• Thời hạn nộp hồ sơ thu hồi là yếu tố quan trọng. Việc nộp hồ sơ chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hành chính từ 500.000 đến 2.000.000 đồng. Do đó, tổ chức bảo lãnh cần đảm bảo nộp hồ sơ đúng hạn.
• Công văn cần được ký và đóng dấu bởi người có thẩm quyền của tổ chức bảo lãnh. Theo Điều 47 Luật Nhập cảnh 2014, chữ ký và con dấu là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của công văn.

7. Câu hỏi thường gặp

Sau khi doanh nghiệp nộp công văn thu hồi thẻ tạm trú, người nước ngoài có phải rời khỏi Việt Nam ngay lập tức không?

Không hẳn. Thông thường, khi tiếp nhận công văn thu hồi và thẻ tạm trú gốc, cơ quan Xuất nhập cảnh sẽ tiến hành hủy thẻ (cắt góc) và cấp cho người nước ngoài một thị thực (visa) ngắn hạn ký hiệu DL hoặc VR có thời hạn từ 7 đến 15 ngày. Khoảng thời gian này là để người nước ngoài hoàn tất các thủ tục cá nhân, thu dọn hành lý và xuất cảnh hợp pháp khỏi Việt Nam.

Công ty mới có thể bảo lãnh thẻ tạm trú mới cho người nước ngoài khi công ty cũ chưa làm thủ tục thu hồi thẻ không?

Không được. Hệ thống quản lý dữ liệu của Cục Xuất nhập cảnh chỉ cho phép một người nước ngoài được bảo lãnh bởi một pháp nhân duy nhất tại một thời điểm. Do đó, người nước ngoài bắt buộc phải yêu cầu công ty cũ làm thủ tục đóng bảo lãnh, hủy thẻ tạm trú cũ thì công ty mới mới có thể tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú mới.

Nộp công văn thu hồi thẻ tạm trú tại đâu? Có mất lệ phí không?

Doanh nghiệp nộp công văn trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội, TP.HCM) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thủ tục báo hủy và chấm dứt bảo lãnh này hoàn toàn không mất lệ phí hành chính của cơ quan nhà nước.

Mẫu công văn thu hồi thẻ tạm trú là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC Hà Nội để được giải đáp nhanh chóng và chuyên nghiệp.