Đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là thủ tục bắt buộc giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và vận hành minh bạch ngay từ những ngày đầu hoạt động. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh các rủi ro về thuế mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, xuất hóa đơn và giao dịch với đối tác. Cùng ACC Hà Nội tìm hiểu chi tiết các bước thực hiện để doanh nghiệp mới thành lập có thể hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác.

1. Đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập ngay sau khi được cấp mã số thuế để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Theo Luật Quản lý thuế 2019, mọi tổ chức kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Việc đăng ký sớm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng phải xuất hóa đơn giấy thủ công, đồng thời đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về mã số thuế, địa chỉ kinh doanh và chữ ký số để bắt đầu quy trình.

2. Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu điểm thiết thực cho doanh nghiệp mới thành lập. Thứ nhất, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn so với hóa đơn giấy truyền thống. Thứ hai, việc xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu sai sót về số liệu và thông tin. Thứ ba, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế, từ đó nâng cao tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể gửi hóa đơn trực tiếp qua email cho khách hàng, rút ngắn thời gian thanh toán và giao dịch.

Xem thêm: Thủ tục thành lập sàn giao dịch bất động sản

3. Các quy định cần lưu ý khi đăng ký

Doanh nghiệp mới thành lập phải tuân thủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi) về hóa đơn, chứng từ. Theo quy định này, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi bắt đầu xuất hóa đơn. Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về định dạng hóa đơn điện tử và cách thức truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và hệ thống phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan thuế quy định. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

4. Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông tin cần thiết

Doanh nghiệp thu thập mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chữ ký số và thông tin tài khoản ngân hàng để phục vụ việc đăng ký.

Bước 2: Truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử tại trang web chính thức của Tổng cục Thuế bằng chữ ký số đã được cấp.

Bước 3: Điền thông tin đăng ký và chọn mẫu hóa đơn

Doanh nghiệp nhập các thông tin về loại hình kinh doanh, số lượng hóa đơn dự kiến sử dụng và chọn mẫu hóa đơn phù hợp với hoạt động của mình.

Bước 4: Gửi hồ sơ và chờ xác nhận từ cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất điền thông tin, doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tuyến. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi trong thời hạn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP  (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi).

Bước 5: Kích hoạt và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Khi được chấp thuận, doanh nghiệp kích hoạt hệ thống và tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch đầu tiên.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử không?

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP  (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi), mọi doanh nghiệp thành lập mới đều phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về quản lý thuế.

Thời hạn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là bao lâu?

Doanh nghiệp cần hoàn tất đăng ký trước khi xuất hóa đơn đầu tiên. Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử sau khi đã được chấp thuận không?

Doanh nghiệp được phép điều chỉnh thông tin khi có thay đổi về địa chỉ, ngành nghề hoặc mẫu hóa đơn. Việc cập nhật phải được thực hiện qua hệ thống điện tử và thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP  (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi).

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và tối ưu quy trình kinh doanh. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Hà Nội ngay hôm nay.