Trước khi đưa một dây chuyền sản xuất vào hoạt động chính thức, giai đoạn vận hành thử nghiệm là bắt buộc để đảm bảo kỹ thuật. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí chạy thử sao cho đúng để ghi tăng nguyên giá tài sản hay tính vào chi phí trong kỳ là bài toán khiến nhiều kế toán đau đầu. Đặc biệt, nếu có sản phẩm thu hồi từ quá trình này, bạn phải xử lý phần doanh thu đó như thế nào? Bài viết này ACC Hà Nội sẽ giúp bạn nắm vững sơ đồ kế toán và các quy định thuế mới nhất.

1. Chi phí chạy thử là gì?

Chi phí chạy thử là các khoản chi phát sinh trong giai đoạn thử nghiệm để đưa tài sản cố định hoặc dây chuyền sản xuất vào trạng thái sẵn sàng hoạt động. Đây là bước không thể thiếu trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) hoặc triển khai máy móc thiết bị mới.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí chạy thử được xem là chi phí hợp lý để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, và có thể được vốn hóa vào nguyên giá tài sản cố định (TSCĐ) nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Các khoản chi này thường bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhiên liệu và các chi phí khác liên quan đến quá trình thử nghiệm. Để hạch toán chi phí chạy thử chính xác, doanh nghiệp cần xác định rõ giai đoạn chạy thử và các khoản chi liên quan, đảm bảo phù hợp với Luật Kế toán 2015.

Quá trình chạy thử thường diễn ra trước khi TSCĐ được đưa vào sử dụng chính thức, do đó chi phí này thường được vốn hóa vào nguyên giá tài sản. Tuy nhiên, việc xác định thời điểm kết thúc chạy thử và bắt đầu sử dụng tài sản cần được thực hiện cẩn thận để tránh sai sót trong hạch toán.

2. Các loại chi phí phát sinh phổ biến trong quá trình chạy thử

Trong giai đoạn chạy thử, doanh nghiệp thường gặp phải các khoản chi phí đa dạng, bao gồm cả chi phí có tải (khi máy móc vận hành với sản phẩm thực tế) và không tải (chỉ kiểm tra kỹ thuật). Dưới đây là danh sách các chi phí được tính vào giá trị chạy thử theo quy định:

• Chi phí nhiên liệu, động lực (điện, nước, xăng dầu) dùng cho máy móc.
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ vận hành thử.
• Tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ kỹ thuật, công nhân vận hành.
• Chi phí thuê chuyên gia hướng dẫn hoặc đơn vị kiểm định kỹ thuật.

Những chi phí này phải được tập hợp đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Xem thêm: Những điều cần biết về ACAA GLOBAL

3. Hạch toán chi phí chạy thử như thế nào?

Hạch toán chi phí chạy thử đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo các bước:

Bước 1: Xác định chi phí chạy thử hợp lý

Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí chạy thử đáp ứng yêu cầu hợp lý theo pháp luật. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí chạy thử phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT). Các khoản chi này bao gồm nguyên vật liệu, nhiên liệu, nhân công trực tiếp tham gia chạy thử và chi phí thuê ngoài (nếu có).

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào tài khoản kế toán

Chi phí chạy thử thường được ghi nhận vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang, theo Luật Kế toán 2015. Khi phát sinh chi phí, kế toán ghi:

• Nợ TK 241: Giá trị chi phí chạy thử.
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc các khoản phải trả.

Bước 3: Vốn hóa chi phí vào tài sản cố định

Sau khi chạy thử hoàn tất và tài sản được đưa vào sử dụng, chi phí chạy thử sẽ được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nguyên giá TSCĐ bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, trong đó có chi phí chạy thử (sau khi trừ các khoản thu hồi). Kế toán thực hiện bút toán:

• Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ.
• Có TK 241: Chuyển chi phí chạy thử.

Bước 4: Xử lý sản phẩm chạy thử (nếu có)

Trong quá trình chạy thử, nếu phát sinh sản phẩm thử nghiệm (ví dụ: sản phẩm mẫu từ dây chuyền sản xuất), doanh nghiệp cần xử lý giá trị sản phẩm này. Theo quy định, giá trị sản phẩm chạy thử được ghi giảm chi phí chạy thử. Kế toán ghi:

• Nợ TK 152, 155: Nguyên vật liệu hoặc thành phẩm.
• Có TK 241: Giảm chi phí chạy thử.

Nếu sản phẩm chạy thử được bán, doanh thu từ việc bán sẽ được ghi nhận vào tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đồng thời giảm chi phí chạy thử tương ứng. Lưu ý về việc kê khai thuế GTGT đầu vào cho nguyên vật liệu chạy thử: Doanh nghiệp phải có biên bản xác nhận giai đoạn chạy thử nghiệm rõ ràng để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, theo quy định mới nhất.

Bước 5: Báo cáo và kiểm tra tính hợp lý

Doanh nghiệp cần lập báo cáo chi tiết về chi phí chạy thử, bao gồm các chứng từ liên quan, để phục vụ kiểm tra nội bộ hoặc cơ quan thuế. Theo Luật Kế toán 2015, các chứng từ liên quan phải đảm bảo tính toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần thiết. Việc kiểm tra này giúp đảm bảo chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, tránh rủi ro bị loại bỏ chi phí do thiếu chứng từ hợp lệ.

Xem thêm: Độ tuổi đi nghĩa vụ quân sự là bao nhiêu?

4. Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí chạy thử

Hạch toán chi phí chạy thử là một quy trình phức tạp, dễ xảy ra sai sót nếu kế toán thiếu kinh nghiệm hoặc không nắm rõ quy định.

Một sai sót thường gặp là ghi nhận chi phí chạy thử vào tài khoản chi phí sản xuất chung (TK 627) thay vì tài khoản 241. Điều này dẫn đến việc chi phí không được vốn hóa đúng vào TSCĐ, gây sai lệch trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến khấu hao tài sản sau này. Doanh nghiệp cần tham khảo Thông tư 99/2025/TT-BTC để đảm bảo phân bổ đúng tài khoản.

Sai sót thứ hai là thiếu chứng từ hợp lệ. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nếu chi phí chạy thử không có hóa đơn hoặc không được thanh toán qua ngân hàng (đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên), chi phí này sẽ không được chấp nhận để trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp không xử lý đúng giá trị sản phẩm chạy thử, dẫn đến việc ghi nhận sai doanh thu hoặc chi phí. Ví dụ, nếu sản phẩm chạy thử được bán mà không ghi giảm chi phí chạy thử, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh. Việc này đòi hỏi kế toán phải nắm rõ quy trình xử lý sản phẩm chạy thử theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Cuối cùng, việc không xác định rõ thời điểm kết thúc chạy thử có thể gây nhầm lẫn trong việc vốn hóa chi phí. Doanh nghiệp cần lập biên bản nghiệm thu chạy thử, xác định rõ thời điểm tài sản sẵn sàng sử dụng để tránh ghi nhận sai giai đoạn.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh thu bán sản phẩm chạy thử có phải nộp thuế không?

Có. Giá trị sản phẩm thu hồi thu được từ chạy thử phải được ghi nhận giảm chi phí đầu tư. Nếu bán ra ngoài, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT theo quy định.

Thời gian chạy thử kéo dài bao lâu thì được tính vào nguyên giá?

Pháp luật không quy định thời gian cụ thể, nhưng phải phù hợp với quy trình kỹ thuật của máy móc. Khi đã có biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng, các chi phí phát sinh sau đó sẽ hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh (TK 627, 642), không được ghi tăng nguyên giá.

Nếu chạy thử bị hỏng máy thì chi phí sửa chữa hạch toán thế nào?

Nếu hỏng hóc trong quá trình chạy thử do lỗi lắp đặt/kỹ thuật, chi phí sửa chữa vẫn tập hợp vào TK 241 để tính vào nguyên giá. Nếu do lỗi vận hành của nhân viên gây thiệt hại lớn, có thể phải hạch toán vào chi phí khác hoặc bắt bồi thường.

Chi phí chạy thử có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí chạy thử được xem là chi phí hợp lý để trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.

Sản phẩm chạy thử được xử lý như thế nào trong kế toán?

Sản phẩm chạy thử, nếu có giá trị sử dụng, được ghi nhận vào tài khoản 152 (nguyên vật liệu) hoặc 155 (thành phẩm). Giá trị này sẽ được ghi giảm chi phí chạy thử trong tài khoản 241. Nếu sản phẩm được bán, doanh thu được ghi nhận vào tài khoản 511, đồng thời giảm chi phí chạy thử tương ứng.

Hạch toán chi phí chạy thử là một quy trình quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán và thuế. Việc thực hiện đúng không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, tránh rủi ro pháp lý. Để được tư vấn chi tiết hoặc giải đáp các thắc mắc liên quan, hãy liên hệ  ACC Hà Nội ngay hôm nay!